Proforma Τιμολόγιο έναντι Τιμολόγίου: Πότε μετράει το καθένα
Τι είναι και τι δεν είναι ένα proforma τιμολόγιο, γιατί δεν δημιουργεί φορολογική υποχρέωση ΦΠΑ ούτε εγγραφή στο καθολικό, και πότε να το χρησιμοποιείτε αντί για τιμολόγιο ή προκαταβολικό τιμολόγιο.
Ένα proforma τιμολόγιο μοιάζει με τιμολόγιο, αλλά δεν εκτελεί καμία από τις λειτουργίες ενός τιμολογίου. Πρόκειται για μια προσφορά μορφοποιημένη σαν λογαριασμός: ορίστε πόσο θα κοστίσει, ορίστε τι πρέπει να πληρωθεί, ορίστε τα στοιχεία της τράπεζάς μας. Δεν δημιουργεί καμία απαίτηση, κανένα έσοδο, καμία υποχρέωση ΦΠΑ και κα απολύτως καμία εγγραφή στο γενικό καθολικό.
Αυτό δεν αποτελεί περιορισμό, αλλά τον ίδιο του τον σκοπό. Ένα proforma σάς επιτρέπει να ενημερώσετε έναν πελάτη ακριβώς για το ποσό που θα οφείλει, χωρίς να ενεργοποιήσετε καμία από τις συνέπειες της πραγματικής τιμολόγησής του.
Η διαφορά που έχει σημασία
| Proforma τιμολόγιο | Τιμολόγιο | |
|---|---|---|
| Νομικό καθεστώς | Εμπορική προσφορά | Λογιστικό έγγραφο σύμφωνα με τη νομοθεσία ΦΠΑ |
| Δημιουργεί απαίτηση | Όχι | Ναι |
| Αναγνωρίζει έσοδο | Όχι | Ναι (όταν κερδηθεί) |
| Ενεργοποιεί ΦΠΑ | Όχι | Ναι - ο ΦΠΑ εκροών καθίσταται απαιτητός |
| Σειριακή αρίθμηση | Δεν απαιτείται | Απαιτείται |
| Καταχωρίζεται στο καθολικό | Όχι | Ναι |
| Ο πελάτης μπορεί να εκπέσει τον ΦΠΑ | Όχι | Ναι |
Η γραμμή του ΦΠΑ είναι αυτή που έχει αντίκτυπο. Η έκδοση ενός εγγράφου που πληροί τις προϋποθέσεις τιμολογίου καθιστά τον ΦΠΑ εκροών πληρωτέο στο κράτος για τη δήλωση ΦΠΑ της συγκεκριμένης περιόδου, ανεξάρτητα από το αν ο πελάτης σάς έχει πληρώσει. Ένα proforma δεν το κάνει αυτό, διότι δεν αποτελεί τιμολόγιο σύμφωνα με την έννοια της Οδηγίας για τον ΦΠΑ, και συνεπώς ο πελάτης σας δεν μπορεί να εκπέσει τον ΦΠΑ εισροών από αυτό, όσο κι αν το θα το ήθελε.
Αυτό ισχύει αμφίδρομα. Η αποδοχή ενός proforma από έναν προμηθευτή και η διεκδίκηση του ΦΠΑ βάσει αυτού αποτελεί σφάλμα που θα απορριφθεί, καθώς χρειάζεστε το πραγματικό τιμολόγιο.
Πότε ένα proforma είναι το σωστό έγγραφο
- Αιτήματα προκαταβολής όπου δεν έχει παραδοθεί ακόμη τίποτα. Συνήθες σε εξαγωγές, ειδικές κατασκευές και νέες πελατειακές σχέσεις: πληρωμή πρώτα, παραγωγή έπειτα.
- Προσφορές που χρειάζεται ο πελάτης σε μορφή τιμολογίου για να ανοίξει μια εντολή αγοράς (purchase order) ή να ξεκινήσει μια εσωτερική ροή έγκρισης.
- Τελωνειακά έγγραφα και έγγραφα αποστολής για αγαθά που αποστέλλονται και για τα οποία ένα εμπορικό τιμολόγιο δεν είναι ακόμη κατάλληλο, όπως δείγματα, αντικαταστάσεις, αγαθά προς επισκευή.
- Επιβεβαίωση ποσών πριν κλείσει μια συμφωνία, όπου η έκδοση πραγματικού τιμολογίου θα δημιουργούσε υποχρέωση ΦΠΑ για μια πώληση που ενδέχεται να μην πραγματοποιηθεί.
Πότε είναι το λάθος έγγραφο
Το λάθος έγκειται στη χρήση ενός proforma για την καθυστέρηση του ΦΠΑ σε μια πώληση που έχει ήδη πραγματοποιηθεί. Εάν τα αγαθά έχουν παραδοθεί ή η υπηρεσία έχει παρασχεθεί, η υποχρέωση τιμολόγησης υφίσταται και ο χρόνος γένεσης της φορολογικής υποχρέωσης έχει επέλθει. Η αποστολή ενός proforma αντί αυτού δεν αναβάλλει τον ΦΠΑ, απλώς σημαίνει ότι το απαιτούμενο τιμολόγιο δεν έχει εκδοθεί. Τα κράτη μέλη θέτουν προθεσμίες για την έκδοση τιμολογίων και η υποχρέωση προκύπτει ανεξαρτήτως.
Το άλλο λάθος είναι πιο διακριτικό: η αντιμετώπιση των proforma ως σειράς αρίθμησης την οποία οι πελάτες εξοφλούν, χωρίς ποτέ να εκδίδονται τα πραγματικά τιμολόγια. Τα χρήματα φτάνουν, τίποτα δεν καταγράφεται και η περίοδος κλείνει με ελλιπή έσοδα.
Εναλλακτική λύση: Το προκαταβολικό τιμολόγιο
Εάν επιθυμείτε πληρωμή πριν από την παράδοση και σωστή λογιστική, το κατάλληλο μέσο στις περισσότερες δικαιοδοσίες της ΕΕ είναι ένα προκαταβολικό τιμολόγιο (prepayment invoice) και όχι ένα proforma.
Ένα προκαταβολικό τιμολόγιο είναι ένα πραγματικό τιμολόγιο: φέρει αρίθμηση, ενεργοποιεί τον ΦΠΑ επί της προκαταβολής και καταχωρίζεται. Τα χρήματα που λαμβάνονται έναντι αυτού δεν αποτελούν έσοδο, αλλά υποχρέωση, επειδή οφείλετε στον πελάτη αγαθά ή υπηρεσίες. Στο σχέδιο λογαριασμών καταχωρίζεται στις προκαταβολές πελατών:
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 2410 Εμπορικές απαιτήσεις | 1.210 | |
| Προκαταβολές πελατών | 1.000 | |
| 4492 ΦΠΑ πληρωτέος | 210 |
Όταν τα αγαθά παραδοθούν τελικά, η προκαταβολή συμψηφίζεται με το τελικό τιμολόγιο και η υποχρέωση μετατρέπεται σε έσοδο. Αυτή είναι η ίδια αρχή αναβολής όπως και στις προσαρμοστικές εγγραφές: τα μετρητά που λαμβάνονται για μη παραδοθείσα εργασία αποτελούν χρέος και όχι εισόδημα.
Επομένως, η απόφαση είναι τριפלής κατεύθυνσης:
- Proforma - ο πελάτης χρειάζεται ένα έγγραφο, αλλά εσείς δεν επιθυμείτε ακόμη καμία λογιστική ή φορολογική συνέπεια.
- Προκαταβολικό τιμολόγιο - θέλετε να πληρωθείτε πριν από την παράδοση, με την κατάλληλη μεταχείριση ΦΠΑ και γενικού καθολικού.
- Τιμολόγιο - η παράδοση έχει πραγματοποιηθεί.
Πώς το διαχειρίζεται το Nordlet
Ένα τιμολόγιο πώλησης φέρει έναν τύπο: invoice, credit_note, advance ή proforma. Αυτός ο τύπος καθορίζει τι συμβαίνει κατά την έκδοσή του.
Τα τιμολόγια, τα πιστωτικά σημειώματα και τα προκαταβολικά τιμολόγια καταχωρίζονται στο καθολικό - δεσμεύουν έναν αριθμό από τη δική τους σειρά, πραγματοποιούν τις εγγραφές στο ημερολόγιο, δημιουργούν την απαίτηση και καταχωρίζονται στη δήλωση ΦΠΑ. Τα proforma δεν καταχωρίζονται καθόλου: εκδίδονται, αριθμούνται σε ξεχωριστή σειρά και μπορούν να αποσταλούν ως PDF, αλλά δεν δημιουργείται καμία συναλλαγή στο καθολικό, δεν εμφανίζεται καμία απαίτηση και ποτέ δεν φτάνουν στη δήλωση ΦΠΑ ή στα μητρώα i.SAF.
Επειδή δεν καταχωρίζονται, τα proforma εξαιρούνται επίσης από τις αναφορές απαιτήσεων - δεν θα εμφανιστούν στις αναφορές παλαιότητας ούτε στα υπόλοιπα συνεργατών, πράγμα που είναι σωστό, καθώς κανείς δεν σας οφείλει τίποτα ακόμη.
Η πρακτική ροή είναι να εκδίδεται ένα proforma και, όταν ο πελάτης δεσμευτεί, να εκδίδεται το πραγματικό τιμολόγιο (ή ένα προκαταβολικό τιμολόγιο εάν πληρώνει εκ των προτέρων) ως ξεχωριστό έγγραφο. Το Nordlet δεν μετατρέπει ένα proforma σε τιμολόγιο επί τόπου, ακριβώς επειδή πρόκειται για διαφορετικά έγγραφα με διαφορετική αρίθμηση.
FAQ
Είναι ένα proforma τιμολόγιο νομικό έγγραφο;
Είναι μια εμπορική προσφορά και όχι λογιστικό έγγραφο. Μπορεί να αποτελέσει μέρος μιας σύμβασης και γίνεται ευρέως αποδεκτό για τελωνειακούς σκοπούς και σκοπούς εσωτερικής έγκρισης, αλλά δεν αποτελεί τιμολόγιο κατά τη νομοθεσία περί ΦΠΑ, δεν δημιουργεί υποχρέωση πληρωμής και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την έκπτωση ΦΠΑ.
Πρέπει να πληρώσω ΦΠΑ σε ένα proforma τιμολόγιο;
Όχι. Ένα proforma δεν καθιστά τον ΦΠΑ εκροών απαιτητό και ο λήπτης δεν μπορεί να εκπέσει τον ΦΠΑ εισροών από αυτό. Ωστόσο, εάν η παράδοση έχει ήδη πραγματοποιηθεί, η υποχρέωση ΦΠΑ προκύπτει από την ίδια την παράδοση - η έκδοση ενός proforma αντί του απαιτούμενου τιμολογίου δεν την αναβάλλει.
Μπορεί ένας πελάτης να πληρώσει βάσει ενός proforma τιμολογίου;
Ναι, και αυτό συμβαίνει συνεχώς, καθώς για αυτόν τον λόγο υπάρχουν τα proforma προκαταβολών. Ωστόσο, μόλις φτάσουν τα χρήματα, η συναλλαγή απαιτεί ένα πραγματικό έγγραφο: είτε ένα προκαταβολικό τιμολόγιο είτε το τελικό τιμολόγιο, ανάλογα με το αν έχει πραγματοποιηθεί η παράδοση.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός proforma και ενός προκαταβολικού τιμολογίου;
Ένα προκαταβολικό τιμολόγιο είναι ένα γνήσιο τιμολόγιο - αριθμημένο, ενεργοποιεί ΦΠΑ και καταχωρίζεται, με την προκαταβολή να καταγράφεται ως υποχρέωση μέχρι την παράδοση. Ένα proforma δεν είναι τίποτα από αυτά. Χρησιμοποιήστε ένα προκαταβολικό τιμολόγιο όταν θέλετε να πληρωθείτε πριν από την παράδοση και να το καταχωρίσετε λογιστικά με ορθό τρόπο.
Χρειάζεται ένα proforma τιμολόγιο σειριακή αρίθμηση;
Όχι σύμφωνα με τη νομοθεσία περί ΦΠΑ, δεδομένου ότι δεν αποτελεί τιμολόγιο ΦΠΑ. Στην πράξη, αξίζει ούτως ή άλλως η χρήση μιας ξεχωριστής σειράς αρίθμησης, για λόγους εσωτερικής ιχνηλασιμότητας και για να είναι αδύνατη η σύγχυση ενός proforma με ένα πραγματικό τιμολόγιο, είτε στα αρχεία σας είτε στα αρχεία του πελάτη.