Masraf yönetimi

Tedarikçi faturalarını ve fişlerini yükleyerek veya e-posta yoluyla yakalayın, bunları satın alma olarak kaydedin ve Nordlet'te personel masraf raporları ile iş seyahatlerini yönetin.

Masraflar bir işletmenin ödeme yaptığı kalemlerden oluşur: tedarikçi faturaları, fişler, seyahatler ve personelin önceden ödeyip sonradan talep ettiği masraflar.

Her masraf doğru tutar, doğru KDV (VAT) ve doğru hesap ile kaydedilmelidir. KDV, Avrupa'daki çoğu alış fiyatına dahil olan vergidir; KDV mükellefi olan bir işletme bu vergiyi genellikle indirim konusu yapabilir (claim back).

Nordlet tedarikçi belgelerini sizin için okur, bunları satın alma faturasına dönüştürür ve defterlerinize kaydeder (post). Tedarikçilere borçlu olduğunuz tutara ticari borçlar (accounts payable) denir.

Belgeleri Yakalama

Yükleme: En fazla 10 MB boyutunda bir tedarikçi belgesini (PDF, görsel, Word veya PowerPoint dosyası) yüklersiniz.
Okuma: Nordlet belgeyi okur ve bir taslak doldurur: tedarikçi, tarihler, toplamlar ve kalemler.
Tedarikçi eşleştirme: Nordlet tedarikçiyi önce KDV numarasına, ardından cari koduna ve son olarak adına göre ortaklarınız arasında arar.
E-posta ile alma: Şirketinizin kendine ait bir gelen evrak e-posta adresi olur. Tedarikçi faturalarını bu adrese yönlendirirsiniz ve ekler yakalama sayfasında görünür. Gelir gelmez okunabilirler.
Peppol: Kendi Peppol erişim noktanız (access point) ile tedarikçilerinizin size gönderdiği e-faturalar da yakalanan belgeler arasında görünür. Peppol kılavuzuna göz atın.
İnceleme ve kaydetme: Taslağı kontrol edip kaydedersiniz. Nordlet bir satın alma faturası veya alacak dekontu (credit note) oluşturur ve orijinal belgeyi ekler.

Belge yakalama SSS (FAQ) bölümünde gelen kutusu adresi ve otomatik okuma özellikleri açıklanmaktadır.

Satın Almaları Kaydetme

Bir satın alma faturası taslak olarak başlar. Kaydedilmesi, faturanın defterlerinize işlenmesini sağlar.

Hesaplar: Her kalem bir masraf hesabına gider: ya kalem üzerindeki hesaba, ya mal veya hizmet üzerindeki hesaba, ya işlem türü üzerindeki hesaba ya da şirket varsayılanına. İşlem türleri kılavuzuna bakın.
KDV: KDV, indirim konusu yapabileceğiniz (claim back) KDV olarak muhasebeleştirilir. KDV mükellefi olmayan bir şirket ise bunu maliyetin bir parçası olarak kaydeder.
Ters kayıt KDV (Reverse charge): Bazı sınır ötesi satın almalar, alıcının kendisi tarafından beyan etmesi gereken KDV'yi içerir. Nordlet her iki tarafı da kaydeder. Ters kayıt KDV'ye bakın.
Aylara yayılan maliyetler: Yıllık sigorta gibi belirli bir döneme ait kalem, gelecek aylara ait gider olarak kaydedilebilir ve ay ay mahsup edilebilir.
Stok: Satın alma faturasındaki mallar doğrudan bir am部に (depoya) girebilir.
Çift kayıt önleme: Aynı tedarikçiden gelen aynı belge numarası reddedilir.
Tedarikçi alacak dekontları: Bir tedarikçi alacak dekontu, ilgili faturaya istinaden kaydedilir ve borcunuzu düşürür.

Daha büyük alımlar için satın alma siparişi (purchase order) kullanabilirsiniz: sipariş iletilir, onaylanır ve ardından mallar buna istinaden teslim alınır.

Personel ve Seyahatler

Masraf raporları: Bir personelin harcamaları numaralandırılmış bir masraf raporunda kaydedilir. Her kalem ilgili hesabına, KDV'si ise indirilecek KDV'ye gider. Bu rapor, personele verilen avansın mahsup edilmesini sağlar.
Avanslar: Nordlet, her personel için verilen avansları, iade edilen tutarları ve açık bakiye durumunu gösterir.
İş seyahatleri: Gidilen ülkeye göre günlük harcırah (günlük ödenek) belirlersiniz. Bir seyahat, günlerini ve bu orana göre harcırahını bu şekilde alır.
Bordroya aktarım: Onaylanan bir seyahatin harcırahı, o ayın bordro hesaplamasına vergisiz olarak eklenir. Bordro bölümüne bakın.

Tedarikçilere Ödeme Yapma

Kaydedilmiş bir satın alma faturası bankadan ödenebilir ve ilgili banka hareketiyle eşleştirilebilir.
Ayrıca numaralandırılmış bir kasa çıkış fişiyle nakit olarak da ödenebilir, bu işlem faturanın ödenmiş durumunu günceller.

SSS

Her tedarikçi fatura girişini elle mi yapmalıyım?

Hayır. Belgeyi yükleyin veya gelen evrak adresinize e-posta ile gönderin. Nordlet onu okur ve siz taslağı kontrol edersiniz.

Yakalanan bir belge hemen deftere işlenir mi?

Hayır. Bir yakalamayı kaydetmek taslak satın alma faturası oluşturur. Defterlerinize yalnızca kaydı tamamladığınızda işlenir.

Bir satın alma faturasını silebilir miಬಹುದು?

Yalnızca taslak aşamasındayken silebilirsiniz. Kaydedilmiş bir fatura ancak bir alacak dekontu ile düzeltilebilir.