Kulujen hallinta

Tallenna toimittajien laskut ja kuitit lataamalla tai sähköpostitse, kirjaa ne ostolaskuiksi ja käsittele työntekijöiden matkalaskut sekä liikematkat Nordletissa.

Kuluilla tarkoitetaan yrityksen maksettaviksi tulevia eri eriä: toimittajien laskuja, kuitteja, matkakuluja sekä työntekijöiden itse maksamia ja takaisin perimiä kustannuksia.

Jokainen kulu on kirjattava oikealla summalla, oikealla arvonlisäverolla (VAT) ja oikealle tilille. Arvonlisävero sisältyy useimpiin ostohintoihin Euroopassa, ja arvonlisäverovelvollinen yritys voi yleensä vähentää sen.

Nordlet lukee toimittajien asiakirjat puolestasi, muuntaa ne ostolaskuiksi ja kirjaa ne kirjanpitoosi. Toimittajille maksettavaa velkaa kutsutaan ostoveloiksi (accounts payable).

Asiakirjojen tallennus

Lataus. Voit ladata toimittajan asiakirjan: PDF-tiedoston, kuvan, Word- tai PowerPoint-tiedoston, jonka koko on enintään 10 Mt.
Lukeminen. Nordlet lukee asiakirjan ja täyttää luonnoksen tiedot: toimittajan, päivämäärät, loppusummat ja rivit.
Toimittajan täsmäytys. Nordlet etsii toimittajaa kumppaneistasi ensin ALV-tunnuksen, sitten kumppanikoodin ja lopulta nimen perusteella.
Sähköpostivastaanotto. Yrityksesi saa oman vastaanottosähköpostiosoitteen. Kun edelleenlähetät toimittajien laskut tähän osoitteeseen, liitteet ilmestyvät tallennussivulle ja ne voidaan lukea heti saapumisen jälkeen.
Peppol. Oma Peppol-tukipisteesi mahdollistaa sen, että toimittajiesi lähettämät verkkolaskut (e-invoice) näkyvät myös tallennettujen asiakirjojen joukossa. Katso Peppol-opas.
Tarkista ja tallenna. Tarkistat luonnoksen ja tallennat sen. Nordlet luo ostolaskun tai hyvityslaskun (credit note) ja liittää alkuperäisen asiakirjan mukaan.

Asiakirjojen tallennuksen FAQ -osio selittää vastaanotto-osoitteen ja automaattisen luvun toimintaa.

Ostojen kirjaaminen

Ostolasku alkaa luonnoksena. Sen kirjaaminen vie sen kirjanpitoon.

Tilit. Jokainen rivi ohjautuu kulutilille: joko rivillä määritetylle tilille, tuotteen tilille, tapahtumalajin tilille tai yrityksen oletustilille. Katso tapahtumalajien opas.
Arvonlisävero. Arvonlisävero kirjataan vähennettäväksi arvonlisäveroksi. Arvonlisäverottomaksi rekisteröitynyt yritys sen sijaan kirjaa veron osaksi kustannusta.
Käännetty arvonlisävero. Joihinkin rajat ylittäviin ostoihin liittyy arvonlisävero, joka ostajan on tilitettävä itse. Nordlet kirjaa tapahtuman molemmat puolet. Katso käännetty arvonlisävero (reverse charge VAT).
Kuukausille jakautuvat kulut. Tietylle ajanjaksolle kohdistuva rivi, kuten vuosivakuutus, voidaan kirjata siirtovelkoihin ja -saamisiin (prepaid expense) ja jaksottaa kuukausi kuukaudelta.
Varasto. Ostolaskun tavarat voidaan viedä suoraan varastoon.
Ei kaksoiskirjauksia. Järjestelmä hylkää saman toimittajan saman laskunumeron.
Toimittajien hyvityslaskut. Toimittajan hyvityslasku kirjataan alkuperäistä laskua vasten, mikä pienentää velkaasi.

Suurempia hankintoja varten voit käyttää ostotilausta (purchase order): se lähetetään, hyväksytään ja tavarat otetaan vastaan tilausta vasten.

Työntekijät ja matkat

Matkalaskut ja kululaskut. Työntekijän kulut kirjataan numeroidulle kululaskulle. Jokainen rivi ohjautuu omalle tililleen ja arvonlisävero vähennettävään arvonlisäveroon. Kululaskulla kuitataan työntekijälle maksettu ennakko.
Käteisennakot. Nordlet näyttää työntekijäkohtaisesti annetut ennakot, palautetut summat ja avoimen saldon.
Liikematkat. Määrität kohdemaakohtaisen päivärahan. Matkalle haetaan päivät ja päivärahat kyseisen taksin mukaan.
Palkanlaskentaan. Hyväksytyn matkan päivärahat lisätään verottomana kyseisen kuukauden palkanlaskentaan. Katso palkanlaskenta.

Toimittajien maksaminen

Kirjattu ostolasku voidaan maksaa pankista ja täsmäyttää pankkitapahtumaan.
Sen voi maksaa myös käteisellä numeroidulla kassaulkomaksulla, mikä päivittää laskun maksutilan.

FAQ

Pitääkö minun syöttää jokainen toimittajan lasku käsin?

Ei tarvitse. Lataa se tai lähetä sähköpostitse vastaanotto-osoitteeseesi. Nordlet lukee sen, ja sinä tarkistat luonnoksen.

Kirjataanko tallennettu asiakirja heti kirjanpitoon?

Ei. Tallennus luo ostolaskuluonnoksen. Se kirjataan kirjanpitoon vasta, kun rekisteröit sen.

Voinko poistaa ostolaskun?

Vain niin kauan kuin se on luonnosvaiheessa. Kirjattu lasku korjataan hyvityslaskulla.