Upravljanje stroški

Zajemite dobaviteljske račune in prejemke z nalaganjem ali e-pošto, knjižite jih kot stroške ter obvladujte potne stroške in povračila zaposlenih v sistemu Nordlet.

Stroški predstavljajo izdatke podjetja, kot so dobaviteljski računi, prejemki, potovanja ter izdatki, ki jih zaposleni poravnajo sami in zahtevajo povračilo.

Vsak strošek mora biti zabeležen v pravilnem znesku, z ustreznim DDV-jem in na ustreznem kontu. DDV je davek, ki je vključen v večino nabavnih cen v Evropi, zavezanci za DDV pa ga lahko v večini primerov uveljavljajo kot odbitni DDV.

Nordlet samodejno prebere dokumente dobaviteljev, jih pretvori v prejete račune in knjiži v vaše poslovne knjige. Denar, ki ga dolgujete dobaviteljem, se imenuje obveznosti do dobaviteljev (accounts payable).

Zajem dokumentov

Nalaganje. Naložite dobaviteljski dokument v obliki PDF, slike ali datoteke Word oziroma PowerPoint do velikosti 10 MB.
Branje. Nordlet prebere dokument in izpolni osnutek: dobavitelja, datume, skupne zneske in postavke.
Ujemanje dobavitelja. Nordlet poišče dobavitelja med vašimi poslovnimi partnerji najprej po ID za DDV, nato po šifri partnerja in nazadnje po imenu.
Zajem prek e-pošte. Vaše podjetje prejme lasten e-naslov za prevzem dokumentov. Račune dobaviteljev preprosto posredujete na ta naslov in priloge se prikažejo na strani za zajem. Brati jih je mogoče takoj, ko prispijo.
Peppol. Preko lastne dostopne točke Peppol se e-računi, ki vam jih pošiljajo dobavitelji, prav tako prikažejo med zajetimi dokumenti. Glejte vodnik po omrežju Peppol.
Pregled in shranjevanje. Pregledate osnutek in ga shranite. Nordlet ustvari prejeti račun ali dobropis ter mu priloži izvirni dokument.

Pogosta vprašanja o zajemu dokumentov podrobneje opisujejo e-naslov za prevzem in samodejno branje.

Knjiženje nabav

Prejeti račun se začne kot osnutek. Z njegovo potrditvijo (knjiženjem) se zapis prenese v vaše poslovne knjige.

Konti. Posamezna postavka se knjiži na konto stroškov: tisti, ki je določen na postavki, sicer na artiklu, na vrsti operacije ali pa na privzeti konto podjetja. Glejte vodnik po vrstah operacij.
DDV. DDV se knjiži kot vstopni DDV, ki ga je mogoče odbiti. Podjetje, ki ni zavezanec za DDV, ga knjiži kot del stroška.
Samoobdavčitev. Nekateri čezmejni nakupi vključujejo DDV, ki ga mora kupec obračunati sam. Nordlet knjiži obe strani transakcije. Glejte samoobdavčitev DDV (reverse charge VAT).
Stroški, razporejeni na več mesecev. Postavko za določeno obdobje, na primer letno zavarovanje, je mogoče knjižiti kot vnaprej plačane stroške in jih razporejati mesec za mesecem.
Zaloge. Blago s prejetega računa se lahko usmeri neposredno v skladišče.
Preprečevanje dvojnega knjiženja. Vnos iste številke dokumenta istega dobavitelja se zavrne.
Dobropisi dobaviteljev. Dobropis dobavitelja se knjiži v breme prejetega računa in zmanjšuje vaše obveznosti.

Za večje nakupe lahko uporabite nabavni nalog: ta se odda, odobri, nato pa se blago prevzame na njegovi podlagi.

Zaposleni in službena potovanja

Potni nalogi in stroški. Izdatki zaposlenega se beležijo v oštevilčenem obračunu stroškov. Posamezne postavke se knjižijo na ustrezne konte, DDV pa kot vstopni DDV. Obračun poravna akontacijo, ki je bila izplačana zaposlenemu.
Akontacije. Nordlet za vsakega zaposlenega prikazuje izplačane akontacije, vrnjene zneske in odprti saldo.
Službena potovanja. Določite dnevnico (dnevni znesek povračila) glede na državo potovanja. Potovanje samodejno prevzame število dni in ustrezno dnevnico na podlagi tega zneska.
Obračun plač. Dnevnika odobrenega službenega potovanja se neobdavčeno dodata k tistemu mesecu obračuna plač. Glejte obračun plač.

Plačevanje dobaviteljev

Knjiženi prejeti račun je mogoče plačati prek bančnega nakazila in ga uskladiti z bančnim izpiskom.
Plačilo se lahko izvede tudi z gotovino prek oštevilčene blagajniške izplačilne blagajniške note, kar posodobi status plačila računa.

FAQ

Ali moram vsak prejeti račun vnesti ročno?

Ne. Naložite ga ali ga pošljite na svoj e-naslov za prevzem. Nordlet ga prebere, vi pa samo preverite osnutek.

Ali je zajeti dokument knjižen takoj?

Ne. S shranitvijo zajetega dokumenta se ustvari osnutek prejetega računa. V knjige se knjiži šele takrat, ko ga potrdite.

Ali lahko izbrišem prejeti račun?

Samo dokler je v statusu osnutka. Knjiženi račun se popravlja z dobropisom.