Proformalasku vs. lasku: Milloin mitäkin käytetään

Proformalasku näyttää laskulta, mutta se ei aja mitään laskun tehtävistä. Se on laskun muotoon puettu tarjous: tässä on kustannusarvio, näin paljon maksetaan, ja tässä ovat pankkiyhteystiedot. Se ei synnytä myyntisaamista, tuottoa, arvonlisäverovelkaa eikä minkäänlaista kirjausta pääkirjaan.

Tämä ei ole puute, vaan sen varsinainen tarkoitus. Proformalaskun avulla voit kertoa asiakkaalle tarkalleen, mitä hän tulee maksamaan, ilman että synnytät mitään niistä seurauksista, jotka varsinaisen laskun lähettämiseen liittyvät.

Merkittävä ero

	Proformalasku	Lasku
Oikeudellinen asema	Kaupallinen tarjous	ALV-lainsäädännön mukainen kirjanpitoasiakirja
Synnyttää saamisen	Ei	Kyllä
Tulouttaa tuoton	Ei	Kyllä (kun se on ansaittu)
Laukaisee arvonlisäveron	Ei	Kyllä – suoritettava vero erääntyy
Juokseva numerointi	Ei vaadita	Vaaditaan
Kirjautuu kirjanpitoon	Ei	Kyllä
Asiakas voi vähentää arvonlisäveron	Ei	Kyllä

Arvonlisäveroa koskeva rivi on se kaikkein kriittisin. Sellaisen asiakirjan antaminen, joka täyttää laskun tunnusmerkit, tekee suoritettavasta arvonlisäverosta valtiolle tilitettävän kyseisen kauden arvonlisäveroilmoituksella riippumatta siitä, maksaako asiakas laskua vai ei. Proformalasku ei tee tätä, koska se ei ole arvonlisäverodirektiivin tarkoittama lasku – ja vastaavasti asiakkaasi ei voi vähentää siitä arvonlisäveroa riippumatta siitä, kuinka kovasti hän sitä haluaisi.

Tämä toimii molempiin suuntiin. Proformalaskun hyväksyminen toimittajalta ja siitä arvonlisäveron vähentäminen on virhe, jota ei hyväksytä verotuksessa; tarvitset aina todellisen laskun.

Milloin proformalasku on oikea asiakirja

• Ennakkomaksupyynnöt, kun mitään ei ole vielä toimitettu. Yleistä viennissä, tilaustuotannossa ja uusissa asiakassuhteissa: maksa ensin, sitten valmistamme.
• Tarjoukset, jotka asiakas tarvitsee laskumuodossa osto-tilauksen tekemistä tai sisäisen hyväksyntäprosessin käynnistämistä varten.
• Tulli- ja lähetysasiakirjat sellaisille tavaroiden lähetyksille, joihin kauppalasku (commercial invoice) ei vielä sovi – näytteet, korvaavat tuotteet, korjattavaksi lähetettävät tavarat.
• Summien vahvistaminen ennen kaupan syntymistä, tilanteissa joissa oikean laskun antaminen loisi arvonlisäverovelan sellaisesta myynnistä, jota ei ehkä koskaan tapahdukaan.

Milloin se on väärä valinta

Virheenä on käyttää proformalaskua arvonlisäveron siirtämiseen myynnistä, joka on jo tapahtunut. Jos tavarat on toimitettu tai palvelu suoritettu, laskutusvelvollisuus on olemassa ja veron suorittamisvelvollisuuden ajankohta (tax point) on saavutettu – proformalaskun lähettäminen ei siirrä arvonlisäveroa, vaan se tarkoittaa vain, että vaadittua laskua ei ole annettu. Jäsenvaltiot määrittelevät määräajat laskujen antamiselle, ja verovelvollisuus syntyy joka tapauksessa.

Toinen virhe on hienovaraisempi: proformalaskujen käsitteleminen numerointisarjana, jota vastaan asiakkaat maksavat ilman, että todellisia laskuja annetaan koskaan. Rahat saapuvat, mitään ei kirjata, ja tilikausi päättyy puuttuvien tuottojen kanssa.

Vaihtoehtona ennakkolasku

Jos haluat maksun ennen toimitusta sekä oikeanmukaisen kirjanpidon, oikea työkalu useimmilla EU-alueilla on ennakkolasku (prepayment invoice) proformalaskun sijaan.

Ennakkolasku on todellinen lasku: se on numeroitu, se laukaisee ennakkomaksun arvonlisäveron ja se kirjautuu kirjanpitoon. Sitä vastaan vastaanotettu raha ei ole tuottoa – se on velkaa, koska olet velvollinen toimittamaan asiakkaalle tavaroita tai palveluita. Liettualaisessa tilikartassa se kirjataan tilille 4440, saadut ennakot:

Tili	Debet	Kredit
2410 Myyntisaamiset	1 210
4440 Saadut ennakot		1 000
4492 Suoritettava arvonlisävero		210

Kun tavarat lopulta toimitetaan, ennakko kuitataan lopullista laskua vastaan ja velka muuttuu tuotoksi. Tämä on sama jaksotusperiaate kuin jaksotuskirjauksissa: toimittamattomasta työstä vastaanotettu käteinen on velkaa eikä tuloa.

Päätös on siis todellisuudessa kolmijakoinen:

• Proformalasku – asiakas tarvitsee asiakirjan, mutta et halua vielä mitään kirjanpito- tai veroseuraamuksia.
• Ennakkolasku – haluat maksun ennen toimitusta asianmukaisine arvonlisävero- ja kirjanpitokäsittelyineen.
• Lasku – toimitus on tapahtunut.

Miten Nordlet käsittelee näitä

Myyntilaskulla on tyyppi: invoice, credit_note, advance tai proforma. Kyseinen tyyppi määrittää, mitä laskun antamisen yhteydessä tapahtuu.

Laskut, hyvityslaskut ja ennakkolaskut kirjautuvat kirjanpitoon – ne varaavat numeron omasta sarjastaan, tekevät kirjanpitoviennit, luovat myyntisaamisen ja siirtyvät arvonlisäveroilmoitukselle. Proformalaskut eivät kirjaudu lainkaan: ne annetaan, numeroidaan erillisessä sarjassa ja voidaan lähettää PDF-tiedostona, mutta mitään kirjanpitotapahtumaa ei synny, myyntisaamista ei ilmesty, eivätkä ne koskaan päädy arvonlisäveroilmoitukselle tai i.SAF-rekistereihin.

Koska ne eivät kirjaudu kirjanpitoon, proformalaskut on myös rajattu pois myyntisaamisraportoinnista – ne eivät näy ikäjakaumaraporteissa tai kumppanisaldoilla, mikä onkin oikein: kukaan ei ole vielä velkaa sinulle mitään.

Käytännön työnkulku on antaa proformalasku, ja asiakkaan sitouduttua antaa varsinainen lasku (tai ennakkolasku, jos he maksavat etukäteen) erillisenä asiakirjana. Nordlet ei muunna proformalaskua laskuksi sellaisenaan juuri siksi, että ne ovat eri asiakirjoja eri numeroinneilla.

FAQ

Onko proformalasku oikeudellinen asiakirja?

Se on kaupallinen tarjous, ei kirjanpitoasiakirja. Se voi olla osa sopimusta ja sitä hyväksytään laajasti tulli- ja sisäisissä hyväksyntätarkoituksissa, mutta se ei ole arvonlisäverolain mukainen lasku, se ei synnytä maksuvelvollisuutta eikä sitä voi käyttää arvonlisäveron vähentämiseen.

Pitääkö proformalaskusta maksaa arvonlisäveroa?

Ei. Proformalasku ei tee suoritettavasta arvonlisäverosta erääntyvää, eikä vastaanottaja voi vähentää siitä arvonlisäveroa. Jos toimitus on kuitenkin jo tapahtunut, arvonlisäverovelvollisuus syntyy itse toimituksesta – proformalaskun antaminen vaaditun laskun sijaan ei siirrä sitä.

Voiko asiakas maksaa proformalaskun perusteella?

Kyllä, ja niin tapahtuu jatkuvasti – sitä varten ennakkomaksuja varten laaditut proformalaskut on tarkoitettu. Kun rahat saapuvat, tapahtumalle tarvitaan kuitenkin todellinen asiakirja: joko ennakkolasku tai lopullinen lasku riippuen siitä, onko toimitus tapahtunut.

Mitä eroa on proformalaskulla ja ennakkolaskulla?

Ennakkolasku on aito lasku – se on numeroitu, arvonlisäveron laukaiseva ja kirjanpitoon kirjattu, ja ennakkomaksu kirjataan velaksi toimitukseen saakka. Proformalasku ei ole mitään näistä. Käytä ennakkolaskua, kun haluat tulla maksetuksi ennen toimitusta ja käsitellä asian kirjanpidossa oikein.

Tarvitseeko proformalasku juoksevan numeroinnin?

Ei arvonlisäverolain mukaan, koska se ei ole arvonlisäverolasku. Käytännössä erillistä numerosarjaa kannattaa silti käyttää – sisäisen jäljitettävyyden vuoksi sekä siksi, että proformalaskua on mahdotonta sekoittaa oikeaan laskuun joko omissa kirjauksissasi tai asiakkaan päässä.