Költséggazdálkodás

Szállítói számlák és bizonylatok rögzítése feltöltéssel vagy e-mailben, beszerzésként való nyilvántartásba vétele, valamint a munkavállalói elszámolások és kiküldetések kezelése a Nordlet rendszerében.

A költségek azok a kiadások, amelyeket a vállalkozás fizet: szállítói számlák, nyugták, utazási költségek, valamint azok a tételek, amelyeket a munkavállalók előlegeznek meg és igényelnek vissza.

Minden költséget a megfelelő összeggel, a helyes áfával és a megfelelő főkönyvi számlával kell rögzíteni. Az áfa az Európában a legtöbb beszerzési árban szereplő adó, amelyet az áfafizető vállalkozások általában visszaigényelhetnek.

A Nordlet ön helyett olvassa be a szállítói dokumentumokat, beszerzési számlákká alakítja azokat, és könyveli a tételeket. A szállítóknak fizetendő összegeket szállítói tartozásoknak nevezzük.

Dokumentumok rögzítése

Feltöltés. Feltölthet egy szállítói dokumentumot: PDF-et, képet, Word- vagy PowerPoint-fájlt legfeljebb 10 MB méretig.
Beolvasás. A Nordlet beolvassa a dokumentumot, és kitölti a piszkozatot: a szállítót, a dátumokat, a végösszegeket és a tételcsoportokat.
Szállító párosítása. A Nordlet áószám, partnerkód, majd név alapján keresi meg a szállítót a partnerei között.
E-mail alapú fogadás. Cége saját fogadási e-mail címet kap. Ha erre továbbítja a szállítói számlákat, a mellékletek megjelennek a rögzítési oldalon, és érkezésük után azonnal beolvashatók.
Peppol. Saját Peppol-hozzáférési pont használata esetén a szállítók által küldött elektronikus számlák szintén megjelennek a rögzített dokumentumok között. Lásd a Peppol útmutatót.
Ellenőrzés és mentés. Ön ellenőrzi a piszkozatot, majd elmenti. A Nordlet létrehoz egy beszerzési számlát vagy helyesbítő számlát, és csatolja az eredeti dokumentumot.

A bizonylat-rögzítési GYIK bemutatja a fogadási címet és az automatikus beolvasást.

Beszerzések nyilvántartása

A beszerzési számla piszkozatként indul. A nyilvántartásba vételével megtörténik a könyvelése.

Számlák. Minden tétel a megfelelő ráfordítási számlára kerül: soron szereplő számlára, cikk szerinti számlára, művelettípus szerinti számlára, vagy ennek hiányában a vállalat alapértelmezett számlájára. Lásd a művelettípusok útmutatóját.
Áfa. Az áfa elszámolása levonható áfaként történik. Az áfaregisztrációval nem rendelkező vállalkozások az áfát a költség részeként könyvelik.
Fordított adózás. Egyes határokon átnyúló beszerzések olyan áfát tartalmaznak, amelyet a vevőnek kell megállapítania. A Nordlet a tranzakció mindkét oldalát lekönyveli. Lásd a fordított adózású áfát.
Hónapokra elosztott költségek. Az időszaki tételek, például az éves biztosítás, aktív időbeli elhatárolásként könyvelhetők, majd hónapról hónapra leírhatók.
Készlet. A beszerzési számlán szereplő áruk közvetlenül raktárra vehetők.
Duplikáció szűrése. Ugyanazon szállító azonos bizonylatszámú számlájának rögzítését a rendszer elutasítja.
Szállítói helyesbítő számlák. A szállítói helyesbítő számlát az eredeti számlához kapcsolva kell rögzíteni, ami csökkenti a tartozást.

Nagyobb beszerzésekhez beszerzési megrendelés használható: a megrendelést jóváhagyják, majd az áru átvétele ennek alapján történik.

Munkavállalók és utazások

Költségelszámolások. A munkavállaló kiadásai sorszámozott költségelszámolásban rögzülnek. Minden tétel a saját főkönyvi számlájára, az áfa pedig az előzetesen felszámított áfa számlára kerül. Az elszámolás lezárja a munkavállalónak adott készpénzelőleget.
Készpénzelőlegek. A Nordlet munkavállalónként mutatja a kiadott előlegeket, a visszafizetett összegeket és a nyitott egyenleget.
Kiküldetések. Megadhat célországonkénti napi napidíjat. A kiküldetés napjai és a napidíj összege ezen arány alapján számítódik.
Bérszámfejtésbe való átvétel. A jóváhagyott kiküldetés napidíja adómentesen hozzáadódik az adott havi bérszámfejtéshez. Lásd a bérszámfejtést.

Szállítók kifizetése

A rögzített beszerzési számla kifizethető a bankból, és párosítható a bankszámlakivonaton szereplő tétellel.
Készpénzben is kifizethető egy sorszámozott kiadási pénztárbizonylattal, amely frissíti a fizetési státuszt.

FAQ

Be kell gépelnem minden egyes szállítói számlát?

Nem. Elég feltölteni vagy elküldeni e-mailben a fogadási címre. A Nordlet beolvassa, Ön pedig ellenőrzi a piszkozatot.

A rögzített dokumentum könyvelése azonnal megtörténik?

Nem. A rögzítés mentése egy beszerzési számla piszkozatot hoz létre. A könyvelés csak a nyilvántartásba vételkor történik meg.

Törölhetek egy beszerzési számlát?

Csak amíg az piszkozat státuszú. A már rögzített számlát helyesbítő számlával lehet módosítani.