Predračun u odnosu na račun: Kada se što koristi

Predračun izgleda kao račun, ali nema nijednu funkciju koju račun ima. On je ponuda oblikovana poput računa: ovdje je trošak, ovdje je iznos za platiti, a ovdje su naši podaci o bankovnom računu. Predračun ne stvara potraživanje, prihod, obvezu za PDV niti ikakvo knjiženje u glavnoj knjizi.

To nije ograničenje, već njegova primarna svrha. Predračun vam omogućuje da kupcu točno iskažete iznos koji će dugovati, a da pritom ne aktivirate nijednu posljedicu stvarnog izdavanja računa.

Ključna razlika

	Predračun	Račun
Pravni status	Komercijalna ponuda	Računovodstvena isprava prema propisima o PDV-u
Stvara potraživanje	Ne	Da
Evidentira prihod	Ne	Da (po nastanku)
Aktivira PDV	Ne	Da - dospijeva obveza izlaznog PDV-a
Slijednost brojeva	Nije obavezna	Obavezna
Knjiži se u glavnu knjigu	Ne	Da
Kupac može odbiti pretporez	Ne	Da

Redak koji se odnosi na PDV ima najveću težinu. Izdavanje isprave koja ima svojstva računa čini izlazni PDV plativim državi u poreznom razdoblju prijave PDV-a, bez obzira na to je li vam kupac platio. Predračun to ne čini jer prema direktivi o PDV-u nije račun, a sukladno tomu, vaš kupac na temelju njega ne može odbiti pretporez, bez obzira na to koliko bi to želio.

To vrijedi u oba smjera. Prihvaćanje predračuna od dobavljača i korištenje pretporeza na temelju njega pogreška je koju porezna uprava neće prihvatiti jer vam za to treba pravi račun.

Kada je predračun ispravna isprava

• Zahtjevi za predujam kada još ništa nije isporučeno. Uobičajeno u izvozu, custom proizvodnji i novim poslovnim odnosima: platite unaprijed, pa tek onda proizvodimo.
• Ponude koje kupac treba u obliku računa kako bi otvorio narudžbenicu (purchase order) ili pokrenuo interni postupak odobravanja.
• Carinska i otpremna dokumentacija za robu koja se šalje, a za koju komercijalni račun još nije prikladan, poput uzoraka, zamjenskih artikala ili robe na popravku.
• Potvrda iznosa prije sklapanja posla, gdje bi izdavanje pravog računa stvorilo obvezu za PDV za prodaju koja se možda neće dogoditi.

Kada je predračun pogrešan izbor

Pogreška je korištenje predračuna za odgodu PDV-a na prodaju koja se već dogodila. Ako je roba isporučena ili usluga obavljana, obveza izdavanja računa postoji i nastao je trenutak oporezivanja, pa slanje predračuna umjesto toga ne odgađa PDV, već samo znači da propisani račun nije izdan. Porezna tijela propisuju rokove za izdavanje računa, a obveza nastaje bez obzira na to.

Druga je pogreška suptilnija: tretiranje predračuna kao serije brojeva prema kojoj kupci plaćaju, a da se pravi računi nikada ne izdaju. Novac stiže, ništa se ne evidentira, a razdoblje se zatvara s manjkom prihoda.

Alternativa u obliku predujmovnog računa

Ako želite uplatu prije isporuke i ispravno knjigovodstvo, ispravan instrument u većini jurisdikcija unutar EU jest predujmovni račun (advance invoice), a ne predračun.

Predujmovni račun pravi je račun: ima broj, aktivira obvezu za PDV na primljeni predujam i knjiži se. Novac primljen na temelju njega nije prihod, već obveza jer kupcu dugujete robu ili uslugu. U kontnom planu on se knjiži na odgovarajuća konta primljenih predujmova:

Konto	Duguje	Potražuje
2410 Potraživanja od kupaca	1.210
4440 Primljeni predujmovi		1.000
4492 Obveze za PDV		210

Kada se roba naposljetku isporuči, predujam se zatvara kroz konačni račun, a obveza se pretvara u prihod. To je isto načelo odgode kao kod vremenskog razgraničenja: novac primljen za neizvršeni posao jest dug, a ne prihod.

Stoga odluka ovisi o tri mogućnosti:

• Predračun - kupcu treba dokument, ali vi još ne želite nikakve knjigovodstvene ili porezne posljedice.
• Predujmovni račun - želite naplatiti prije isporuke, uz ispravno knjiženje PDV-a i prometa u glavnoj knjizi.
• Račun - isporuka je obavljana.

Kako Nordlet upravlja predračunima

Izlazni račun ima svoj tip: invoice, credit_note, advance ili proforma. Taj tip određuje što se događa prilikom njegovog izdavanja.

Računi, odobrenja i predujmovni računi se knjiže u glavnu knjigu - oni dodjeljuju broj iz vlastite serije, stvaraju temeljnice, otvaraju potraživanje i unose se u prijavu PDV-a. Predračuni se uopće ne knjiže: oni se izdaju, numeriraju u zasebnoj seriji i mogu se poslati kao PDF, ali se ne stvara transakcija u glavnoj knjizi, ne pojavljuje se potraživanje i nikada ne dospijevaju u prijavu PDV-a.

Budući da se ne knjiže, predračuni su također izuzeti iz izvještaja o potraživanjima - neće se pojaviti u izvještajima o dospijeću ni na saldakon-kontima partnera, što je i ispravno jer vam nitko još ništa ne duguje.

Uobičajeni tijek rada je izdati predračun, a kada se kupac obveže na kupnju, izdati pravi račun (ili predujmovni račun ako plaćaju unaprijed) kao zaseban dokument. Nordlet ne pretvara predračun u račun na istoj ispravi upravo zato što su to različiti dokumenti s različitim numeriranjem.

FAQ

Je li predračun pravni dokument?

On je komercijalna ponuda, a ne knjigovodstvena isprava. Može činiti dio ugovora i naširoko se prihvaća za carinske svrhe i postupke internog odobravanja, ali prema propisima o PDV-u nije račun, ne stvara obvezu plaćanja i ne može se koristiti za odbitak pretporeza.

Moram li platiti PDV na predračun?

Ne. Predračun ne stvara obvezu izlaznog PDV-a, a primatelj na temelju njega ne može odbiti pretporez. Ipak, ako je isporuka već obavljena, obveza za PDV nastaje samom isporukom - slanje predračuna umjesto propisanog računa ne odgađa tu obvezu.

Može li kupac platiti prema predračunu?

Da, i to se stalno događa jer predračuni za predujam upravo tomu služe. No kada novac stigne, transakcija treba pravu ispravu: predujmovni račun ili konačni račun, ovisno o tome je li isporuka već obavljena.

Koja je razlika između predračuna i predujmovnog računa?

Predujmovni račun je pravi račun - numeriran je, aktivira PDV i knjiži se, a primljeni predujam evidentira se kao obveza sve do isporuke. Predračun nije ništa od toga. Koristite predujmovni račun kada želite naplatiti prije isporuke i to ispravno knjižiti.

Mora li predračun imati slijedno numeriranje?

Ne prema propisima o PDV-u jer nije račun za PDV. U praksi je ipak korisno koristiti zasebnu seriju brojeva radi interne sljedivosti te kako bi se spriječilo da se predračun zamijeni s pravim računom u vašoj evidenciji ili evidenciji kupca.