Διαχείριση εξόδων

Καταχωρίστε τιμολόγια προμηθευτών και αποδείξεις μέσω μεταφόρτωσης ή email, καταγράψτε τα ως αγορές και διαχειριστείτε τις δηλώσεις εξόδων εργαζομένων και τα επαγγελματικά ταξίδια στο Nordlet.

Τα έξοδα αφορούν όσα πληρώνει μια επιχείρηση: τιμολόγια προμηθευτών, αποδείξεις, ταξίδια και τα έξοδα που πληρώνουν οι εργαζόμενοι εκ των προτέρων και ζητούν να τους επιστραφούν.

Κάθε έξοδο πρέπει να καταχωρίζεται με το σωστό ποσό, τον σωστό ΦΠΑ και τον σωστό λογαριασμό. Ο ΦΠΑ είναι ο φόρος που περιλαμβάνεται στις περισσότερες τιμές αγοράς στην Ευρώπη: μια επιχείρηση που είναι εγγεγραμμένη στο μητρώο ΦΠΑ μπορεί συνήθως να τον συμψηφίσει.

Το Nordlet διαβάζει τα έγγραφα προμηθευτών για λογαριασμό σας, τα μετατρέπει σε τιμολόγια αγοράς και τα καταχωρίζει στα λογιστικά σας βιβλία. Τα χρήματα που οφείλετε στους προμηθευτές ονομάζονται προμηθευτές (accounts payable).

Καταγραφή εγγράφων

Μεταφόρτωση (Upload). Μεταφορτώνετε ένα έγγραφο προμηθευτή: αρχείο PDF, εικόνα, Word ή PowerPoint, έως 10 MB.
Ανάγνωση. Το Nordlet το διαβάζει και συμπληρώνει ένα προσχέδιο: τον προμηθευτή, τις ημερομηνίες, τα σύνολα και τις γραμμές.
Αντιστοίχιση προμηθευτή. Το Nordlet αναζητά τον προμηθευτή ανάμεσα στους συνεργάτες σας βάσει του ΑΦΜ (VAT code), έπειτα βάσει του κωδικού συνεργάτη και τέλος βάσει της επωνυμίας.
Λήψη μέσω email. Η επιχείρησή σας αποκτά τη δική της διεύθυνση email παραλαβής. Προωθήστε τα τιμολόγια προμηθευτών σε αυτήν και τα συνημμένα θα εμφανιστούν στη σελίδα καταγραφής. Μπορούν να διαβαστούν μόλις φτάσουν.
Peppol. Με το δικό σας σημείο πρόσβασης Peppol, τα ηλεκτρονικά τιμολόγια (e-invoices) που σας στέλνουν οι προμηθευτές σας εμφανίζονται επίσης ανάμεσα στα καταγεγραμμένα έγγραφα. Δείτε τον οδηγό Peppol.
Έλεγχος και αποθήκευση. Ελέγχετε το προσχέδιο και το αποθηκεύετε. Το Nordlet δημιουργεί ένα τιμολόγιο αγοράς ή ένα πιστωτικό τιμολόγιο (credit note) και επισυνάπτει το αρχικό έγγραφο.

Οι συχνές ερωτήσεις για την καταγραφή εγγράφων (document capture FAQ) εξηγούν τη διεύθυνση παραλαβής και την αυτόματη ανάγνωση.

Καταχώριση αγορών

Ένα τιμολόγιο αγοράς ξεκινά ως προσχέδιο. Η καταχώρισή του το περνά στα βιβλία σας.

Λογαριασμοί. Κάθε γραμμή πηγαίνει σε έναν λογαριασμό εξόδων: αυτόν στη γραμμή, αλλιώς αυτόν στο είδος, αλλιώς αυτόν στον τύπο συναλλαγής, αλλιώς στην προεπιλογή της εταιρείας. Δείτε τον οδηγό τύπων συναλλαγών.
ΦΠΑ. Ο ΦΠΑ καταχωρίζεται ως ΦΠΑ προς έκπτωση. Μια επιχείρηση που δεν είναι εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ τον καταχωρίζει ως μέρος του κόστους.
Αντιστροφή υποχρέωσης (Reverse charge). Ορισμένες διασυνοριακές αγορές φέρουν ΦΠΑ τον οποίο ο αγοραστής πρέπει να αποδώσει ο ίδιος. Το Nordlet καταχωρίζει και τις δύο πλευρές. Δείτε τον ΦΠΑ με αντιστροφή υποχρέωσης (reverse charge VAT).
Έξοδα κατανεμημένα σε μήνες. Μια γραμμή για μια περίοδο, όπως μια ετήσια ασφάλεια, μπορεί να καταχωριστεί ως προπληρωμένο έξοδο και να απομειώνεται μήνα με μήνα.
Αποθέματα. Τα εμπορεύματα σε ένα τιμολόγιο αγοράς μπορούν να καταχωριστούν απευθείας σε μια αποθήκη.
Αποτροπή διπλής καταχώρισης. Ο ίδιος αριθμός εγγράφου από τον ίδιο προμηθευτή απορρίπτεται.
Πιστωτικά τιμολόγια προμηθευτών. Ένα πιστωτικό τιμολόγιο προμηθευτή καταχωρίζεται έναντι του τιμολογίου του και μειώνει το ποσό που οφείλετε.

Για μεγαλύτερες αγορές μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παραγγελία αγοράς (purchase order): υποβάλλεται, εγκρίνεται και στη συνέχεια τα εμπορεύματα παραλαμβάνονται βάσει αυτής.

Εργαζόμενοι και ταξίδια

Δηλώσεις εξόδων (Expense reports). Οι δαπάνες ενός εργαζομένου καταγράφονται σε μια αριθμημένη δήλωση εξόδων. Κάθε γραμμή πηγαίνει στον λογαριασμό της και ο ΦΠΑ στον ΦΠΑ εισροών. Η δήλωση συμψηφίζει την προκαταβολή μετρητών που είχε δοθεί στον εργαζόμενο.
Προκαταβολές μετρητών. Το Nordlet εμφανίζει, ανά εργαζόμενο, τις προκαταβολές που δόθηκαν, τα ποσά που επιστράφηκαν και το ανοιχτό υπόλοιπο.
Επαγγελματικά ταξίδια. Ορίζετε ένα ημερήσιο επίδομα ανά χώρα προορισμού. Ένα ταξίδι λαμβάνει τις ημέρες του και το επίδομά του βάσει αυτού του συντελεστή.
Ενσωματωμένα στη μισθοδοσία. Το επίδομα ενός εγκεκριμένου ταξιδιού προστίθεται στη μισθοδοσία του συγκεκριμένου μήνα χωρίς φόρο. Δείτε τη μισθοδοσία (payroll).

Πληρωμή προμηθευτών

Ένα καταχωρισμένο τιμολόγιο αγοράς μπορεί να εξοφληθεί από την τράπεζα και να αντιστοιχιστεί με τη γραμμή της τραπεζικής κίνησης.
Μπορεί επίσης να εξοφληθεί με μετρητά μέσω μιας αριθμημένης ταμειακής εκταμίευσης, η οποία ενημερώνει την κατάσταση εξόφλησής του.

FAQ

Πρέπει να πληκτρολογώ κάθε τιμολόγιο προμηθευτή;

Όχι. Μεταφορτώστε το ή στείλτε το με email στη διεύθυνση παραλαβής σας. Το Nordlet το διαβάζει και εσείς ελέγχετε το προσχέδιο.

Καταχωρίζεται ένα καταγεγραμμένο έγγραφο αμέσως στα βιβλία;

Όχι. Η αποθήκευση μιας καταγραφής δημιουργεί ένα προσχέδιο τιμολογίου αγοράς. Καταχωρίζεται στα βιβλία σας μόνο όταν το οριστικοποιήσετε.

Μπορώ να διαγράψω ένα τιμολόγιο αγοράς;

Μόνον όσο είναι προσχέδιο. Ένα καταχωρισμένο τιμολόγιο διορθώνεται με πιστωτικό τιμολόγιο.