Gestion des notes de frais et achats

Enregistrez vos factures fournisseurs et justificatifs par importation ou par e-mail, comptabilisez-les en tant qu'achats et gérez les notes de frais et les déplacements professionnels des salariés dans Nordlet.

Les charges correspondent à toutes les dépenses d'une entreprise: factures fournisseurs, justificatifs, frais de déplacement et dépenses réglées initialement par les salariés pour lesquelles ils demandent un remboursement.

Chaque charge doit être enregistrée avec le bon montant, la bonne TVA et le compte approprié. La TVA est la taxe incluse dans la plupart des prix d'achat en Europe, et une entreprise assujettie peut généralement la récupérer.

Nordlet lit vos documents fournisseurs à votre place, les transforme en factures d'achat et les comptabilise. Les sommes que vous devez à vos fournisseurs constituent les fournisseurs et comptes rattachés (accounts payable).

Numérisation des documents

Importation. Vous importez un document fournisseur (PDF, image, fichier Word ou PowerPoint, jusqu'à 10 Mo).
Lecture. Nordlet lit le document et prépare un brouillon comprenant le fournisseur, les dates, les totaux et les lignes.
Rapprochement fournisseurs. Nordlet recherche le fournisseur parmi vos tiers, d'abord par numéro de TVA, puis par code tiers et enfin par nom.
Réception par e-mail. Votre entreprise dispose d'une adresse e-mail dédiée. Transférez-y vos factures fournisseurs et les pièces jointes apparaîtront sur la page de numérisation, prêtes à être lues dès leur réception.
Peppol. Si vous disposez de votre propre point d'accès Peppol, les factures électroniques (e-invoices) envoyées par vos fournisseurs apparaissent également parmi les documents numérisés. Consultez le guide Peppol.
Vérification, puis enregistrement. Vous vérifiez le brouillon et l'enregistrez. Nordlet crée une facture d'achat ou un avoir (credit note) et y associe le document original.

La foire aux questions sur la numérisation des documents détaille le fonctionnement de l'adresse de réception et de la lecture automatique.

Enregistrement des achats

Une facture d'achat commence sous forme de brouillon. Son enregistrement validera son écriture dans votre comptabilité.

Comptes. Chaque ligne est affectée à un compte de charge: celui indiqué sur la ligne, à défaut celui de l'article, à défaut celui du type d'opération, ou enfin le compte par défaut de l'entreprise. Consultez le guide des types d'opérations.
TVA. La TVA est comptabilisée en tant que TVA déductible. Une entreprise non assujettie à la TVA l'impute en revanche sur le coût d'achat.
Autoliquidation. Certains achats intracommunautaires ou internationaux comportent une TVA que l'acheteur doit autoliquider. Nordlet comptabilise les deux faces de l'écriture. Consultez l'autoliquidation de la TVA (reverse charge VAT).
Charges étalées sur plusieurs mois. Une ligne couvrant une période donnée, telle qu'une assurance annuelle, peut être enregistrée en charges constatées d'avance et extournée mois par mois.
Stocks. Les marchandises figurant sur une facture d'achat peuvent alimenter directement un entrepôt.
Anti-doublon. L'enregistrement d'un même numéro de document pour un même fournisseur est rejeté.
Avoirs fournisseurs. Un avoir fournisseur est enregistré en lien avec sa facture d'origine et vient réduire votre dette.

Pour les achats importants, vous pouvez utiliser un bon de commande (purchase order): il est soumis, validé, puis les marchandises sont réceptionnées sur cette base.

Salariés et déplacements

Notes de frais. Les dépenses d'un salarié sont enregistrées dans une note de frais numérotée. Chaque ligne est affectée à son compte et la TVA correspondante est enregistrée en TVA déductible. Cette note permet de régulariser l'avance de trésorerie consentie au salarié.
Avances de trésorerie. Nordlet affiche, pour chaque salarié, les avances versées, les montants restitués et le solde ouvert.
Déplacements professionnels. Vous définissez une indemnité journalière par pays de destination. Un déplacement se voit attribuer ses jours et son allocation sur la base de ce barème.
Intégration en paie. L'indemnité d'un déplacement validé est ajoutée en franchise d'impôt au bulletin de paie du mois concerné. Consultez la section paie.

Règlement des fournisseurs

Une facture d'achat enregistrée peut être réglée depuis le compte bancaire et rapprochée de la ligne de relevé correspondante.
Elle peut également être réglée en espèces au moyen d'une pièce de décaissement numérotée, ce qui met à jour son statut de paiement.

FAQ

Dois-je saisir manuellement chaque facture fournisseur?

Non. Il vous suffit de l'importer ou de l'envoyer par e-mail à votre adresse de réception. Nordlet la lit et vous n'avez plus qu'à vérifier le brouillon.

Un document numérisé est-il comptabilisé immédiatement?

Non. L'enregistrement d'un document numérisé crée un projet de facture d'achat. Celle-ci n'est inscrite dans vos livres comptables qu'au moment de sa validation définitive.

Puis-je supprimer une facture d'achat?

Uniquement tant qu'elle est à l'état de brouillon. Une facture enregistrée doit être corrigée par l'émission d'un avoir.