Predračun v primerjavi z računom: Kdaj se uporablja kateri

Predračun je videti kot račun, vendar ne opravlja nobene od nalog računa. Gre za ponudbo, oblikovano v obliki računa: tukaj je cena, tukaj je znesek za plačilo in tukaj so naši bančni podatki. Ne ustvarja nobene terjatve, prihodka, obveznosti za DDV ali kakršne koli knjižbe.

To ni pomanjkljivost, ampak njegov glavni namen. S predračunom lahko stranki natančno poveste, koliko bo morala plačati, ne da bi s tem sprožili kakršne koli posledice dejanskega izdajanja računa.

Pomembna razlika

	Predračun	Račun
Pravni status	Komercialna ponudba	Računovodska listina po zakonodaji o DDV
Ustvarja terjatev	Ne	Da
Priznava prihodek	Ne	Da (ko je ustvarjen)
Sproži obračun DDV	Ne	Da - DDV od izdanih dobav zapade v plačilo
Zaporedno številčenje	Ni obvezno	Obvezno
Knjiženje v glavno knjigo	Ne	Da
Stranka lahko odbija DDV	Ne	Da

Vrstica glede DDV je tista, ki ima resnično težo. Izdaja dokumenta, ki velja kot račun, povzroči, da je DDV od izdanih dobav treba plačati državi v obračunu DDV za tisto obdobje, ne glede na to, ali vam stranka plača ali ne. Predračun tega ne stori, ker po Direktivi o DDV ni račun, zato si vaša stranka od njega ne more odbiti vstopnega DDV, ne glede na to, kako močno bi si tega želela.

To velja v obe smeri. Sprejem predračuna od dobavitelja in uveljavljanje DDV na tej podlagi je napaka, ki jo davčni organ zavrne - za to potrebujete pravi račun.

Kdaj je predračun ustrezna listina

• Zahtevki za predplačilo, kadar blago še ni bilo dobavljeno. Pogosto pri izvozu, naročniški proizvodnji in novih odnosih s strankami: najprej plačilo, nato proizvodnja.
• Ponudbe, ki jih stranka potrebuje v obliki računa za odprtje naročilnice ali začetek postopka internega potrjevanja.
• Carinska in odpremna dokumentacija za blago, ki se pošilja in za katero komercialni račun še ni ustrezen - vzorci, nadomestni deli, blago v popravilu.
• Potrditev zneskov pred sklenitvijo posla, kjer bi izdaja pravega računa ustvarila obveznost za DDV za prodajo, ki se morda sploh ne bo zgodila.

Kdaj je predračun neustrezen

Napaka je uporaba predračuna za odlog DDV pri prodaji, ki je že bila opravljena. Če je bilo blago dobavljeno ali storitev opravljena, obstaja obveznost izdaje računa in nastala je davčna obveznost - pošiljanje predračuna namesto tega ne preloži DDV, ampak pomeni le, da obvezni račun ni bil izdan. Države članice določajo roke za izdajo računov, obveznost pa nastane ne glede na to.

Druga napaka je subtilnejša: obravnavanje predračunov kot zaporedne številčne serije, ki jih stranke plačujejo, nato pa pravi računi niso nikoli izdani. Denar prispije, nič se ne zabeleži, obdobje pa se zaključi z manjkajočimi prihodki.

Alternativa v obliki računa za predplačilo

Če želite plačilo pred dobavo in pravilno knjigovodsko evidenco, je ustrezno sredstvo v večini jurisdikcij EU račun za predplačilo (predplačniški račun) in ne predračun.

Račun za predplačilo je pravi račun: je oštevilčen, sproži obračun DDV od predplačila in se knjiži. Prejeti denar na tej podlagi ni prihodek, temveč obveznost, ker stranki dolgujete blago ali storitve. V litovskem kontnem načrtu se knjiži na konto 4440, prejeta predplačila:

Konto	Debet	Kredit
2410 Poslovne terjatve do kupcev	1.210
4440 Prejeta predplačila		1.000
4492 Obveznosti za DDV		210

Ko je blago končno dobavljeno, se predplačilo poravna s končnim računom, obveznost pa se pretvori v prihodek. To je enako načelu časovnega razmejevanja kot pri korigiranih knjižbah: denar, prejet za neizvedeno delo, je dolg in ne prihodek.

Odločitev torej temelji na treh možnostih:

• Predračun - stranka potrebuje dokument, vi pa še ne želite nobenih računovodskih ali davčnih posledic.
• Račun za predplačilo - želite plačilo pred dobavo z ustrezno obravnavo DDV in ustreznim knjiženjem.
• Račun - dobava je bila opravljena.

Kako Nordlet obravnava predračune

Prodajni račun ima določen tip: invoice, credit_note, advance ali proforma. Ta tip določa, kaj se zgodi ob njegovi izdaji.

Računi, dobropisi in računi za predplačilo se knjižijo v glavno knjigo - prevzamejo številko iz lastne zaporedne serije, ustvarijo temeljnice, ustvarijo terjatev in se vključijo v obračun DDV. Predračuni se sploh ne knjižijo: so izdani, oštevilčeni v ločeni seriji in jih je mogoče poslati kot PDF, vendar ni ustvarjena nobena knjižba v glavni knjigi, terjatev se ne pojavi in nikoli ne dosežejo obračuna DDV ali rekapitulacijskih poročil.

Ker se predračuni ne knjižijo, so izključeni tudi iz poročanja o terjatvah - ne bodo se pojavili v poročilih o zapadlosti terjatev ali saldih partnerjev, kar je pravilno: nihče vam še ničesar ne dolguje.

Praktični postopek je izdaja predračuna, ko pa se stranka zaveže k nakupu, se izda pravi račun (ali račun za predplačilo, če plačata vnaprej) kot ločen dokument. Nordlet predračuna ne pretvori neposredno v račun prav zato, ker gre za različna dokumenta z različnima številčenjem.

FAQ

Ali je predračun pravni dokument?

Je komercialna ponudba in ne računovodska listina. Lahko je del pogodbe in je splošno sprejet za carinske namene ter namene internega potrjevanja, vendar po zakonodaji o DDV ni račun, ne ustvarja obveznosti plačila in se ne more uporabiti za odbitek DDV.

Ali moram plačati DDV na podlagi predračuna?

Ne. Predračun ne povzroči zapadlosti DDV od izdanih dobav, prejemnik pa si od njega ne more odbiti vstopnega DDV. Če pa je bila dobava že opravljena, obveznost za DDV izhaja iz same dobave - izdaja predračuna namesto obveznega računa tega ne prestavi.

Ali lahko stranka plača na podlagi predračuna?

Da, to se dogaja nenehno - to je namen predračunov za predplačilo. Ko pa denar prispije, transakcija zahteva pravi dokument: bodisi račun za predplačilo bodisi končni račun, odvisno od tega, ali je bila dobava že opravljena.

Kakšna je razlika med predračunom in računom za predplačilo?

Račun za predplačilo je pravi račun - je oštevilčen, sproži obračun DDV in se knjiži, predplačilo pa se do dobave beleži kot obveznost. Predračun ni nič od tega. Uporabite račun za predplačilo, ko želite prejeti plačilo pred dobavo in ga ustrezno računovodsko obravnavati.

Ali mora imeti predračun zaporedno številčenje?

Ne po zakonodaji o DDV, ker ni račun za DDV. V praksi je ločeno zaporedno številčenje kljub temu smiselno - za interno sledljivost in zato, da je nemogoče zamenjati predračun s pravim računom v vaših evidencah ali evidencah stranke.