Faktura proforma a zwykła faktura: kiedy która ma znaczenie

Faktura proforma wygląda jak faktura, ale nie spełnia żadnej z funkcji, jakie pełni prawdziwa faktura. Jest to oferta handlowa sformatowana jak rachunek: oto koszt, oto kwota do zapłaty, oto nasze dane bankowe. Nie tworzy żadnej należności, żadnego przychodu, żadnego zobowiązania z tytułu VAT ani żadnego wpisu w księgach rachunkowych.

Nie jest to wada, lecz cel sam w sobie. Proforma pozwala przekazać klientowi dokładną informację o przyszłym zobowiązaniu bez wywoływania jakichkolwiek skutków faktycznego zafakturowania transakcji.

Kluczowa różnica

	Faktura proforma	Faktura
Status prawny	Oferta handlowa	Dokument księgowy w świetle przepisów o VAT
Tworzy należność	Nie	Tak
Uznaje przychód	Nie	Tak (w momencie zarobienia)
Wywołuje obowiązek VAT	Nie	Tak - powstaje należny VAT
Numeracja sekwencyjna	Niewymagana	Wymagana
Zapis w księgach	Nie	Tak
Klient może odliczyć VAT	Nie	Tak

Wiersz dotyczący podatku VAT ma kluczowe znaczenie. Wystawienie dokumentu spełniającego definicję faktury powoduje, że podatek VAT należny staje się wymagalny w deklaracji VAT za dany okres, niezależnie od tego, czy klient faktycznie zapłacił. Proforma tego nie powoduje, ponieważ nie jest fakturą w rozumieniu dyrektywy o VAT. W związku z tym klient nie może odliczyć z niej podatku naliczonego, bez względu na to, jak bardzo by tego chciał.

Ta zasada działa w obie strony. Zaakceptowanie proformy od dostawcy i odliczenie z niej VAT-u jest błędem, który zostanie zakwestionowany – do tego potrzebna jest prawdziwa faktura.

Kiedy proforma jest właściwym dokumentem

• Żądanie przedpłaty, gdy towary lub usługi nie zostały jeszcze dostarczone. Powszechne w eksporcie, produkcji na zamówienie i we współpracy z nowymi klientami: najpierw płatność, potem produkcja.
• Oferty, których klient potrzebuje w formacie faktury, aby otworzyć zamówienie zakupu (purchase order) lub uruchomić wewnętrzny proces zatwierdzania.
• Dokumentacja celna i wysyłkowa dla towarów, w przypadku których faktura handlowa nie jest jeszcze w pełni odpowiednia (np. próbki, towary na wymianę, towary do naprawy).
• Potwierdzenie kwot przed zamknięciem transakcji, gdzie wystawienie prawdziwej faktury wywołałoby obowiązek podatkowy w VAT od sprzedaży, do której może w ogóle nie dojść.

Kiedy proforma jest błędem

Błędem jest używanie proformy do odroczenia podatku VAT z tytułu sprzedaży, która już się dokonała. Jeśli dostarczono towary lub wykonano usługę, istnieje obowiązek wystawienia faktury i nadszedł moment powstania obowiązku podatkowego. Wysłanie proformy zamiast faktury nie odracza podatku VAT – oznacza jedynie, że wymagany dokument nie został wystawiony. Państwa członkowskie wyznaczają terminy wystawiania faktur, a zobowiązanie powstaje niezależnie od działań podatnika.

Inny, bardziej subtelny błąd polega na traktowaniu proform jako ciągłej serii numeracji, opłacanej przez klientów, bez późniejszego wystawiania właściwych faktur. Pieniądze wpływają, nic nie zostaje zaewidencjonowane, a okres zamyka się z brakującym przychodem.

Alternatywa w postaci faktury zaliczkowej

Jeśli chcesz otrzymać płatność przed dostawą oraz zachować poprawność księgową, właściwym dokumentem w większości jurysdykcji unijnych jest faktura zaliczkowa, a nie proforma.

Faktura zaliczkowa jest prawdziwą fakturą: posiada numer, wywołuje obowiązek podatkowy w VAT i jest księgowana. Otrzymana na jej podstawie wpłata nie stanowi przychodu – jest zobowiązaniem, ponieważ ponosisz dług wobec klienta w postaci towarów lub usług. W litewskim zakładowym planie kont trafia ona na konto 4440 otrzymane zaliczki:

Konto	Winien	Ma
2410 Należności handlowe	1 210
4440 Otrzymane zaliczki		1 000
4492 VAT należny		210

Gdy towary zostaną w końcu dostarczone, zaliczka jest rozliczana z fakturą końcową, a zobowiązanie przekształca się w przychód. Jest to ta sama zasada odroczenia co przy wpisach korygujących: gotówka otrzymana za niewykonaną pracę jest długiem, a nie dochodem.

Wybór sprowadza się więc do trzech opcji:

• Proforma – klient potrzebuje dokumentu, ale nie chcesz jeszcze wywoływać żadnych skutków księgowych ani podatkowych.
• Faktura zaliczkowa – chcesz otrzymać płatność przed dostawą, z zachowaniem prawidłowego rozliczenia VAT i księgowego.
• Faktura – dostawa już nastąpiła.

Jak Nordlet obsługuje ten proces

Faktura sprzedaży posiada typ: invoice, credit_note, advance lub proforma. Ten typ określa, co dzieje się w momencie jej wystawienia.

Faktury, korekty oraz faktury zaliczkowe trafiają do ksiąg – otrzymują numer z własnej serii, generują zapisy na dzienniku, tworzą należność i trafiają do deklaracji VAT. Proformy w ogóle nie są księgowane: są wystawiane, numerowane w osobnej serii i mogą zostać wysłane jako plik PDF, ale nie tworzą żadnej transakcji księgowej, nie generują należności i nigdy nie trafiają do deklaracji VAT ani rejestrów i.SAF.

Ponieważ proformy nie są księgowane, są również wyłączone z raportów należności – nie pojawią się w raportach wiekowania należności ani w saldach kontrahentów, co jest całkowicie poprawne, ponieważ nikt jeszcze niczego nie jest Ci winien.

Praktyczny obieg dokumentów polega na wystawieniu proformy, a po zatwierdzeniu transakcji przez klienta – na wystawieniu prawdziwej faktury (lub faktury zaliczkowej w przypadku płatności z góry) jako osobnego dokumentu. Nordlet nie przekształca proformy w fakturę w tym samym miejscu właśnie dlatego, że są to różne dokumenty o odmiennej numeracji.

FAQ

Czy faktura proforma jest dokumentem prawnym?

Jest ofertą handlową, a nie dokumentem księgowym. Może stanowić część umowy i jest powszechnie akceptowana do celów celnych oraz wewnętrznych procesów zatwierdzania, jednak nie jest fakturą w świetle przepisów o VAT, nie tworzy obowiązku zapłaty i nie może służyć do odliczenia podatku VAT.

Czy muszę płacić VAT od faktury proforma?

Nie. Proforma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w zakresie podatku VAT należnego, a odbiorca nie może odliczyć z niej podatku naliczonego. Jeśli jednak dostawa już nastąpiła, obowiązek podatkowy w VAT wynika z samego faktu dostawy – wystawienie proformy zamiast wymaganej faktury go nie odracza.

Czy klient może opłacić fakturę proforma?

Tak, dzieje się tak stale – do tego właśnie służą proformy na przedpłaty. Jednak w momencie, gdy pieniądze dotrą, transakcja wymaga prawdziwego dokumentu: albo faktury zaliczkowej, albo faktury końcowej, w zależności od tego, czy dostawa już nastąpiła.

Czym różni się faktura proforma od faktury zaliczkowej?

Faktura zaliczkowa jest pełnoprawną fakturą – jest o numerowana, wywołuje obowiązek podatkowy w VAT, jest księgowana, a przedpłata jest ujmowana jako zobowiązanie do momentu dostawy. Proforma nie spełnia żadnego z tych warunków. Użyj faktury zaliczkowej, gdy chcesz otrzymać zapłatę przed dostawą i prawidłowo ją ująć w księgach.

Czy faktura proforma wymaga sekwencyjnej numeracji?

Nie wymaga tego prawo o VAT, ponieważ nie jest ona fakturą VAT. W praktyce i tak warto stosować osobną serię numeracji – ze względu na wewnętrzną ścieżkę audytu oraz po to, aby uniemożliwić pomylenie proformy z prawdziwą fakturą we własnych księgi lub u klienta.