Expense management
Capture supplier invoices and receipts by upload or e-mail, register them as purchases, and handle employee expense reports and business trips in Nordlet.
खर्चे वे राशियां हैं जिनका भुगतान व्यवसाय द्वारा किया जाता है: आपूर्तिकर्ता (supplier) के चालान, रसीदें, यात्रा और वे लागतें जिनका भुगतान कर्मचारी पहले करते हैं और बाद में रिफंड का दावा करते हैं।
प्रत्येक खर्चे को सही राशि, सही वैट (VAT) और सही खाते के साथ दर्ज किया जाना चाहिए। वैट वह कर है जो यूरोप में अधिकांश खरीद कीमतों में शामिल होता है; वैट के लिए पंजीकृत व्यवसाय आमतौर पर इसका रिफंड (claim back) ले सकते हैं।
Nordlet आपके लिए आपूर्तिकर्ता के दस्तावेजों को पढ़ता है, उन्हें खरीद चालान (purchase invoices) में बदलता है और आपकी बहियों (books) में दर्ज करता है। आपूर्तिकर्ताओं को चुकाई जाने वाली राशि को विविध लेनदार (accounts payable) कहा जाता है।
दस्तावेज़ कैप्चर करना
- अपलोड (Upload): आप आपूर्तिकर्ता का दस्तावेज़ अपलोड करते हैं: एक PDF, चित्र, Word या PowerPoint फ़ाइल, अधिकतम 10 MB तक।
- रीडिंग (Reading): Nordlet इसे पढ़ता है और एक ड्राफ्ट तैयार करता है: आपूर्तिकर्ता, तिथियां, कुल राशि और लाइनें।
- आपूर्तिकर्ता मिलान (Supplier match): Nordlet वैट कोड के आधार पर, फिर पार्टनर कोड के आधार पर और फिर नाम के आधार पर आपके भागीदारों (partners) के बीच आपूर्तिकर्ता की खोज करता है।
- ईमेल इनटेक (E-mail intake): आपकी कंपनी को अपना स्वयं का इनटेक ईमेल पता मिलता है। आपूर्तिकर्ता के चालान इस पर अग्रेषित (forward) करें और संलग्नक (attachments) कैप्चर पेज पर दिखाई देने लगते हैं। आते ही उन्हें पढ़ा जा सकता है।
- Peppol: अपने खुद के Peppol एक्सेस पॉइंट के साथ, आपके आपूर्तिकर्ताओं द्वारा भेजे जाने वाले ई-चालान (e-invoices) भी कैप्चर किए गए दस्तावेजों के बीच दिखाई देते हैं। Peppol मार्गदर्शिका देखें।
- समीक्षा करें, फिर सहेजें (Review, then save): आप ड्राफ्ट की जांच करते हैं और इसे सहेजते हैं। Nordlet एक खरीद चालान, या क्रेडिट नोट (credit note) बनाता है, और मूल दस्तावेज़ को संलग्न करता है।
दस्तावेज़ कैप्चर अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न इनटेक पते और स्वचालित रीडिंग के बारे में बताते हैं।
खरीदारी दर्ज करना
एक खरीद चालान एक ड्राफ्ट के रूप में शुरू होता है। इसे दर्ज करने पर यह आपकी बहियों में पोस्ट हो जाता है।
- खाते (Accounts): प्रत्येक लाइन एक व्यय खाते (expense account) में जाती है: लाइन पर दिया गया खाता, या यदि वह न हो तो आइटम पर दिया गया खाता, या ऑपरेशन प्रकार पर दिया गया खाता, या फिर कंपनी का डिफ़ॉल्ट खाता। ऑपरेशन प्रकार मार्गदर्शिका देखें।
- वैट (VAT): वैट को उस वैट के रूप में बुक किया जाता है जिसका आप रिफंड ले सकते हैं (input VAT)। जो कंपनी वैट के लिए पंजीकृत नहीं है, वह इसके बजाय इसे लागत के हिस्से के रूप में बुक करती है।
- रिवर्स चार्ज (Reverse charge): कुछ सीमा पार (cross-border) खरीदारी पर ऐसा वैट होता है जिसे खरीदार को स्वयं पर लगाना पड़ता है। Nordlet दोनों पक्षों को बुक करता है। रिवर्स चार्ज वैट देखें।
- महीनों में फैली लागत (Costs spread over months): किसी अवधि के लिए एक लाइन, जैसे कि वार्षिक बीमा, को प्रीपेड व्यय के रूप में बुक किया जा सकता है और महीने-दर-महीने समायोजित किया जा सकता है।
- स्टॉक (Stock): खरीद चालान पर मौजूद सामान सीधे गोदाम में जा सकता है।
- कोई दोहरी प्रविष्टि नहीं (No double entry): एक ही आपूर्तिकर्ता के समान दस्तावेज़ नंबर को अस्वीकार कर दिया जाता है।
- आपूर्तिकर्ता क्रेडिट नोट (Supplier credit notes): आपूर्तिकर्ता का क्रेडिट नोट उसके चालान के मुकाबले दर्ज किया जाता है और आपके द्वारा देय राशि को कम करता है।
बड़ी खरीदारी के लिए आप खरीद ऑर्डर (purchase order) का उपयोग कर सकते हैं: इसे सबमिट किया जाता है, स्वीकृत किया जाता है, और फिर उसके एवज में सामान प्राप्त किया जाता है।
कर्मचारी और यात्रा
- व्यय रिपोर्ट (Expense reports): किसी कर्मचारी के खर्च को एक क्रमांकित व्यय रिपोर्ट में दर्ज किया जाता है। प्रत्येक लाइन अपने खाते में जाती है और वैट इनपुट वैट में जाता है। यह रिपोर्ट उस नकद अग्रिम (cash advance) का निपटान करती है जो कर्मचारी को दिया गया था।
- नकद अग्रिम (Cash advances): Nordlet प्रत्येक कर्मचारी के लिए दिए गए अग्रिम, लौटाई गई राशि और शेष बकाया राशि को प्रदर्शित करता है।
- व्यापारिक यात्राएं (Business trips): आप गंतव्य देश के अनुसार दैनिक भत्ता (daily allowance) तय करते हैं। किसी यात्रा को उस दर से उसके दिन और भत्ता मिलता है।
- पेरोल में (Into payroll): स्वीकृत यात्रा के भत्ते को कर के बिना उस महीने के पेरोल रन में जोड़ दिया जाता है। पेरोल देखें।
आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करना
- पंजीकृत खरीद चालान का भुगतान बैंक से किया जा सकता है और बैंक लाइन से मिलाया जा सकता है।
- इसका भुगतान एक क्रमांकित नकद संवितरण (cash disbursement) के साथ नकद में भी किया जा सकता है, जो इसके भुगतान की स्थिति को अपडेट करता है।
FAQ
क्या मुझे हर आपूर्तिकर्ता के चालान को टाइप करना होगा?
नहीं। इसे अपलोड करें या अपने इनटेक पते पर ईमेल करें। Nordlet इसे पढ़ता है और आप ड्राफ्ट की जांच करते हैं।
क्या कैप्चर किया गया दस्तावेज़ तुरंत बुक हो जाता है?
नहीं। कैप्चर को सहेजने से एक ड्राफ्ट खरीद चालान बनता है। यह केवल तभी आपकी बहियों में पोस्ट होता है जब आप इसे दर्ज करते हैं।
क्या मैं खरीद चालान हटा सकता हूँ?
केवल तभी जब यह एक ड्राफ्ट हो। पंजीकृत चालान को क्रेडिट नोट के साथ सुधारा जाता है।