Proforma-faktura vs. faktura: Hvornår du skal bruge hvad
Hvad en proforma-faktura er (og ikke er), hvorfor den hverken udløser momsforpligtelse eller bogføring, og hvornår du skal bruge den i stedet for en faktura eller en acontorfaktura.
En proforma-faktura ligner en faktura, men udfører ingen af de opgaver, en faktura gør. Det er et tilbud formateret som en regning: Her er, hvad dette vil koste, her er, hvad der skal betales, og her er vores bankoplysninger. Den danner hverken et tilgodehavende, en omsætning, en momspligt eller nogen form for bogføring.
Det er ikke en begrænsning - det er hele formålet. En proforma giver dig mulighed for at fortælle en kunde præcist, hvad de kommer til at skylde, uden at udløse nogen af konsekvenserne ved rent faktisk at fakturere dem.
Den forskel, der betyder noget
| Proforma-faktura | Faktura | |
|---|---|---|
| Retlig status | Et kommercielt tilbud | Et regnskabsbilag i henhold til momsloven |
| Danner et tilgodehavende | Nej | Ja |
| Indregner omsætning | Nej | Ja (når den er optjent) |
| Udløser moms | Nej | Ja - salgsmoms forfalder |
| Fortløbende nummerering | Ikke et krav | Påkrævet |
| Bogføres | Nej | Ja |
| Kunden kan fradrage moms | Nej | Ja |
Moms-rækken er den, der batter. Udstedelse af et bilag, der opfylder betingelserne for en faktura, gør salgsmomsen betalingspligtig til staten på den pågældende periodes momsangivelse, uanset om kunden betaler dig eller ej. Det gør en proforma ikke, fordi den ikke er en faktura i momsdirektivets forstand - og modsvarende kan din kunde ikke fradrage købsmoms på baggrund af den, uanset hvor gerne de end ville.
Dette gælder begge veje. At modtage en proforma fra en leverandør og fradrage momsen på den er en fejl, som vil blive underkendt ved en kontrol; du skal bruge den rigtige faktura.
Hvornår en proforma er det rigtige bilag
- Anmodninger om forudbetaling, hvor intet er leveret endnu. Almindeligt ved eksport, specialproduktion og nye kundeforhold: Betal først, så producerer vi.
- Tilbud, som kunden skal bruge i fakturaformat for at åbne en indkøbsordre eller starte et intern godkendelsesforløb.
- Told- og forsendelsesdokumentation for varer, der sendes, hvor en handelsfaktura endnu ikke er relevant - vareprøver, erstatningsvarer, varer til reparation.
- Bekræftelse af beløb, før en handel afsluttes, hvor udstedelse af en rigtig faktura ville skabe en momsforpligtelse på et salg, der muligvis ikke bliver til noget.
Hvornår det er det forkerte valg
Fejlen består i at bruge en proforma til at udskyde momsen på et salg, der allerede har fundet sted. Hvis varerne er leveret eller tjenesteydelsen udført, eksisterer faktureringspligten, og momstidspunktet er nået - at sende en proforma i stedet udskyder ikke momsen, det betyder blot, at den lovpligtige faktura ikke er blevet udstdet. Medlemsstaterne fastsætter frister for udstedelse af fakturaer, og forpligtelsen opstår uanset hvad.
Den anden fejl er mere subtil: at behandle proformaer som en nummerserie, som kunderne betaler ud fra, for derefter aldrig at udstede de rigtige fakturaer. Pengene ankommer, intet registreres, og perioden afsluttes med manglende omsætning.
Alternativet med acontorfaktura
Hvis du ønsker betaling før levering og korrekt regnskabsmæssig behandling, er det rette instrument i de fleste EU-jurisdiktioner en acontorfaktura (faktura for forudbetaling) og ikke en proforma.
En acontorfaktura er en rigtig faktura: Den er nummereret, udløser moms af forudbetalingen og bogføres. Penge modtaget på baggrund af den er ikke omsætning - det er en gældsforpligtelse, fordi du skylder kunden varer eller tjenesteydelser. I den litauiske kontoplan bogføres den under 4440, modtagne forudbetalinger:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2410 Tilgodehavender fra salg | 1.210 | |
| 4440 Modtagne forudbetalinger | 1.000 | |
| 4492 Skyldig moms | 210 |
Når varerne endelig leveres, modregnes forudbetalingen i den endelige faktura, og gældsforpligtelsen omdannes til omsætning. Dette er det samme periodiseringsprincip som ved reguleringsposteringer: likvider modtaget for ikke-leveret arbejde er gæld, ikke indtægt.
Beslutningen står dybest set mellem tre muligheder:
- Proforma - kunden har brug for et dokument, men du ønsker endnu ingen regnskabsmæssige eller skattemæssige konsekvenser.
- Acontorfaktura - du ønsker betaling før levering med korrekt moms- og bogføringsmæssig behandling.
- Faktura - leveringen har fundet sted.
Hvordan Nordlet håndterer det
En salgsfaktura har en type: invoice, credit_note, advance eller proforma. Denne type afgør, hvad der sker, når den udstedes.
Fakturaer, kreditnotaer og acontorfakturaer bogføres - de tildeler et nummer fra deres egen serie, danner kassekladdeposteringer, opretter tilgodehavendet og indgår på momsangivelsen. Proformaer bogføres slet ikke: De udstedes, nummereres i en særskilt serie og kan sendes som PDF, men der oprettes ingen regnskabstransaktion, intet tilgodehavende vises, og de når aldrig frem til momsangivelsen eller i.SAF-registrene.
Da de ikke bogføres, udelukkes proformaer også fra tilgodehavenderapportering - de vil ikke fremgå af aldersfordelte saldobalancer eller samlekonti for debitorer, hvilket er korrekt: Ingen skylder dig noget endnu.
Det praktiske forløb er at udstede en proforma, og når kunden forpligter sig, udstede den rigtige faktura (eller en acontorfaktura, hvis de betaler på forhånd) som et særskilt bilag. Nordlet omdanner ikke en proforma til en faktura on-the-fly, netop fordi det er forskellige dokumenter med hver deres nummerering.
FAQ
Er en proforma-faktura et juridisk dokument?
Den er et kommercielt tilbud, ikke et regnskabsbilag. Den kan udgøre en del af en kontrakt og accepteres i vid udstrækning til formål vedrørende told og interne godkendelser, men den er ikke en faktura i momslovens forstand, skaber ingen betalingspligt og kan ikke bruges til momsfradrag.
Skal jeg betale moms af en proforma-faktura?
Nej. En proforma medfører ikke, at salgsmoms forfalder, og modtageren kan ikke foretage momsfradrag på baggrund af den. Hvis leveringen imidlertid allerede har fundet sted, opstår momsforpligtelsen på grund af selve leveringen - at udstede en proforma i stedet for den lovpligtige faktura udskyder den ikke.
Kan en kunde betale på baggrund af en proforma-faktura?
Ja, og det sker konstant - det er det, forudbetalingsproformaer er til for. Men når pengene ankommer, kræver transaktionen et rigtigt dokument: enten en acontorfaktura eller den endelige faktura, afhængigt af om levering har fundet sted.
Hvad er forskellen på en proforma og en acontorfaktura?
En acontorfaktura er en ægte faktura - nummereret, momsudløsende og bogført, hvor forudbetalingen registreres som en gældsforpligtelse indtil levering. En proforma er ingen af delene. Brug en acontorfaktura, når du ønsker betaling før levering og vil bogføre den korrekt.
Skal en proforma-faktura have fortløbende nummerering?
Ikke i henhold til momsloven, da den ikke er en momsfaktura. I praksis kan det alligevel betale sig at bruge en særskilt nummerserie af hensyn til intern sporbarhed og for at gøre det umuligt at forveksle en proforma med en rigtig faktura i hverken dine egne eller kundens regnskaber.