Správa výdajů

Zpracovávejte dodavatelské faktury a účtenky nahráním nebo e-mailem, evidujte je jako nákupy a spravujte výdajové přehledy zaměstnanců a služební cesty v aplikaci Nordlet.

Výdaje představují to, za co firma platí: dodavatelské faktury, účtenky, cestovné a náklady, které zaměstnanci nejprve uhradí ze svého a následně nárokují k proplacení.

Každý výdaj musí být zaúčtován se správnou částkou, správnou DPH a na správný účet. DPH je daň obsažená ve většině nákupních cen v Evropě; plátce DPH si ji obvykle může nárokovat zpět.

Nordlet za vás čte dodavatelské dokumenty, převádí je na přijaté faktury a účtuje je do účetnictví. Peníze, které dlužíte dodavatelům, se nazývají závazky.

Zpracování dokumentů

Nahrání. Svému dodavateli nahrajete dokument, jako je PDF, obrázek, soubor aplikace Word nebo PowerPoint, o velikosti do 10 MB.
Načtení. Nordlet dokument přečte a předvyplní návrh: dodavatele, data, celkové částky a jednotlivé položky.
Přiřazení dodavatele. Nordlet vyhledá dodavatele mezi vašimi partnery nejprve podle DIČ, poté podle IČO a nakonec podle názvu.
Příjem e-mailem. Vaše firma získá vlastní e-mailovou adresu pro příjem dokumentů. Přepošlete na ni dodavatelské faktury a přílohy se objeví na stránce pro zpracování. Lze je číst ihned po doručení.
Peppol. S vlastním přístupovým bodem Peppol se elektronické faktury od vašich dodavatelů objeví také mezi zpracovanými dokumenty. Podívejte se do příručky k síti Peppol.
Kontrola a uložení. Zkontrolujete vytvořený návrh a uložíte jej. Nordlet vytvoří přijatou fakturu nebo dobropis a připojí k ní původní dokument.

Časté dotazy ke zpracování dokumentů vysvětlují fungování příchozí adresy a automatického čtení.

Evidence nákupů

Přijatá faktura začíná jako koncept. Její zaúčtováním se provede zápis do účetnictví.

Účty. Každý řádek směřuje na nákladový účet: ten, který je uveden na řádku, případně na položce, na typu operace nebo na výchozím nastavení firmy. Podívejte se do příručky k typům operací.
DPH. DPH se zaúčtuje jako daň na vstupu, kterou si můžete nárokovat. Firma, která není plátcem DPH, ji naproti tomu účtuje jako součást nákladů.
Přenesení daňové povinnosti (reverse charge). Některé zahraniční nákupy podléhají DPH, kterou si kupující musí sám vyměřit. Nordlet zaúčtuje obě strany. Podívejte se na přenesení daňové povinnosti k DPH.
Náklady rozepsané do více měsíců. Položku za určité období, například roční pojištění, lze zaúčtovat jako časové rozlišení nákladů (předplatné) a rozpouštět ji měsíc po měsíci.
Zásoby. Zboží na přijaté faktuře může jít rovnou na sklad.
Zamezení duplicitě. Stejné číslo dokumentu od stejného dodavatele je odmítnuto.
Dodavatelské dobropisy. Dodavatelský dobropis se zaúčtuje proti příslušné faktuře a snižuje výši vašeho závazku.

Pro větší nákupy můžete použít objednávku: odešle se, schválí a následně se proti ní přijme zboží na sklad.

Zaměstnanci a cestovné

Cestovní výdaje a vyúčtování. Výdaje zaměstnance se zaznamenávají v očíslovaném vyúčtování. Každý řádek jde na příslušný účet a DPH na daň na vstupu. Vyúčtování slouží k vypořádání poskytnuté zálohy.
Zálohy. Nordlet zobrazuje přehled poskytnutých záloh, vrácených částek a otevřeného zůstatku pro každého zaměstnance.
Služební cesty. Pro každou cílovou zemi nastavíte denní stravné. Cestě se přiřadí dny a příslušná sazba stravného.
Zpracování ve mzdách. Stravné ze schválené cesty se bez daně přičte k mzdovému listu za daný měsíc. Podívejte se na mzdy.

Platby dodavatelům

Zaúčtovanou přijatou fakturu lze uhradit z bankovního účtu a spárovat s bankovním řádkem.
Lze ji také uhradit v hotovosti pomocí očíslovaného výdajového pokladního dokladu, čímž se aktualizuje její stav úhrady.

FAQ

Musím ručně přepisovat každou dodavatelskou fakturu?

Ne. Stačí ji nahrát nebo odeslat e-mailem na vaši adresu pro příchozí dokumenty. Nordlet ji přečte a vy pouze zkontrolujete návrh.

Zaúčtuje se zachycený dokument okamžitě?

Ne. Uložením zachyceného dokumentu vznikne koncept přijaté faktury. Do účetnictví se zaúčtuje až ve chvíli, kdy jej definitivně zaregistrujete.

Mohu smazat přijatou fakturu?

Pouze dokud je ve stavu konceptu. Zaúčtovanou fakturu je nutné opravit dobropisem.