Utgiftsforvaltning

Registrer leverandørfakturaer og kvitteringer via opplasting eller e-post, bokfør dem som kjøp, og håndter ansattes utgiftsrapporter og tjenesteriser i Nordlet.

Utgifter er det en virksomhet betaler for: leverandørfakturaer, kvitteringer, reiser og kostnader som ansatte betaler ut av egen lomme og krever tilbakebetalt.

Hver utgift må registreres med riktig beløp, riktig mva. og riktig konto. Merverdiavgift er skatten som er inkludert i de fleste kjøpspriser i Europa; en mva.-registrert virksomhet kan vanligvis kreve denne tilbake.

Nordlet leser leverandørdokumenter for deg, gjør dem om til kjøpsfakturaer og bokfører dem i regnskapet ditt. Pengene du skylder leverandører, kalles leverandørgjeld.

Innhenting av dokumenter

Opplasting. Du laster opp et leverandørdokument: en PDF-fil, et bilde, en Word- eller en PowerPoint-fil på opptil 10 MB.
Lesing. Nordlet leser dokumentet og fyller ut et utkast: leverandør, datoer, totalsummer og linjer.
Leverandørsøk. Nordlet leter etter leverandøren blant partnerne dine ved hjelp av organisasjonsnummer, deretter partnummer og til slutt navn.
E-postmottak. Bedriften din får sin egen mottaksadresse for e-post. Videresend leverandørfakturaer dit, så dukker vedleggene opp på siden for dokumentfangst. De kan leses så snart de ankommer.
Peppol. Med ditt eget Peppol-aksesspunkt dukker også e-fakturaer som leverandørene sender deg, opp blant de innhentede dokumentene. Se Peppol-veiledningen.
Kontroller og lagre. Du sjekker utkastet og lagrer det. Nordlet oppretter en kjøpsfaktura eller en kreditnota og legger ved originaldokumentet.

Ofte stilte spørsmål om dokumentfangst forklarer mottaksadressen og den automatiske lesingen.

Registrering av kjøp

En kjøpsfaktura starter som et utkast. Når du registrerer den, bokføres den i regnskapet ditt.

Kontoer. Hver linje går til en utgiftskonto: den som er angitt på linjen, eventuelt den på varen, den på transaksjonstypen eller bedriftens standardkonto. Se veiledningen for transaksjonstyper.
Mva. Merverdiagiften bokføres som inngående mva. du kan kreve tilbake. En bedrift som ikke er registrert for mva., bokfører den som en del av kostnaden i stedet.
Omvendt avgiftsplikt. Enkelte grenseoverskridende kjøp har mva. som kjøperen selv må beregne og innberette. Nordlet bokfører begge sider. Se omvendt avgiftsplikt (reverse charge VAT).
Kostnader fordelt over måneder. En linje for en periode, for eksempel en årlig forsikring, kan bokføres som forskuddsbetalt kostnad og periodiseres måned for måned.
Lager. Varer på en kjøpsfaktura kan gå rett inn på et lager.
Ingen doble oppføringer. Samme dokumentnummer fra samme leverandør avvises.
Kreditnotaer fra leverandør. En kreditnota fra en leverandør registreres mot den tilhørende fakturaen og reduserer det du skylder.

Ved større innkjøp kan du bruke en bestilling: den sendes inn, godkjennes, og deretter mottas varene mot denne.

Ansatte og reiser

Utgiftsrapporter. En ansatts utlegg registreres i en nummerert utgiftsrapport. Hver linje går til sin konto, og mva.-en går til inngående mva. Rapporten gjør opp for forskuddet den ansatte fikk utbetalt.
Forskudd. Nordlet viser utbetalte forskudd, returnerte beløp og åpen saldo per ansatt.
Tjenesteriser. Du setter en dagsgodtgjørelse per destinasjonsland. En reise henter sine dager og godtgjørelser fra denne satsen.
Inn i lønnssystemet. Godtgjørelsen for en godkjent reise legges til månedens lønnskjøring uten skattetrekk. Se lønn.

Betaling til leverandører

En registrert kjøpsfaktura kan betales fra banken og avstemmes mot banktransaksjonen.
Den kan også betales kontant med en nummerert kontantutbetaling, noe som oppdaterer betalingsstatusen.

FAQ

Må jeg skrive inn hver eneste leverandørfaktura manuelt?

Nei. Last den opp eller send den på e-post til mottaksadressen din. Nordlet leser den, og du sjekker utkastet.

Bokføres et innhentet dokument med en gang?

Nei. Når du lagrer et fanget dokument, opprettes det et utkast til kjøpsfaktura. Det bokføres først i regnskapet når du velger å registrere det.

Kan jeg slette en kjøpsfaktura?

Bare så lenge den er et utkast. En registrert faktura må korrigeres med en kreditnota.