Proforma-arve vs tavaline arve: kumb ja millal kasutusse võtta

Proforma-arve näeb välja nagu arve, kuid see ei täida ühtegi arve ülesannet. See on arve kujundusega hinnapakkumine: siin on teenuse või kauba maksumus, siin on tasumisele kuuluv summa ja siin on meie pangarekvisiidid. See ei tekita nõuet, müügitulu, käibemaksukohustust ega mingisugust pearaamatu kannet.

See ei ole puudus, vaid selle dokumentide vormi põhieesmärk. Proforma võimaldab edastada kliendile täpse info selle kohta, kui palju ta maksma peab, ilma et see tooks kaasa arve esitamisega kaasnevaid juriidilisi ja raamatupidaduslikke tagajärgi.

Oluline erinevus

	Proforma-arve	Tavaline arve
Õiguslik staatus	Äripakkumine	Käibemaksuseaduse alusel koostatud raamatupidamisdokument
Tekitab nõude	Ei	Jah
Kajastab müügitulu	Ei	Jah (teenuse osutamisel või kauba üleandmisel)
Käibemaksukohustus	Ei	Jah - tekib väljamineva käibemaksu tasumise kohustus
Järjestikune numeratsioon	Ei ole nõutav	Nõutav
Kande tegemine pearaamatusse	Ei	Jah
Klient saab käibemaksu maha arvata	Ei	Jah

Käibemaksu rida on siin kõige kriitilisema tähtsusega. Dokumendi väljastamine, mis kvalifitseerub arvena, tekitab kohustuse maksta selle perioodi käibemaksudeklaratsioonis riigile käibemaksu, olenemata sellest, kas klient on teile arve tasunud või mitte. Proforma-arve puhul seda ei juhtu, kuna see ei ole käibemaksudirektiivi tähenduses arve ning vastavalt ei saa ka teie klient selle alusel sisendkäibemaksu maha arvata, ükskõik kui väga ta seda ka ei sooviks.

See toimib mõlemas suunas. Tarnijalt saadud proforma-arve aktsepteerimine ja selle alusel käibemaksu tagasi küsimine on viga, mida maksuhaldur ei aktsepteeri; teil on vaja korrektset arvet.

Millal on proforma õige dokument

• Ettemaksu taotlused, kui kaupa pole veel tarnitud ega teenust osutatud. Tavapärane eksporttehingute, eritellimusel valmistatud toodete ja uute kliendisuhete puhul: tasuge esmalt, siis toodame.
• Hinnapakkumised, mida klient vajab arve formaadis, et avada ostutellimus (purchase order) või käivitada sisemine kinnitusprotsess.
• Tolli- ja saatedokumendid selliste kaupade saatmisel, mille puhul kommertsarve pole veel asjakohane, näiteks näidised, asendustooted või remonti saadetavad kaubad.
• Summade kinnitamine enne tehingu sõlmimist, kus päris arve esitamine tekitaks käibemaksukohustuse müügilt, mis võib jääda teostumata.

Millal on proforma vale dokument

Levinud viga on proforma kasutamine juba toimunud müügitehingu käibemaksu deklareerimise edasilükkamiseks. Kui kaup on üle antud või teenus osutatud, tekib arve esitamise kohustus ja maksustamise hetk on kätte jõudnud. Proforma saatmine ei lükka käibemaksukohustust edasi, see tähendab lihtsalt, et nõutekohane arve on jätmata esitamata. Riigid on kehtestanud arvete esitamiseks tähtajad ja maksukohustus tekib neist sõltumata.

Teine, peenem viga on proforma-arvete käsitlemine numbrirea seeriana, mille alusel kliendid maksavad, kuid millele tegelikke arveid kunagi ei järgne. Raha laekub, midagi ei kajastata ja periood lõpeb puuduva müügituluga.

Alternatiiv: ettemaksuarve

Kui soovite makset enne kauba tarnimist ja korrektset raamatupidamist, on õige dokument enamikus jurisdiktsioonides ettemaksuarve (prepayment invoice), mitte proforma.

Ettemaksuarve on tõeline arve: sellel on number, see käivitab ettemaksu käibemaksukohustuse ja see kajastub pearaamatus. Selle alusel laekunud raha ei ole müügitulu, vaid kohustus, kuna olete kliendile võlgu kauba või teenuse. Eesti kontoplaanis kajastub see näiteks kohustuste all (saadud ettemaksed):

Kontor	Deebet	Kreedit
Nõuded ostjate vastu	1210
Saadud ettemaksud		1000
Käibemaksukohustus		210

Kui kaup lõpuks tarnitakse, kaetakse ettemaks lõpliku arvega ja kohustus muutub müügituluks. See on sama ajatamise põhimõte nagu viitlaekumised ja -kulud: tarnimata töö eest saadud raha on kohustus, mitte tulu.

Valik on seega kolmesuunaline:

• Proforma-arve - klient vajab dokumenti, kuid te ei soovi veel mingeid raamatupidamislikke ega maksualaseid tagajärgi.
• Ettemaksuarve - soovite tasumist enne tarnimist, tagades korrektse käibemaksu- ja pearaamatukande.
• Arve - tarnimine või teenuse osutamine on toimunud.

Kuidas Nordlet seda lahendab

Müügiarvel on tüüp: invoice, credit_note, advance või proforma. See tüüp määrab ära, mis dokumendi väljastamisel toimub.

Tavalised arved, kreeditarved ja ettemaksuarved kanduvad pearaamatusse – need saavad numbri oma numeratsiooniseeriast, loovad raamatupidamiskanded, tekitavad nõude ja kajastuvad käibemaksudeklaratsioonis. Proforma-arved ei lähe üldse pearaamatusse: need väljastatakse, neile antakse number eraldi seeriast ning neid saab saata PDF-failina, kuid ühtegi pearaamatukannet ei looda, nõuet ei teki ning need ei jõua käibemaksudeklaratsioonile ega i.SAF-i aruannetesse.

Kuna proforma-arved ei lähe pearaamatusse, on need välistatud ka nõuete aruandlusest, mis tähendab, et need ei ilmu laekumata arvete vanuselisse aruandesse ega partnerite saldode hulka. See on igati korrektne, sest keegi ei ole teile veel midagi võlgu.

Praktiline töövoog näeb ette proforma väljastamist ja kliendi otsuse korral eraldi dokumendina päris arve (või ettemaksuarve, kui tasumine toimub ette) esitamist. Nordlet ei muuda proforma-arvet tagantjärele tavaliseks arveks, kuna tegemist on erinevate dokumentidega, millel on erinevad numeratsioonid.

FAQ

Kas proforma-arve on õiguslik dokument?

See on äripakkumine, mitte raamatupidamisdokument. See võib olla lepingu osa ning seda aktsepteeritakse laialdaselt tolli- ja sisemiste kinnitusprotsesside jaoks, kuid see ei ole käibemaksuseaduse tähenduses arve, ei tekita maksekohustust ega võimalda käibemaksu maha arvamist.

Kas ma pean proforma-arve alusel käibemaksu tasuma?

Ei. Proforma ei muuda väljaminevat käibemaksu tasumisele kuuluvaks ning saaja ei saa selle alusel sisendkäibemaksu maha arvata. Kui tehing on aga juba toimunud, tekib käibemaksukohustus siiski tehingu enese alusel ning proforma esitamine nõutava arve asemel ei lükka kohustust edasi.

Kas klient võib proforma-arve alusel makse sooritada?

Jah, ja seda tehakse pidevalt – just selleks ettemaksu proformasid kasutataksegi. Kui raha on aga laekunud, vajab tehing reaalset dokumenti: kas ettemaksuarvet või lõpparvet, sõltuvalt sellest, kas kaup on juba tarnitud või mitte.

Mis vahe on proforma-arvel ja ettemaksuarvel?

Ettemaksuarve on päris arve, millel on number, mis tekitab käibemaksukohustuse ja teeb kande pearaamatusse, kusjuures ettemaksu kajastatakse kohustusena kuni kauba tarnimiseni. Proforma ei ole midagi neist. Kasutage ettemaksuarvet siis, kui soovite makset enne tarnimist ja korrektset raamatupidamisarvestust.

Kas proforma-arve vajab järjestikust numeratsiooni?

Käibemaksuseadus seda ei nõua, kuna tegemist ei ole käibemaksuarvega. Praktikas on eraldi numeratsiooniseeria kasutamine siiski kasulik nii sisemise jälgitavuse tagamiseks kui ka selleks, et vältida proforma segamini ajamist päris arvega nii teie enda arvestuses kui ka kliendi juures.