费用管理
通过上传或电子邮件收集供应商发票和收据，将其登记为采购业务，并在 Nordlet 中处理员工费用报销和商务差旅。
费用是指企业发生的各项支出：供应商发票、收据、差旅费，以及员工先行垫付并申请报销的成本。
每笔费用都必须记录正确的金额、正确的 VAT（增值税）和正确的科目。VAT 是欧洲大多数采购价格中包含的税费；注册了 VAT 的企业通常可以申请退税或抵扣。
Nordlet 会为您读取供应商单据，将其转化为采购发票并记入账簿。您欠供应商的款项称为应付账款 (accounts payable)。
收集单据
- 上传。 您可以上传供应商单据：PDF、图片、Word 或 PowerPoint 文件，最大支持 10 MB。
- 识别。 Nordlet 会自动读取单据并填写草稿：供应商、日期、总金额和明细行。
- 匹配供应商。 Nordlet 会依次通过 VAT 代码、伙伴代码和名称在您的业务伙伴中查找供应商。
- 邮件接收。 您的公司拥有专属的接收电子邮箱。将供应商发票转发至该邮箱，附件便会显示在收集页面中。邮件到达后即可立即进行识别。
- Peppol。 借助您自己的 Peppol 接入点，供应商发送给您的电子发票 (e-invoice)也会直接显示在收集到的单据中。请参阅 Peppol 指南。
- 审核后保存。 您核对草稿并进行保存。Nordlet 会创建采购发票或红字发票 / 贷项通知单 (credit note)，并附上原始单据。
单据收集 FAQ 中详细说明了接收邮箱和自动识别功能。
登记采购
采购发票最初以草稿形式存在。对其进行登记即会将其记入账簿。
- 科目。 每个明细行都会计入相应的费用科目：依次取明细行上的科目、物品上的科目、业务类型上的科目，或公司默认科目。请参阅业务类型指南。
- VAT。 VAT 会被记为可抵扣进项税。未注册 VAT 的企业则将其计入成本。
- 反向征收 (Reverse charge)。 某些跨境采购涉及需要由买方自行申报缴纳的 VAT。Nordlet 会同时记账借贷双方。请参阅反向征收 VAT (reverse-charge VAT)。
- 跨期摊配成本。 针对涵盖特定期间的明细行（例如年度保险），可以作为待摊费用入账，并在各个月份进行摊销。
- 库存。 采购发票上的商品可以直接入库。
- 防止重复入账。 系统会拒绝来自同一供应商的相同发票号码。
- 供应商贷项通知单。 供应商贷项通知单针对相应的发票进行登记，从而冲减您的欠款。
对于大额采购，您可以使用采购订单 (purchase order)：经过提交、审批后，再根据该订单进行收货。
员工与差旅
- 费用报销单。 员工的消费将记录在带编号的费用报销单中。每个明细行计入相应的费用科目，VAT 计入进项税。报销单用于清算发给员工的现金预支。
- 现金预支。 Nordlet 会按员工分别展示已发放的预支款、已归还的金额以及未结清余额。
- 商务差旅。 您可以按目的地国家设置每日差旅津贴。系统会根据该标准为差旅计算天数和津贴。
- 计入薪酬。 已审批差旅的津贴将免税计入当月的薪酬发放流程中。请参阅薪酬 (payroll)。
支付供应商款项
- 已登记的采购发票可以通过银行付款，并与银行流水进行匹配。
- 也可以通过带有编号的现金支出凭证以现金支付，这会更新发票的已付款状态。
FAQ
我必须手动输入每一张供应商发票吗？
不需要。只需将其上传或发送至您的接收邮箱。Nordlet 会自动读取，您只需核对草稿即可。
收集到的单据会立即入账吗？
不会。保存收集的单据会创建采购发票草稿。只有在您对其进行登记后，才会正式记入账簿。
我可以删除采购发票吗？
只能在草稿状态下删除。已登记的发票需要通过贷项通知单进行冲销或修正。