إدارة المصروفات

التقاط فواتير الموردين والإيصالات عبر الرفع أو البريد الإلكتروني، وتسجيلها كمشتريات، ومعالجة تقارير مصروفات الموظفين ورحلات العمل في Nordlet.

المصروفات هي ما تدفعه الشركة: فواتير الموردين، والإيصالات، والسفر، والتكاليف التي يدفعها الموظفون من أموالهم الخاصة ثم يطالبون باستردادها.

يجب تسجيل كل مصروف بالمبلغ الصحيح، وضريبة القيمة المضافة VAT الصحيحة، والحساب الصحيح. ضريبة القيمة المضافة هي الضريبة المضمنة في معظم أسعار الشراء في أوروبا، وعادة ما يمكن للشركة المسجلة في ضريبة القيمة المضافة استردادها.

تقرأ Nordlet مستندات الموردين نيابة عنك، وتحولها إلى فواتير شراء وترحلها إلى دفاتر حساباتك. يُسمى المال الذي تدين به للموردين بـ الحصسابات الدائنة (accounts payable).

التقاط المستندات

الرفع (Upload). تقوم برفع مستند للمورد بصيغة PDF، أو صورة، أو ملف Word أو PowerPoint، بحجم يصل إلى 10 ميجابايت.
القراءة. تقرأ Nordlet المستند وتملأ مسودة تتضمن: المورد، والتواريخ، والإجماليات، والبنود.
مطابقة المورد. تبحث Nordlet عن المورد بين شركائك باستخدام الرقم الضريبي، ثم رمز الشريك، ثم الاسم.
الاستلام عبر البريد الإلكتروني. تحصل شركتك على عنوان بريد إلكتروني خاص بالاستلام. قم بتحويل فواتير الموردين إليه لتظهر المرفقات في صفحة الالتقاط، ويمكن قراءتها بمجرد وصولها.
شبكة Peppol. مع نقطة وصول Peppol الخاصة بك، تظهر الفواتير الإلكترونية (e-invoice) التي يرسلها إليك الموردون ضمن المستندات الملتقطة أيضاً. راجع دليل Peppol.
المراجعة ثم الحفظ. تقوم بمراجعة المسودة وحفظها. تنشئ Nordlet فاتورة شراء، أو إشعار دائن (credit note)، وتُرفق المستند الأصلي.

يوضح الأسئلة الشائعة حول التقاط المستندات عنوان الاستلام والقراءة التلقائية.

تسجيل المشتريات

تبدأ فاتورة الشراء كمسودة، ويؤدي تسجيلها إلى ترحيلها إلى دفاتر حساباتك.

الحسابات. يذهب كل بند إلى حساب مصروف: إما الحساب الموجود في البند، أو الموجود في الصنف، أو الموجود في نوع العمليات، أو الحساب الافتراضي للشركة. راجع دليل أنواع العمليات.
ضريبة القيمة المضافة (VAT). تُسجل ضريبة القيمة المضافة كضريبة قابلة للاسترداد. أما الشركة غير المسجلة في ضريبة القيمة المضافة فتسجلها كجزء من التكلفة بدلاً من ذلك.
الاحتساب العكسي (Reverse charge). تتضمن بعض عمليات الشراء العابرة للحدود ضريبة يجب على المشتري فرضها على نفسه. تقوم Nordlet بتسجيل الجانبين. راجع الاحتساب العكسي لضريبة القيمة المضافة (reverse charge VAT).
التكاليف الموزعة على شهور متعددة. يمكن تسجيل بند يخص فترة معينة، مثل التأمين السنوي، كمصروف مدفوع مقدماً وتوزيع تحميله شهراً بشهر.
المخزون. يمكن للبضائع الواردة في فاتورة الشراء أن تدخل المستودع مباشرة.
منع ازدواج القيود. يتم رفض إدخال نفس رقم المستند من نفس المورد.
الإشعارات الدائنة للموردين. يُسجل إشعار دائن من المورد مقابل فاتورته ليؤدي إلى تخفيض المبلغ المستحق عليك.

بالنسبة للمشتريات الكبيرة، يمكنك استخدام أمر شراء (purchase order): حيث يتم تقديمه، واعتماده، ثم استلام البضائع بناءً عليه.

الموظفون والسفر

تقارير المصروفات. يُسجل إنفاق الموظف في تقرير مصروفات مرقم. يذهب كل بند إلى حسابه الخاص، وتذهب الضريبة إلى ضريبة المدخلات. يقوم التقريرت بتسوية السلف النقدية التي مُنحت للموظف.
السلف النقدية. توضح Nordlet لكل موظف السلف التي مُنحت له، والمبالغ المُستردة، والرصيد المفتوح.
رحلات العمل. تقوم بتحديد بدل يومي لكل دولة وجهة مقصودتان. تتلقى الرحلة أيامها وبدلها بناءً على ذلك المعدل.
الإدراج في مسيرات الرواتب (Payroll). يُضاف بدل الرحلة المعتمدة إلى مسير رواتب ذلك الشهر دون ضرائب. راجع الرواتب والأجور (payroll).

سداد مستحقات الموردين

يمكن سداد فاتورة شراء مسجلة من البنك وم مطابقتها مع حركة البنك المقابلة.
يمكن سدادها نقداً أيضاً باستخدام سند صرف نقدي مرقم، مما يؤدي إلى تحديث حالة السداد الخاصة بها.

FAQ

هل يجب عليَّ إدخال كل فاتورة مورد يدوياً؟

لا. قم برفعها أو إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى عنوان الاستلام الخاص بك. تقرأ Nordlet الفاتورة وتقوم أنت بمراجعة المسودة.

هل يتم إثبات المستند الملتقط في الدفاتر فوراً؟

لا. يؤدي حفظ مستند ملتقى إلى إنشاء مسودة فاتورة شراء. ولا يتم ترحيلها إلى دفاتر حساباتك إلا عندما تقوم بتسجيلها فعلياً.

هل يمكنني حذف فاتورة شراء؟

فقط طالما أنها لا تزال مسودة. أما الفاتورة المسجلة فيتم تصحيحها باستخدام إشعار دائن.