Gestionarea cheltuielilor

Înregistrați facturile și chitanțele de la furnizori prin încărcare sau e-mail, înregistrați-le ca achiziții și gestionați deconturile de cheltuieli ale angajaților și deplasările de serviciu în Nordlet.

Cheltuielile reprezintă plățile efectuate de o companie: facturi de la furnizori, chitanțe, costuri de deplasare și cheltuieli suportate inițial de angajați, care urmează a fi decontate.

Fiecare cheltuială trebuie înregistrată cu suma corectă, TVA-ul corect și contul corespunzător. TVA-ul este taxa inclusă în majoritatea prețurilor de achiziție din Europa; o companie înregistrată în scopuri de TVA poate, de regulă, să recupereze această taxă.

Nordlet citește documentele de la furnizori în locul dumneavoastră, le transformă în facturi de achiziție și le înregistrează în contabilitate. Sumele datorate furnizorilor sunt cunoscute sub denumirea de datorii față de furnizori (accounts payable).

Preluarea documentelor

Încărcare. Încărcați un document de la furnizor: un fișier PDF, o imagine, un document Word sau o prezentare PowerPoint, cu o dimensiune de până la 10 MB.
Citire. Nordlet citește documentul și completează o ciornă: furnizorul, datele calendaristice, totalurile și liniile de produs.
Potrivirea furnizorului. Nordlet caută furnizorul în baza de date cu parteneri după codul de TVA, apoi după codul partenerului și, în cele din urmă, după nume.
Preluare prin e-mail. Compania dumneavoastră primește propria adresă de e-mail pentru preluare. Redirecționați facturile de la furnizori către aceasta, iar atașamentele vor apărea în pagina de preluare. Ele pot fi citite imediat ce sosesc.
Peppol. Prin intermediul propriului punct de acces Peppol, facturile electronice (e-invoices) trimise de furnizori apar, de asemenea, printre documentele preluate. Consultați ghidul Peppol.
Verificare, apoi salvare. Verificați ciorna și o salvați. Nordlet creează o factură de achiziție sau o notă de credit (credit note) și atașează documentul original.

Întrebările frecvente privind preluarea documentelor explică modul de funcționare a adresei de preluare și a citirii automate.

Înregistrarea achizițiilor

O factură de achiziție începe ca o ciornă. Înregistrarea acesteia o contabilizează în cărțile contabile.

Conturi. Fiecare linie este direcționată către un cont de cheltuieli: cel menționat pe linie, altfel cel de pe articol, altfel cel de pe tipul de operațiune sau, în final, cel implicit al companiei. Consultați ghidul privind tipurile de operațiuni.
TVA. TVA-ul este înregistrat ca TVA deductibil. O companie care nu este înregistrată în scopuri de TVA va include această taxă direct în cost.
Taxare inversă. Anumite achiziții transfrontaliere implică un TVA pe care cumpărătorul trebuie să îl autolichideze. Nordlet înregistrează ambele părți ale tranzacției. Consultați TVA-ul în regim de taxare inversă (reverse charge VAT).
Costuri eșalonate pe luni. O linie aferentă unei perioade, cum ar fi o asigurare anuală, poate fi înregistrată ca cheltuială în avans (prepaid expense) și decontată lună de lună.
Stocuri. Bunurile dintr-o factură de achiziție pot fi introduse direct în gestiune (depozit).
Fără înregistrări duble. Al 똑 același număr de document de la același furnizor este respins automat.
Note de credit de la furnizori. O notă de credit emisă de un furnizor se înregistrează în stornarea facturii aferente și reduce suma datorată.

Pentru achiziții mai mari, puteți utiliza o comandă de achiziție (purchase order): aceasta este trimisă, aprobată, iar bunurile sunt recepționate ulterior pe baza acesteia.

Angajați și deplasări

Deconturi de cheltuieli. Cheltuielile unui angajat sunt înregistrate într-un decont numerotat. Fiecare linie este repartizată în contul corespunzător, iar TVA-ul este înregistrat ca TVA deductibil. Decontul stinge avansul în numerar acordat angajatului.
Avansuri spre decontare. Nordlet afișează, pentru fiecare angajat, avansurile acordate, sumele returnate și soldul deschis.
Deplasări de serviciu. Stabiliți o indemnizație zilnică (diană) per țară de destinație. O deplasare preia numărul de zile și indemnizația aferentă pe baza acestei rate.
Integrare în salarizare. Indemnizația unei deplasări aprobate este adăugată la statul de plată din luna respectivă, fără a fi impozitată. Consultați salarizarea.

Plata furnizorilor

O factură de achiziție înregistrată poate fi plătită din bancă și corelată cu extrasul de cont bancar.
De asemenea, poate fi plătită în numerar printr-o dispoziție de plată numerotată, ceea ce actualizează starea acesteia ca fiind plătită.

FAQ

Trebuie să introduc manual fiecare factură de la furnizor?

Nu. Încărcați-o sau trimiteți-o prin e-mail la adresa dumneavoastră de preluare. Nordlet o citește, iar dumneavoastră verificați ciorna generată.

Un document preluat este înregistrat imediat în contabilitate?

Nu. Salvarea unui document preluat creează o ciornă de factură de achiziție. Aceasta este înregistrată în contabilitate numai în momentul validării oficiale.

Pot șterge o factură de achiziție?

Numai atât timp cât se află în starea de ciornă. O factură deja înregistrată se corectează prin emiterea unei note de credit.