Udgiftsstyring

Hent leverandørfakturaer og kvitteringer via upload eller e-mail, bogfør dem som køb, og håndter medarbejderudlæg og forretningsrejser i Nordlet.

Udgifter dækker over det, en virksomhed betaler for: leverandørfakturaer, kvitteringer, rejser og omkostninger, som medarbejdere lægger ud for og får refunderet.

Hver udgift skal registreres med det rette beløb, den korrekte moms og den rette konti. Moms er den afgift, der er indeholdt i de fleste købspriser i Europa, og en momspligtig virksomhed kan som regel trække den fra.

Nordlet læser leverandørdokumenter for dig, omdanner dem til købsfakturaer og bogfører dem. De penge, du skyldes leverandørerne, kaldes leverandørgæld.

Indscanning af dokumenter

Upload. Du uploader et leverandørdokument: en PDF, et billede, en Word- eller en PowerPoint-fil på op til 10 MB.
Aflæsning. Nordlet læser dokumentet og udfylder et kladdeudkast: leverandør, datoer, totalsummer og linjer.
Leverandørmatch. Nordlet søger efter leverandøren blandt dine partnere via CVR- eller momsnummer, dernæst partnerkode og til sidst navn.
E-mail-modtagelse. Din virksomhed får sin egen modtagelsesadresse på e-mail. Videresend leverandørfakturaer dertil, og vedhæftningerne vises på siden for indscanning. De kan aflæses, så snart de modtages.
Peppol. Med dit eget Peppol-adgangspunkt vises de e-fakturaer, dine leverandører sender dig, også blandt de indscannede dokumenter. Se Peppol-guiden.
Gennemse og gem. Du tjekker udkastet og gemmer det. Nordlet opretter en købsfaktura eller en kreditnota og vedhæfter det originale dokument.

FAQ'en om dokumentindscanning forklarer modtagelsesadressen og den automatiske aflæsning.

Registrering af køb

En købsfaktura starter som et udkast. Når du registrerer den, bogføres den.

Konti. Hver linje bogføres på en omkostningskonto: enten den pågældende linjekonto, varekontoen, operationsselskabets konto eller virksomhedens standardkonto. Se guiden til operationstyper.
Moms. Momsen bogføres som købsmoms, der kan trækkes fra. En virksomhed, der ikke er momsregistreret, bogfører den som en del af omkostningen i stedet.
Omvendt betalingspligt. Visse grænseoverskridende køb er pålagt moms, som køberen selv skal afregne. Nordlet bogfører begge sider. Se omvendt betalingspligt (reverse charge VAT).
Periodisering af omkostninger. En linje for en bestemt periode, såsom en årlig forsikring, kan bogføres som en forudbetalt udgift og resultatføres måned for måned.
Lager. Varer på en købsfaktura kan gå direkte på lager.
Ingen dobbeltdokumenter. Det samme bilagsnummer fra den samme leverandør afvises.
Leverandørkreditnotaer. En leverandørkreditnota registreres mod sin tilhørende faktura og reducerer din gæld.

Ved større indkøb kan du anvende en indkøbsordre: den indsendes, godkendes, og varerne modtages efterfølgende i henhold til denne.

Medarbejdere og rejser

Udlæg. En medarbejders forbrug registreres i en nummereret udlægsrapport. Hver linje føres til sin konto, og momsen føres til købsmoms. Rapporten modregner det acontobeløb, medarbejderen har fået udbetalt.
Udlæg a conto. Nordlet viser pr. medarbejder de udbetalte acontobeløb, returnerede beløb og den udestående saldo.
Forretningsrejser. Du opsætter en dagdiæt pr. bestemmelsesland. En rejse tildeles sine dage og sin diæt på baggrund af den sats.
Lønintegration. Diæten for en godkendt rejse tilføjes skattefrit til månedens lønkørsel. Se løn.

Betaling af leverandører

En registreret købsfaktura kan betales fra banken og matches med bankposteringen.
Den kan også betales kontant med en nummereret kontant udbetaling, hvilket opdaterer dens betalingsstatus.

FAQ

Skal jeg indtaste hver eneste leverandørfaktura manuelt?

Nej. Upload den eller send den med e-mail til din modtagelsesadresse. Nordlet læser den, hvorefter du blot skal gennemse udkastet.

Bogføres et indscannet dokument med det samme?

Nej. Når du gemmer et indscannet dokument, oprettes der blot et udkast til en købsfaktura. Den bogføres først, når du aktivt registrerer den.

Kan jeg slette en købsfaktura?

Kun så længe den er et udkast. En registreret faktura skal korrigeres med en kreditnota.