Proforma faktúra vs. faktúra: Kedy záleží na každom type
Čo je a čo nie je proforma faktúra, prečo nevytvára žiadnu povinnosť DPH ani účtovný zápis a kedy ju použiť namiesto klasickej faktúry alebo zálohovej faktúry.
Proforma faktúra vyzerá ako faktúra, ale nerobí nič z toho, čo robí faktúra. Je to cenová ponuka formátovaná ako vyúčtovanie: tu sú náklady, tu je suma na úhradu, tu sú naše bankové údaje. Nevytvára žiadnu pohľadávku, žiadny výnos, žiadnu daňovú povinnosť k DPH ani žiadny účtovný zápis.
To nie je obmedzenie, je to jej hlavný účel. Proforma vám umožňuje presne informovať zákazníka o tom, čo bude dlhovať, bez toho, aby sa spustili akékoľvek dôsledky skutočnej fakturácie.
Rozdiel, na ktorom záleží
| Proforma faktúra | Faktúra | |
|---|---|---|
| Právny štatút | Obchodná ponuka | Účtovný doklad podľa zákona o DPH |
| Vytvára pohľadávku | Nie | Áno |
| Účtuje výnos | Nie | Áno (po jeho vzniku) |
| Spúšťa DPH | Nie | Áno - vzniká daňová povinnosť na výstupe |
| Sekvenčné číslovanie | Nevyžaduje sa | Vyžaduje sa |
| Účtuje sa do denníka | Nie | Áno |
| Zákazník si môže odpočítať DPH | Nie | Áno |
Stĺpec týkajúci sa DPH je kľúčový. Vystavenie dokladu, ktorý spĺňa definíciu faktúry, robí daň na výstupe splatnou štátu v daňovom priznaní k DPH za dané obdobie bez ohľadu na to, či vám zákazník zaplatí. Proforma takúto povinnosť nevytvára, pretože nie je faktúrou v zmysle smernice o DPH, a preto si váš zákazník z nej nemôže odpočítať DPH na vstupe, akokoľvek by chcel.
To platí obojsmerne. Prevzatie proforma faktúry od dodávateľa a uplatnenie odpočtu DPH z nej je chybný postup, ktorý vám správca dane neuzná, pretože na to potrebujete reálnu faktúru.
Kedy je proforma správnym dokladom
- Žiadosti o platbu vopred, ak ešte nebolo nič dodané. Bežné pri exporte, zákazkovej výrobe a nových zákazníckych vzťahoch: najskôr zaplaťte, potom vyrobíme.
- Ponuky, ktoré zákazník potrebuje vo formáte faktúry na vytvorenie objednávky alebo spustenie vnútorného schvaľovacieho procesu.
- Celná a prepravná dokumentácia pre odosielaný tovar, kde ešte nie je vhodná obchodná faktúra, ako sú vzorky, náhradné diely alebo tovar na opravu.
- Potvrdenie súm pred uzavretím obchodu, kde by vystavenie skutočnej faktúry vytvorilo daňovú povinnosť z predaja, ku ktorému napokon nemusí dôjsť.
Kedy je nesprávnym dokladom
Chybou je použitie proforma faktúry na odloženie platby DPH z predaja, ktorý sa už uskutočnil. Ak bol tovar dodaný alebo služba poskytnutá, vzniká povinnosť fakturácie a nastal daný daňový bod. Zaslanie proforma faktúry namiesto nej DPH neodloží, znamená to len, že potrebná faktúra nebola vystavená. Členské štáty stanovujú lehoty na vystavenie faktúr a daňová povinnosť vzniká bez ohľadu na to.
Ďalšia chyba je nenápadnejšia: zaobchádzanie s proforma faktúrami ako s číselným radom, na základe ktorého zákazníci platia, pričom reálne faktúry sa už nikdy nevystavia. Peniaze dorazia, nič sa nezaúčtuje a účtovné obdobie sa uzavrie s chýbajúcimi výnosmi.
Alternatíva v podobe zálohovej faktúry
Ak chcete platbu pred dodaním a súčasne správne účtovníctvo, správnym nástrojom vo väčšine jurisdikcií EÚ je zálohová faktúra (faktúra k prijatej platbe), nie proforma.
Zálohová faktúra je reálna faktúra: je číslovaná, vyvoláva povinnosť DPH z prijatej platby a účtuje sa. Prijaté peniaze nie sú výnosom, sú záväzkom, pretože zákazníkovi dlhujete tovar alebo služby. V slovenskom účtovníctve sa účtujú na účte 324 - Prijaté preddavky:
| Účet | Má dať | Dal |
|---|---|---|
| 311 Odberatelia | 1 210 | |
| 324 Prijaté preddavky | 1 000 | |
| 343 DPH na úhradu | 210 |
Keď je tovar nakoniec dodaný, záloha sa vyrovná oproti konečnej faktúre a záväzok sa premení na výnos. Ide o rovnaký princíp časového rozlíšenia ako pri uzávierkových operáciách: hotovosť prijatá za nedokončenú prácu je dlhom, nie príjmom.
Rozhodovanie má teda tri možné smery:
- Proforma - zákazník potrebuje doklad, ale vy ešte nechcete žiadne účtovné ani daňové dôsledky.
- Zálohová faktúra - chcete zaplatiť pred dodaním so správnym zaobchádzaním z hľadiska DPH a účtovníctva.
- Faktúra - plnenie sa už uskutočnilo.
Ako s tým pracuje Nordlet
Faktúra vydaná odberateľovi nesie typ: invoice, credit_note, advance alebo proforma. Tento typ určuje, čo sa stane pri jej vystavení.
Faktúry, dobropisy a zálohové faktúry vstupujú do účtovného denníka - pridelia si číslo z príslušného číselného radu, vytvoria účtovné zápisy, založia pohľadávku a premietnu sa do priznania k DPH. Proforma faktúry sa vôbec neúčtujú: sú vystavené, očíslované v samostatnom rade a možno ich odoslať vo formáte PDF, ale nevzniká žiadna účtovná transakcia, neobjaví sa žiadna pohľadávka a nikdy sa nedostanú do daňového priznania k DPH ani do registrov i.SAF.
Keďže sa neúčtujú, proforma faktúry sú tiež vylúčené z reportov pohľadávok - neobjavia sa v starostlivosti o pohľadávky ani v zostatkoch obchodných partnerov, čo je správne, pretože vám zatiaľ nikto nič dlhuje.
Praktický postup spočíva vo vystavení proforma faktúry, a keď sa zákazník zaviazal k odberu, vo vystavení reálnej faktúry (alebo zálohovej faktúry, ak platí vopred) ako samostatného dokladu. Nordlet nekonvertuje proforma faktúru priamo na bežnú faktúru práve preto, že ide o odlišné doklady s rozdielnym číslovaním.
FAQ
Je proforma faktúra právnym dokladom?
Ide o obchodnú ponuku, nie o účtovný doklad. Môže byť súčasťou zmluvy a je bežne akceptovaná na colné účely a interné schvaľovanie, ale nie je faktúrou podľa zákona o DPH, nevytvára povinnosť platiť a nemožno ju použiť na odpočet DPH.
Musím platiť DPH z proforma faktúry?
Nie. Proforma faktúra nespôsobuje splatnosť DPH na výstupe a príjemca si z nej nemôže odpočítať DPH na vstupe. Ak však dodanie už prebehlo, daňová povinnosť k DPH vzniká zo samotného dodania - vystavenie proforma faktúry namiesto požadovanej faktúry túto povinnosť neodloží.
Môže zákazník platiť na základe proforma faktúry?
Áno, deje sa to neustále - presne na to slúžia proforma faktúry pre platby vopred. Akonáhle však peniaze dorazia, transakcia potrebuje reálny doklad: buď zálohovú faktúru, alebo konečnú faktúru v závislosti od toho, či už došlo k dodaniu.
Aký je rozdiel medzi proforma faktúrou a zálohovou faktúrou?
Zálohová faktúra je skutočná faktúra - je číslovaná, vyvoláva vznik DPH a je zaúčtovaná, pričom prijatá platba je evidovaná ako záväzok až do okamihu dodania. Proforma faktúra nie je nič z toho. Zálohovú faktúru použite vtedy, keď chcete zaplatiť pred dodaním a riadne ju zaúčtovať.
Vyžaduje si proforma faktúra sekvenčné číslovanie?
Nie podľa zákona o DPH, pretože nejde o daňový doklad. V praxi sa však oplatí použiť samostatný číselný rad kvôli internej sledovateľnosti a zabráneniu zámene proforma faktúry so skutočnou faktúrou vo vašej evidencii alebo v evidencii zákazníka.