Auslagen- und Rechnungsmanagement

Erfassen Sie Lieferantenrechnungen und Belege per Upload oder E-Mail, verbuchen Sie diese als Einkäufe und wickeln Sie Spesenabrechnungen von Mitarbeitenden sowie Geschäftsreisen in Nordlet ab.

Auslagen umfassen alle geschäftlichen Aufwendungen: Lieferantenrechnungen, Belege, Reisekosten sowie Kosten, die Mitarbeitende zunächst selbst auslegen und sich erstatten lassen.

Jeder Geschäftsvorfalls muss mit dem korrekten Betrag, der richtigen Mehrwertsteuer (VAT) und dem passenden Kontenrahmen erfasst werden. Die Mehrwertsteuer ist die in den meisten europäischen Einkaufspreisen enthaltene Steuer, die ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen in der Regel geltend machen kann.

Nordlet liest Lieferantendokumente für Sie aus, wandelt sie in Eingangsrechnungen um und verbucht sie in Ihrer Buchhaltung. Die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten werden als Kreditorenbuchhaltung (accounts payable) bezeichnet.

Dokumentenerfassung

Upload. Sie laden ein Lieferantendokument hoch (PDF, Bild, Word- oder PowerPoint-Datei bis zu 10 MB).
Auslesen. Nordlet liest das Dokument aus und erstellt einen Entwurf mit Lieferant, Daten, Gesamtbeträgen und Positionen.
Lieferantenabgleich. Nordlet sucht den Lieferanten anhand der USt-IdNr., gefolgt von der Partnernummer und dem Namen in Ihrem Partnerverzeichnis.
E-Mail-Postfach. Ihr Unternehmen erhält eine eigene E-Mail-Adresse für den Belegempfang. Leiten Sie Lieferantenrechnungen dorthin weiter, erscheinen die Dateianhänge automatisch auf der Erfassungsseite und können direkt nach Eingang ausgelesen werden.
Peppol. Über Ihren eigenen Peppol-Zugangspunkt erscheinen auch E-Invoices, die Ihnen Ihre Lieferanten senden, direkt bei den erfassten Belegen. Weitere Informationen finden Sie im Peppol-Leitfaden.
Prüfen und Speichern. Sie überprüfen den Entwurf und speichern ihn. Nordlet erstellt daraufhin eine Eingangsrechnung oder eine Gutschrift und verknüpft das Originaldokument.

In der FAQ zur Belegenerfassung werden die Empfangsadresse und das automatische Auslesen näher erläutert.

Einkäufe verbuchen

Eine Eingangsrechnung beginnt als Entwurf. Erst durch das Festschreiben bzw. Registrieren wird sie in der Buchhaltung verbucht.

Kontierung. Jede Position wird auf ein Aufwandskonto gebucht: entweder das in der Position angegebene Konto, das des Artikels, das des Vorgangstyps oder andernfalls das Standardkonto des Unternehmens. Beachten Sie dazu den Leitfaden zu Vorgangstypen.
Mehrwertsteuer. Die Mehrwertsteuer wird als abziehbare Vorsteuer verbucht. Unternehmen ohne Vorsteuerabzugsberechtigung buchen sie stattdessen als Teil der Anschaffungskosten.
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Bei bestimmten grenzüberschreitenden Einkäufen fällt eine Mehrwertsteuer an, die der Käufer selbst ausweisen muss. Nordlet verbucht diesen Sachverhalt auf beiden Seiten. Siehe hierzu Reverse-Charge-Verfahren (reverse charge VAT).
Abgrenzung von Kosten über mehrere Monate. Positionsbezogene Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum, wie etwa eine Jahresversicherung, können als transitorischer Rechnungsabgrenzungsposten (prepaid expense) erfasst und monatlich aufgelöst werden.
Lagerhaltung. Waren aus einer Eingangsrechnung können direkt in ein Lager eingebucht werden.
Doppelverbuchungsschutz. Die Erfassung derselben Belegnummer desselben Lieferanten wird automatisch abgewiesen.
Lieferantengutschriften. Eine Lieferantengutschrift wird direkt gegen die zugehörige Rechnung gebucht und mindert die offene Verbindlichkeit.

Für größere Anschaffungen können Sie eine Bestellung (purchase order) verwenden: Diese wird eingereicht, genehmigt und der Wareneingang wird anschließend gegen diese Bestellung gebucht.

Mitarbeitende und Geschäftsreisen

Spesenabrechnungen. Die Auslagen eines Mitarbeitenden werden in einer nummerierten Spesenabrechnung erfasst. Jede Position wird auf ihr jeweiliges Konto und die Mehrwertsteuer als Vorsteuer gebucht. Die Abrechnung dient zugleich der Verrechnung von Vorschüssen, die an den Mitarbeitenden ausgezahlt wurden.
Vorschüsse. Nordlet zeigt übersichtlich pro Mitarbeitender oder Mitarbeiter die ausgezahlten Vorschüsse, die Rückzahlungsbeträge sowie den Saldo an.
Geschäftsreisen. Sie legen einen Verpflegungsmehraufwand (Tagespauschale) pro Zielland fest. Eine Reise übernimmt die Reisetage und die Pauschale automatisch auf Basis dieses Satzes.
Integration in die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Pauschbetrag einer genehmigten Reise wird steuerfrei in die Lohnabrechnung des jeweiligen Monats übernommen. Siehe Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Lieferanten bezahlen

Eine registrierte Eingangsrechnung kann über die Bank bezahlt und direkt mit dem entsprechenden Bankumsatz abgeglichen werden.
Alternativ ist eine Barzahlung über eine nummerierte Kagenausgabe (Kassenbeleg) möglich, wodurch sich der Zahlungsstatus der Rechnung automatisch aktualisiert.

FAQ

Muss ich jede Lieferantenrechnung manuell eintippen?

Nein. Laden Sie das Dokument hoch oder senden Sie es an Ihre Beleg-E-Mail-Adresse. Nordlet liest die Daten aus und Sie müssen den Entwurf nur noch prüfen.

Wird ein erfasster Beleg sofort verbucht?

Nein. Das Speichern eines Belegs erzeugt lediglich einen Entwurf der Eingangsrechnung. Die eigentliche Verbuchung in der Buchhaltung erfolgt erst mit dem Festschreiben.

Kann ich eine Eingangsrechnung löschen?

Dies ist nur im Entwurfsstatus möglich. Eine bereits verbuchte Rechnung kann ausschließlich über eine Gutschrift korrigiert werden.