VAT in the Digital Age (ViDA): Co zmieni się w 2028 i 2030 roku oraz co Nordlet obsługuje już dzisiaj

Pakiet VAT w erze cyfrowej (VAT in the Digital Age – ViDA) to Dyrektywa Rady (UE) 2025/516. Zmienia ona unijną dyrektywę o VAT (2006/112/WE) i weszła w życie 14 kwietnia 2025 roku. Regulacja ta wprowadza trzy główne zmiany: nakłada na wybrane platformy cyfrowe obowiązek rozliczania VAT od ułatwianych przez nie usług, rozszerza zakres procedury One Stop Shop (OSS), pozwalając większej liczbie sprzedawców rozliczać zagraniczny VAT bez konieczności rejestracji w każdym kraju, oraz zastępuje deklaracje podsumowujące raportowaniem transakcyjnym opartym na ustrukturyzowanych e-fakturach.

Większość z tych przepisów jeszcze nie obowiązuje. Nowe zasady wchodzą w życie w dwóch terminach: 1 lipca 2028 roku oraz 1 lipca 2030 roku. Każda z tych dat wymaga gromadzenia w księgach danych, których wiele firm obecnie nie rejestruje, takich jak kraj położenia magazynu, numer rachunku bankowego na fakturze zakupowej czy numer faktury korygowanej przez fakturę korygującą. W niniejszym artykule omawiamy poszczególne zmiany w porządku chronologicznym i pokazujemy, jakie zestawienia generuje dla nich Nordlet.

Harmonogram

Data	Wprowadzana zmiana	Funkcja w systemie Nordlet
14 kwietnia 2025	Państwo członkowskie może wymagać krajowego fakturowania elektronicznego B2B bez konieczności uzyskiwania zgody UE (derogacji)	Formaty e-faktur Peppol i krajowe (przewodnik po Peppol)
1 lipca 2028	Platformy stają się podatnikami uznawanymi za dostawców (deemed supplier) w zakresie usług krótkoterminowego zakwaterowania i drogowego transportu osób; unijna procedura OSS obejmuje nowe kategorie świadczeń; rusza procedura przemieszczania własnych towarów	Reguły ustalania VAT i miesięczna deklaracja dotycząca przemieszczeń własnych towarów
1 lipca 2030	Cyfrowe raportowanie każdej transakcji B2B wewnątrzwspólnotowej; ustrukturyzowane e-faktury stają się standardem dla tych transakcji; koniec deklaracji podsumowujących	Lista transakcji podlegających raportowaniu wraz z brakującymi danymi
1 stycznia 2035	Krajowe systemy raportowe muszą być w pełni interoperacyjne z systemem unijnym	Jeszcze niedotyczące

Państwo członkowskie może wdrożyć przepisy dotyczące platform w dowolnym terminie od 1 lipca 2028 roku do 1 stycznia 2030 roku (art. 6 ust. 3 Dyrektywy (UE) 2025/516), co oznacza, że rok 2028 to najwcześniejszy, a nie uniwersalny termin startu.

1 lipca 2028 roku: platformy jako podatnicy uznawani za dostawców

Od 2021 roku platformy handlowe (marketplace) są uznawane za dostawców w przypadku niektórych towarów sprzedawanych za ich pośrednictwem, co szczegółowo wyjaśniamy w naszym artykule na temat unijnego VAT dla platform cyfrowych. Pakiet ViDA rozszerza tę koncepcję na dwie usługi: krótkoterminowy najem zakwaterowania oraz drogowy transport osób (art. 28a i 136b).

Gdy osoba prywatna lub zwolniony z VAT mały przedsiębiorca wynajmuje apartament za pośrednictwem platformy, uznaje się, że to platforma nabyła tę usługę, a następnie świadczyła ją na rzecz gościa. To platforma nalicza i deklaruje VAT, podczas gdy świadczenie usługodawcy na rzecz platformy jest zwolnione. Gospodarz może odstąpić od tej zasady, podając platformie numer VAT nadany w kraju, w którym znajduje się nieruchomość, oraz oświadczając, że to on rozlicza VAT.

W systemie Nordlet punkt końcowy POST /v1/reference/vat/resolve uwzględnia tę regułę dla świadczeń od 1 lipca 2028 roku. Wystarczy przesłać parametry serviceKind (short_term_accommodation lub passenger_road_transport), serviceCountryCode oraz informację, czy właściwy dostawca podał numer VAT (underlyingSupplierGaveVatNumber) i czy sam nalicza podatek (underlyingSupplierChargesVat). W odpowiedzi system wskazuje podmiot zobowiązany do zapłaty VAT, powołuje odpowiedni artykuł prawny oraz generuje ostrzeżenia w przypadkach, gdy dane państwo członkowskie skorzystało z opcji wyłączenia małych przedsiębiorstw zwolnionych z tej zasady (art. 28a ust. 5) lub przesunęło termin wdrożenia przepisów.

Platformy mają również obowiązek corocznego raportowania przychodów swoich sprzedawców do stycznia na podstawie dyrektywy DAC7. Jest to obowiązek niezwiązany z podatkiem VAT, który opisujemy w artykule Raportowanie DAC7 dla operatorów platform w systemie Nordlet.

1 lipca 2028 roku: jedna rejestracja VAT dla większej liczby sprzedawców

Obecnie unijna procedura OSS obejmuje sprzedaż wysyłkową towarów oraz usługi B2C. Od lipca 2028 roku jej zakres zostanie poszerzony o:

• towary dostarczane konsumentom w państwie, w którym towary te już się znajdują, bez posiadania w tym kraju stałego miejsca prowadzenia działalności (art. 369b lit. e);
• towary dostarczane z instalacją lub montażem (art. 36, art. 369b lit. d);
• dostawy gazu, energii elektrycznej, cieplnej i chłodniczej na rzecz konsumentów (art. 39, art. 369b lit. d);
• towary sprzedawane przez sprzedawców spoza UE za pośrednictwem platformy pełniącej rolę podatnika uznawanego za dostawcę (art. 14a ust. 2, art. 369b lit. b).

Przed wejściem w życie przepisów ViDA każda z tych transakcji mogła wymagać rejestracji do celów VAT w kraju klienta. Ten sam punkt końcowy /v1/reference/vat/resolve obsługuje parametry goodsKind (installed lub energy_network) oraz goodsLocationCountryCode, zwracając miejsce świadczenia oraz informację, czy transakcja powinna zostać wykazana w deklaracji OSS. Pozostałe dane wejściowe opisuje przewodnik po unijnym silniku VAT.

1 lipca 2028 roku: procedury przemieszczania własnych towarów

Przeniesienie własnych towarów z magazynu w jednym państwie członkowskim do magazynu w innym kraju stanowi w świetle przepisów o VAT przemieszczenie towarów: transakcję opodatkowaną stawką 0% w kraju wysyłki oraz wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju przybycia. Dotychczas wiązało się to z koniecznością rejestracji do celów VAT w państwie docelowym. ViDA wprowadza specjalną procedurę (art. 369xa do 369xk), zgodnie z którą takie transfery deklaruje się w ramach jednej miesięcznej deklaracji składanej w państwie członkowskim identyfikacji.

Nordlet automatycznie generuje tę deklarację na podstawie ruchów magazynowych. Każdy magazyn posiada teraz pole countryCode (zarządzane przez POST /v1/inventory/warehouses/create lub /update). Wywołanie POST /v1/declarations/eu/own-goods-transfers/compute z podaniem roku (year) i miesiąca (month) wyszukuje wszystkie transfery międzymagazynowe pomiędzy różnymi państwami członkowskimi w danym miesiącu, wycenia je według kosztu własnego w euro i grupuje według kraju wysyłki oraz przeznaczenia. Odpowiedź zawiera termin płatności (ostatni dzień kolejnego miesiąca) oraz ostrzeżenia, na przykład w sytuacji, gdy walutą bazową firmy nie jest euro, a kwoty przeliczono według kursu z ostatniego dnia okresu rozliczeniowego. W aplikacji deklaracja ta znajduje się w sekcji Deklaracje → OSS / IOSS w zakładce dotyczącej przemieszczania własnych towarów.

1 lipca 2030 roku: cyfrowe raportowanie zastępuje deklaracje podsumowujące

To największa zmiana systemowa. Obecnie firmy dokonujące dostaw towarów lub świadczące usługi na rzecz przedsiębiorców z innych państw członkowskich składają deklaracje podsumowujące (informacje podsumowujące VAT-UE) raz w miesiącu lub w kwartale, podając jedną kwotę sumaryczną dla każdego kontrahenta. Od 1 lipca 2030 roku każda transakcja będzie raportowana indywidualnie, w czasie zbliżonym do daty wystawienia faktury, w oparciu o dane ze struktury e-faktury (art. 262 do 264 w brzmieniu nadanym nowelizacją). Obowiązek ten dotyczy również nabywców: transakcje, dla których podatnik sam nalicza podatek, są raportowane przez samych kupujących.

Przepisy obejmują cztery rodzaje transakcji:

Artykuł	Transakcja	Podmiot raportujący
art. 262 ust. 1 lit. a	Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów	Sprzedawca
art. 262 ust. 1 lit. b	Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów	Nabywca
art. 262 ust. 1 lit. c	Świadczenie usług opodatkowanych w systemie odwrotnego obciążenia (reverse charge) w innym państwie członkowskim	Sprzedawca
art. 262 ust. 1 lit. d	Nabycie usług, dla których nabywca sam nalicza VAT	Nabywca

Pakiet ViDA wprowadza również dwa obowiązkowe elementy faktury (art. 226): numer faktury korygowanej na fakturze korygującej oraz identyfikatory rachunku bankowego lub innego rachunku płatniczego sprzedawcy. Nasz słownik pojęć w sekcji e-faktury przytacza ich dokładne brzmienie.

Wywołanie POST /v1/declarations/eu/digital-reporting/list z parametrami fromDate i toDate zwraca wszystkie transakcje spółki z tego okresu, które podlegają nowym regułom raportowania. Każda pozycja zawiera powołanie na odpowiedni artykuł, dane i pozycje faktury, numery VAT sprzedawcy i nabywcy, rachunki bankowe sprzedawcy, właściwe do raportowania państwo członkowskie, ostateczny termin zgłoszenia oraz listę missing wskazującą brakujące w księgach dane wymagane przez przepisy. Pojawią się tam między innymi tacy kontrahenci biznesowi, którzy nie posiadają numeru VAT, korekty bez wskazanego numeru korygowanej faktury czy sytuacje, w których profil firmy nie zawiera numeru IBAN. Lista ostrzega także przed nierozliczonymi w procedurze własnych towarów transferami międzymagazynowymi do innych państw członkowskich w danym okresie. W interfejsie aplikacji zestawienie to jest dostępne w ścieżce Deklaracje → Unijne raportowanie cyfrowe (EU digital reporting).

To narzędzie jest przydatne już teraz, na cztery lata przed wejściem przepisów w życie: pozwala sprawdzić, które sprzedaże i zakupy nie spełniłyby nowych wymogów sprawozdawczych, gdyby obowiązywały dzisiaj, co umożliwia wcześniejsze uzupełnienie danych w kartotekach kontrahentów i ustawieniach systemu.

Czego Nordlet jeszcze nie robi?

Nordlet nie wysyła jeszcze cyfrowych raportów do organów podatkowych. Stan na 10 października 2026 roku był taki, że Unia Europejska nie opublikowała jeszcze struktury komunikatów służących do przesyłania tych danych (art. 263 ust. 4), a żadne państwo członkowskie nie udostępniło dedykowanego kanału transmisji. Gdy tylko zostaną one oficjalnie opublikowane, funkcja wysyłki zostanie zbudowana w oparciu o wyżej opisaną listę transakcji. Do tego czasu punkt końcowy służy do weryfikacji poprawności danych, a nie do oficjalnej e-deklaracji.

Same ustrukturyzowane e-faktury są już w pełni dostępne. Nordlet generuje faktury i korekty w formacie Peppol BIS Billing 3.0 oraz wysyła je za pośrednictwem konta firmy u operatora punktu dostępowego Peppol (Recommand, Storecove lub e-invoice.be). Przewodnik po sieci Peppol wyjaśnia proces konfiguracji, a artykuł E-fakturowanie w UE: Wymagania w poszczególnych krajach przedstawia państwa, w których e-faktury B2B są już obowiązkowe.

Jak poszczególne elementy współpracują ze sobą?

Wszystkie mechanizmy ViDA opierają się na danych rejestrowanych w momencie wystawienia transakcji, a nie na koniec kwartału rozliczeniowego:

• procedura VAT dla każdej faktury sprzedaży (intra_eu_b2b, reverse_charge) decyduje o tym, czy podlega ona obowiązkowi raportowania;
• numer VAT kontrahenta uzupełnia dane nabywcy;
• kraj magazynu decyduje, czy ruch zapasów stanowi transfer transgraniczny;
• powiązanie z fakturą pierwotną na korekcie uzupełnia numer korygowanego dokumentu.

Nordlet zapisuje te informacje bezpośrednio na dokumentach, dzięki czemu raporty za lata 2028 i 2030 są generowane bezpośrednio z istniejących ksiąg, a nie poprzez osobną procedurę eksportu danych. Pełna lista deklaracji obsługiwanych i generowanych przez Nordlet w poszczególnych krajach znajduje się na stronie wsparcia deklaracji, a każdy nowy punkt końcowy API jest odnotowywany w rejestrze zmian (changelog).

FAQ

Kiedy zaczynają obowiązywać przepisy ViDA?

Dyrektywa weszła w życie 14 kwietnia 2025 roku. Przepisy dotyczące platform dla usług zakwaterowania i transportu, rozszerzona procedura One Stop Shop oraz system przemieszczania własnych towarów stosuje się od 1 lipca 2028 roku, przy czym państwo członkowskie może odroczyć wdrożenie zasad platformowych maksymalnie do 1 stycznia 2030 roku. Cyfrowe raportowanie transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz obowiązkowe e-faktury dla tych operacji wchodzą w życie 1 lipca 2030 roku.

Czy ViDA wprowadza obowiązek e-faktur dla transakcji krajowych?

Nie bezpośrednio. Przepisy pozwalają każdemu państwu członkowskiemu wymagać krajowego fakturowania elektronicznego B2B bez konieczności uzyskiwania unijnej derogacji, a od 1 lipca 2030 roku ustrukturyzowane e-faktury stają się standardem dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. To, czy sprzedaż krajowa wymaga e-faktur, zależy wyłącznie od przepisów podatkowych danego kraju.

Czy Nordlet potrafi wysyłać cyfrowe raporty ViDA?

Nie. Standardy komunikacji unijnej oraz krajowe kanały przesyłu danych nie zostały opublikowane na dzień 10 października 2026 roku. Nordlet generuje zestawienie transakcji podlegających raportowaniu oraz wskazuje braki danych dla każdej z nich za pomocą punktu końcowego POST /v1/declarations/eu/digital-reporting/list oraz dedykowanej zakładki unijnego raportowania cyfrowego w aplikacji.

Na czym polega procedura przemieszczania własnych towarów?

Jest to specjalna procedura obowiązująca od 1 lipca 2028 roku, w ramach której firma deklaruje towary przemieszczane między własnymi magazynami w różnych państwach członkowskich w jednej miesięcznej deklaracji, zamiast rejestrować się do celów VAT w każdym kraju przeznaczenia. Nordlet automatycznie generuje tę deklarację na podstawie transferów międzymagazynowych pomiędzy lokalizacjami o różnych kodach krajów.

Czy platforma zawsze staje się podatnikiem uznawanym za dostawcę w przypadku najmu krótkoterminowego od 2028 roku?

Nie. Platforma jest uznawana za dostawcę w sytuacjach, gdy gospodarz nie nalicza podatku VAT, na przykład jako osoba fizyczna lub mały przedsiębiorca zwolniony z podatku. Gospodarz, który przekaże platformie numer VAT wydany w kraju położenia nieruchomości i oświadczy, że sam rozlicza VAT, pozostaje podatnikiem. Ponadto państwo członkowskie może wyłączyć małe przedsiębiorstwa zwolnione z tej regulacji.

Co firma powinna zrobić już teraz?

Warto wygenerować raport cyfrowego raportowania za wybrany ubiegły miesiąc i uzupełnić brakujące dane wskazane przez system: numery VAT unijnych kontrahentów biznesowych, numer IBAN firmy oraz powiązania pomiędzy fakturami korygującymi a fakturami pierwotnymi. Należy także upewnić się, że przypisano odpowiednie kody krajów do wszystkich magazynów, jeśli towary są składowane w więcej niż jednym państwie członkowskim.