Gestión de gastos

Capture facturas de proveedores y tiques mediante subida o correo electrónico, regístrelos como compras y gestione notas de gastos de empleados y viajes de empresa en Nordlet.

Los gastos son los pagos que realiza una empresa: facturas de proveedores, tiques, viajes y los costes que los empleados pagan de su bolsillo para su posterior reembolso.

Cada gasto debe registrarse con el importe correcto, el IVA correspondiente y la cuenta adecuada. El IVA es el impuesto incluido en la mayoría de los precios de compra en Europa; una empresa registrada a efectos de IVA suele poder deducírselo.

Nordlet lee los documentos de los proveedores por usted, los convierte en facturas de compra y los contabiliza en sus libros. El dinero que debe a los proveedores se denomina cuentas por pagar (accounts payable).

Captura de documentos

Subida. Usted sube un documento de proveedor en formato PDF, imagen, Word o PowerPoint, de hasta 10 MB.
Lectura. Nordlet lo lee y rellena un borrador con el proveedor, las fechas, los totales y las líneas.
Coincidencia de proveedor. Nordlet busca al proveedor entre sus terceros por su NIF o código de IVA, luego por su código de tercero y, por último, por su nombre.
Recepción por correo electrónico. Su empresa dispone de su propia dirección de correo electrónico de recepción. Reenvíe las facturas de proveedores a dicha dirección y los archivos adjuntos aparecerán en la página de captura para poder leerlos en cuanto lleguen.
Peppol. Si dispone de su propio punto de acceso Peppol, las facturas electrónicas (e-invoice) que le envíen sus proveedores también aparecerán entre los documentos capturados. Consulte la guía de Peppol.
Revisión y guardado. Usted comprueba el borrador y lo guarda. Nordlet crea una factura de compra o una nota de abono (credit note) y adjunta el documento original.

Las preguntas frecuentes sobre la captura de documentos explican el funcionamiento de la dirección de recepción y la lectura automática.

Registro de compras

Una factura de compra comienza siendo un borrador. Al registrarla, se contabiliza en sus libros.

Cuentas. Cada línea se asigna a una cuenta de gastos: la indicada en la propia línea, la del artículo, la del tipo de operación o, en su defecto, la predeterminada de la empresa. Consulte la guía de tipos de operación.
IVA. El IVA se contabiliza como IVA soportado deducible. Una empresa que no esté registrada a efectos de IVA lo contabiliza como parte del coste.
Inversión del sujeto pasivo. Algunas compras intracomunitarias o transfronterizas conllevan un IVA que el comprador debe autorepercutirse. Nordlet contabiliza ambos lados de la operación. Consulte la inversión del sujeto pasivo de IVA (reverse charge VAT).
Costes distribuidos en varios meses. Una línea correspondiente a un periodo determinado, como un seguro anual, se puede contabilizar como un gasto anticipado y devengar mes a mes.
Existencias. Los bienes incluidos en una factura de compra pueden ingresar directamente en el almacén.
Prevención de duplicidades. El sistema rechaza un mismo número de documento del mismo proveedor.
Notas de abono de proveedores. Una nota de abono de proveedor se registra vinculada a su factura correspondiente y reduce el importe pendiente de pago.

Para compras de mayor envergadura, puede utilizar un pedido de compra (purchase order): se emite, se aprueba y, posteriormente, se reciben los bienes en base al mismo.

Empleados y viajes

Notas de gastos. Los gastos de un empleado se registran en una nota de gastos numerada. Cada línea se asigna a su cuenta correspondiente y el IVA al IVA soportado. La nota sirve para liquidar el anticipo de caja que se le haya concedido al empleado.
Anticipos de caja. Nordlet muestra, por empleado, los anticipos concedidos, los importes devueltos y el saldo pendiente.
Viajes de empresa. Se establece una dieta diaria por país de destino. A cada viaje se le asignan los días de duración y la dieta correspondiente según dicha tarifa.
Integración con nóminas. La dieta de un viaje aprobado se añade a la nómina de ese mes exenta de impuestos. Consulte el apartado de nóminas.

Pago a proveedores

Una factura de compra registrada se puede pagar desde el banco y conciliarse con el movimiento bancario correspondiente.
También se puede abonar en efectivo mediante un pago de caja numerado, lo que actualiza su estado a pagado.

FAQ

¿Tengo que introducir manualmente cada factura de proveedor?

No. Súbala o envíela por correo electrónico a su dirección de recepción. Nordlet la leerá y usted solo tendrá que revisar el borrador.

¿Un documento capturado se contabiliza de forma inmediata?

No. Al guardar una captura se crea un borrador de factura de compra. Solo se contabiliza en sus libros cuando procede a registrarlo.

¿Puedo eliminar una factura de compra?

Únicamente mientras se encuentre en estado de borrador. Una factura ya registrada debe rectificarse mediante una nota de abono.