Учет расходов

Загружайте или получайте по электронной почте счета от поставщиков и чеки, регистрируйте их в качестве покупок, а также управляйте авансовыми отчетами сотрудников и командировками в Nordlet.

Расходы представляют собой затраты бизнеса: счета от поставщиков, чеки, командировочные расходы и траты сотрудников, которые они оплачивают самостоятельно с правом последующего возмещения.

Каждый расход должен быть зафиксирован с указанием корректной суммы, правильного НДС и нужного счета учета. НДС — это налог, включенный в большинство цен приобретения в Европе; компания, зарегистрированная в качестве плательщика НДС, обычно может заявить его к вычету.

Nordlet самостоятельно считывает документы поставщиков, превращает их в счета на покупку (purchase invoice) и отражает в бухгалтерском учете. Деньги, которые компания должна поставщикам, называются кредиторской задолженностью (accounts payable).

Распознавание документов

Загрузка. Вы загружаете документ от поставщика: файл в формате PDF, изображение, документ Word или PowerPoint размером до 10 МБ.
Распознавание. Nordlet считывает документ и заполняет проект (черновик): поставщика, даты, итоговые суммы и позиции.
Сопоставление с поставщиком. Nordlet ищет поставщика среди ваших контрагентов сначала по ИНН (VAT code), затем по коду контрагента и далее по наименованию.
Прием по электронной почте. Ваша компания получает собственный адрес электронной почты для приема документов. Пересылайте на него счета поставщиков, и вложенные файлы появятся на странице распознавания. Их можно обрабатывать сразу после поступления.
Peppol. При использовании собственной точки доступа Peppol электронные счета, отправленные вашими поставщиками, также отображаются среди распознанных документов. См. руководство по Peppol.
Проверка и сохранение. Вы проверяете черновик и сохраняете его. Nordlet создает счет на покупку или кредит-ноту (credit note) и прикрепляет к нему исходный документ.

В разделе часто задаваемых вопросов по распознаванию документов описаны адрес для приема почты и автоматическое чтение.

Регистрация покупок

Счет на покупку создается в виде черновика. Регистрация переносит его данные в бухгалтерские регистры.

Счета учета. Каждая строка относится на определенный счет расходов: либо указанный в самой строке, либо закрепленный за номенклатурой (item), либо определяемый типом операции, либо на дефолтный счет компании. См. руководство по типам операций.
НДС. НДС отражается в учете как входной налог, принимаемый к вычету. Компания, не зарегистрированная в качестве плательщика НДС, включает его в стоимость приобретения.
Обратное начисление (реверсивный НДС). Некоторые трансграничные покупки облагаются НДС, который покупатель должен начислить самостоятельно. Nordlet отражает проводки с обеих сторон. См. обратное начисление НДС.
Распределение затрат по месяцам. Строка, относящаяся к определенному периоду (например, годовая страховка), может быть проведена как расходы будущих периодов (prepaid expense) и списываться ежемесячно.
Товарно-материальные ценности. ТМЦ из счета на покупку могут поступать напрямую на склад.
Защита от дублирования. Система отклоняет повторный ввод того же номера документа от того же поставщика.
Кредит-ноты от поставщиков. Кредит-нота поставщика регистрируется в привязке к соответствующему счетом и уменьшает сумму вашей задолженности.

Для крупных закупок можно использовать заказ на закупку (purchase order): он проходит процедуру согласования и утверждения, после чего по нему принимаются товарно-материальные ценности.

Сотрудники и командировки

Авансовые отчеты. Затраты сотрудника фиксируются в нумерованном авансовом отчете (expense report). Каждая строка относится на соответствующий счет затрат, а НДС учитывается как входной. Отчет закрывает ранее выданный сотруднику подотчетный аванс.
Подотчетные авансы. Nordlet показывает по каждому сотруднику выданные авансы, возвращенные суммы и текущий остаток задолженности.
Командировки. Вы задаете норму суточных (daily allowance) для каждой страны назначения. Расчет дней и суммы суточных для поездки происходит на основе этих ставок.
Перенос в расчет зарплаты. Суточные по утвержденной командировке автоматически и без налогообложения добавляются к зарплатной ведомости за текущий месяц. См. расчет заработной платы.

Оплата поставок

Зарегистрированный счет на покупку можно оплатить с банковского счета и сопоставить с соответствующей банковской выпиской.
Его также можно оплатить наличными с оформлением нумерованного расходного кассового ордера, что обновит статус оплаты счета.

FAQ

Обязательно ли вручную вводить каждый счет от поставщика?

Нет. Загрузите его или отправьте на свой адрес электронной почты для приема документов. Nordlet распознает его, а вы только проверите черновик.

Проводки по распознавному документу формируются сразу?

Нет. Сохранение распознанного документа создает проект счета на покупку. Он попадает в бухгалтерский учет только после того, как вы его зарегистрируете.

Можно ли удалить счет на покупку?

Только пока он находится в статусе черновика. Зарегистрированный счет исправляется с помощью кредит-ноты.