الفاتورة الشكلية مقابل الفاتورة الضريبية: متى تُستخدم كل منهما

تبدو الفاتورة الشكلية (Proforma invoice) تماماً كالفاتورة العادية، لكنها لا تؤدي أياً من الوظائف التي تقوم بها الفاتورة. إنها ببساطة عرض سعر مُصاغ في قالب فاتورة، بحيث يوضح التكلفة، والمبلغ الواجب سداده، وتفاصيل الحساب البنكي. وهي لا تنشئ أي ذمم مدينة، أو إيرادات، أو التزامات بضريبة القيمة المضافة، أو أي قيد محاسبي في دفتر الأستاذ على الإطلاق.

هذا ليس قصوراً في تصميمها، بل هو الغرض الأساسي منها. تتيح لك الفاتورة الشكلية إخبار العميل بالمبلغ المستحق عليه بدقة، دون ترتيب أي من التبعات المترتبة على إصدار فاتورة فعلية له.

الفرق الجوهري

	الفاتورة الشكلية	الفاتورة العادية
الوضع القانوني	عرض تجاري	مستند محاسبي بموجب قانون ضريبة القيمة المضافة
إنشاء ذمم مدينة	لا	نعم
الاعتراف بالإيراد	لا	نعم (عند تحققه)
ترتب ضريبة القيمة المضافة	لا	نعم - تصبح ضريبة المخرجات مستحقة
التسلسل الرقمي	غير مطلوب	مطلوب
الترحيل إلى دفتر الأستاذ	لا	نعم
يحق للعميل خصم الضريبة	لا	نعم

يُعد بند ضريبة القيمة المضافة هو الفيصل الأساسي هنا. فإصدار مستند يُصنف قانوناً كفاتورة يجعل ضريبة المخرجات مستحقة الأداء للدولة في إقرار ضريبة القيمة المضافة الخاص بتلك الفترة، بغض النظر عما إذا كان العميل قد سدد المبلغ أم لا. أما الفاتورة الشكلية فلا تفعل ذلك، لكونها لا تُعتبر فاتورة بالمعنى المقصود في توجيه ضريبة القيمة المضافة؛ وتبعاً لذلك، لا يحق لعميلك خصم ضريبة المدخلات بناءً عليها، مهما كان رغبته في ذلك.

وهذا الأمر ذو حدين. فقبول الفاتورة الشكلية من المورد والمطالبة بضريبة القيمة المضافة بناءً عليها يُعد خطأً غير مقبول وسيتم رفضه، إذ لا بد من وجود الفاتورة الحقيقية.

متى تكون الفاتورة الشكلية هي المستند المناسب

• طلبات الدفع المقدم التي لم يتم فيها تسليم أي شيء بعد. وهي شائعة في الصادرات، والتصنيع حسب الطلب، وعلاقات العملاء الجدد: ادفع أولاً، ثم نبدأ الإنتاج.
• عروض الأسعار التي يحتاجها العميل في تنسيق فاتورة لفتح أمر شراء أو بدء دورة موافقات داخلية.
• مستندات الجمارك والشحن للبضائع المرسلة في حالات لا تتناسب فيها الفاتورة التجارية بعد، مثل العينات، والبدائل، والبضائع الموجهة للإصلاح.
• تأكيد المبالغ قبل إتمام الصفقة، حيث يؤدي إصدار فاتورة حقيقية إلى نشوء التزام بضريبة القيمة المضافة على عملية بيع قد لا تتم من الأساس.

متى تكون خياراً خاطئاً

يكمن الخطأ في استخدام الفاتورة الشكلية لتأجيل سداد ضريبة القيمة المضافة على عملية بيع قد تمت بالفعل. فإذا تم تسليم البضائع أو تقديم الخدمة، فإن التزام إصدار الفاتورة يصبح قائماً وتتحقق الواقعة المنشئة للضريبة، وبالتالي فإن إرسال فاتورة شكلية لا يؤجل ضريبة القيمة المضافة، بل يعني فقط أن الفاتورة الواجبة لم تُصدر. تحدد الدول الأعضاء المواعيد النهائية لإصدار الفاتورة، وينشئ الالتزام بغض النظر عن ذلك.

أما الخطأ الآخر فهو أكثر دقة: وهو التعامل مع الفواتير الشكلية كسلسلة ترقيم يدفع العملاء بناءً عليها، دون إصدار الفواتير الفعلية نهائياً. فحينها تصل الأموال، ولا يتم تسجيل أي شيء، وتُقفل الفترة المالية مع وجود إيرادات ناقصة.

البديل: فاتورة الدفع المقدم

إذا كنت ترغب في الحصول على الدفع قبل التسليم مع ضمان المعالجة المحاسبية السليم، فإن الأداة الصحيحة في معظم التشريعات الأوروبية هي فاتورة الدفع المقدم (advance invoice)، وليست الفاتورة الشكلية.

فاتورة الدفع المقدم هي فاتورة حقيقية تماماً: تحمل رقماً تسلسلياً، وتُنشئ التزاماً بضريبة القيمة المضافة على الدفعة المقدمة، ويتم ترحيلها محاسبياً. ولا يُعتبر المال المُستلم بناءً عليها إيراداً، بل يُسجل كالتزام، نظراً لأنك مدين للعميل بسلع أو خدمات. وفي دليل الحسابات الليتواني، تُسجل في الحساب 4440 تحت مسمى الدفوعات المقدمة المستلمة:

الحساب	مدين	دائن
2410 الذمم المدينة التجارية	1,210
4440 الدفوعات المقدمة المستلمة		1,000
4492 ضريبة القيمة المضافة المستحقة		210

عند تسليم البضائع أخيراً، تتم تسوية الدفعة المقدمة مقابل الفاتورة النهائية ويتحول الالتزام إلى إيراد. يُمثل هذا نفس مبدأ الاستحقاق والتأجيل المتبعة في قيود التسوية: فالنقدية المُستلمة لقاء أعمال لم تُسلم بعد تُعد ديناً وليست دخلاً.

إذن، يتحدد قرارك بين ثلاثة خيارات رئيسية:

• الفاتورة الشكلية - يحتاج العميل إلى مستند، لكنك لا تريد ترتيب أي أثر محاسبي أو ضريبي في الوقت الحالي.
• فاتورة الدفع المقدم - تريد تقاضي الأموال قبل التسليم، مع المعالجة الصحيحة لضريبة القيمة المضافة ودفتر الأستاذ.
• الفاتورة الضريبية العادية - تمت عملية توريد السلع أو الخدمات بالفعل.

كيف تتعامل Nordlet مع الأمر

تحمل فاتورة المبيعات نوعاً مُعيناً: invoice (فاتورة)، أو credit_note (إشعار دائن)، أو advance (دفعة مقدمة)، أو proforma (فاتورة شكلية). ويحدد هذا النوع ما يحدث عند إصدارها.

فالفواتير العادية، وإشعارات الدائن، وفواتير الدفع المقدم تُرحل إلى دفتر الأستاذ - حيث تخصم رقماً من سلسلتها الخاصة، وتكتب قيود اليومية، وتنشئ الذمم المدينة، وتُدرج في إقرار ضريبة القيمة المضافة. أما الفواتير الشكلية فلا تُرحل على الإطلاق: فهي تُصدر وترقم ضمن سلسلة مستقلة، ويمكن إرسالها بصيغة PDF، ولكنها لا تُنشئ أي معاملة في دفتر الأستاذ، ولا تظهر أي ذمم مدينة، ولا تصل أبداً إلى إقرار ضريبة القيمة المضافة أو سجلات نظام i.SAF.

ونظراً لعدم ترحيلها، يتم استبعاد الفواتير الشكلية أيضاً من تقارير الذمم المدينة - فلن تظهر في تقارير أعمار الذمم المدينة أو أرصدة الشركاء، وهو أمر صحيح تماماً؛ إذ لا يوجد أي طرف مدين لك بأي شيء بعد.

تتمثل دورة العمل العملية في إصدار فاتورة شكلية أولاً، وعندما يؤكد العميل التزامه، يتم إصدار الفاتورة الحقيقية (أو فاتورة الدفع المقدم إذا كان الدفع مقدماً) كمستند منفصل. ولا تقوم منصة Nordlet بتحويل الفاتورة الشكلية إلى فاتورة عادية في مكانها، نظراً لكونهما مستندين مختلفين تماماً وذوي ترقمين مختلفين.

FAQ

هل تُعد الفاتورة الشكلية مستنداً قانونياً؟

إنها عرض تجاري وليست مستنداً محاسبياً. يمكن أن تشكل جزءاً من العقد ويُعترف بها على نطاق واسع للأغراض الجمركية وموافقات الإدارة الداخلية، لكنها ليست فاتورة بموجب قانون ضريبة القيمة المضافة، ولا تنشئ أي التزام بالدفع، ولا يمكن استخدامها لخصم ضريبة القيمة المضافة.

هل يتوجب عليَّ سداد ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة الشكلية؟

لا. فالفاتورة الشكلية لا تجعل ضريبة المخرجات مستحقة، ولا يحق للمستلم خصم ضريبة المدخلات بناءً عليها. ولكن إذا كانت عملية التوريد قد حدثت بالفعل، فإن التزام ضريبة القيمة المضافة ينشأ من التوريد نفسه - وبالتالي فإن إصدار فاتورة شكلية بدلاً من الفاتورة الواجبة لا يؤجل هذا الالتزام.

هل يمكن للعميل السداد بناءً على فاتورة شكلية؟

نعم، وهذا يحدث باستمرار؛ فهذا هو الغرض الأساسي من فواتير الدفع المقدم الشكلية. ولكن بمجرد وصول الأموال، تحتاج المعاملة إلى مستند حقيقي: إما فاتورة دفع مقدم أو الفاتورة النهائية، بناءً على ما إذا كان التسليم قد تم أم لا.

ما الفرق بين الفاتورة الشكلية وفاتورة الدفع المقدم؟

فاتورة الدفع المقدم هي فاتورة حقيقية - مرقمة، وتُحفِز نشوء ضريبة القيمة المضافة، ومُرحلة محاسبياً، مع تسجيل الدفعة المقدمة كالتزام حتى تاريخ التسليم. أما الفاتورة الشكلية فلا تتصف بأي من ذلك. استخدم فاتورة الدفع المقدم عندما ترغب في تلقي المدفوعات قبل التسليم مع إثباتها محاسبياً بالشكل الصحيح.

هل تحتاج الفاتورة الشكلية إلى تسلسل رقمي؟

ليس بموجب قانون ضريبة القيمة المضافة، نظراً لكونها ليست فاتورة ضريبية. ولكن عملياً، يُفضل استخدام سلسلة ترقيم منفصلة على أي حال، وذلك للتحقق والمتابعة الداخلية، ولمنع الخلط تماماً بين الفاتورة الشكلية والفاتورة الحقيقية سواء في سجلاتك أو سجلات العميل.