Onkostenbeheer

Leg inkomende facturen en bonnetjes vast via upload of e-mail, registreer ze als inkoop en beheer declaraties en zakelijke reizen in Nordlet.

Onkosten zijn de uitgaven van een onderneming: inkomende facturen, kassabonnen, reiskosten en uitgaven die medewerkers voorschieten en declareren.

Elke uitgave moet worden vastgelegd met het juiste bedrag, de juiste btw en de juiste grootboekrekening. Btw is de belasting die in de meeste inkoopprijzen in Europa is begrepen, en een voor de btw aangeschreven onderneming kan deze doorgaans terugvorderen.

Nordlet leest leveranciersdocumenten voor u uit, zet ze om in inkoopfacturen en boekt ze in uw administratie. Het geld dat u verschuldigd bent aan leveranciers noemen we crediteuren.

Documenten vastleggen

Upload. U uploadt een leveranciersdocument: een pdf-, afbeeldings-, Word- of PowerPoint-bestand van maximaal 10 MB.
Uitlezen. Nordlet leest het document uit en vult een concept in: de leverancier, de datums, de totalen en de regels.
Leverancierskoppeling. Nordlet zoekt de leverancier op in uw relatiebestand op basis van btw-nummer, vervolgens op relatienummer en dan op naam.
E-mailinvoer. Uw onderneming krijgt een eigen e-mailadres voor inkomende documenten. Stuur leveranciersfacturen hiernaar door en de bijlagen verschijnen op de pagina voor documentopname. Ze worden direct na binnenkomst uitgelezen.
Peppol. Met uw eigen Peppol-toegangspunt verschijnen e-facturen die uw leveranciers u sturen automatisch tussen de vastgelegde documenten. Raadpleeg de Peppol-handleiding.
Controleer en sla op. U controleert het concept en slaat het op. Nordlet maakt een inkoopfactuur of een creditnota aan en voegt het originele document als bijlage toe.

De FAQ over documentopname legt het e-mailadres voor invoer en het automatisch uitlezen verder uit.

Inkoopfacturen registreren

Een inkoopfactuur begint als concept. Door deze te registreren, boekt u hem in uw administratie.

Grootboekrekeningen. Elke regel wordt geboekt op een kostenrekening: de rekening op de regel, anders die van het artikel, anders die van het operatietype of anders de bedrijfsstandaard. Raadpleeg de handleiding voor operatietypes.
Btw. De btw wordt geboekt als voorbelasting die u kunt terugvorderen. Een onderneming die niet voor de btw is geregistreerd, boekt de btw daarentegen als onderdeel van de kostprijs.
Verlegd zoals. Bij bepaalde grensoverschrijdende inkopen is btw van toepassing die de koper zelf moet aangeven en voldoen. Nordlet boekt beide kanten van de boeking. Raadpleeg verlegde btw.
Kosten spreiden over maanden. Een regel voor een bepaalde periode, zoals een jaarlijkse verzekering, kan worden geboekt als overlopende kosten (prepaid expense) en maandelijks worden vrijgevalen.
Voorraad. Goederen op een inkoopfactuur kunnen rechtstreeks naar een magazijn worden geboekt.
Dubbele invoer voorkomen. Het is niet mogelijk om exact hetzelfde documentnummer van dezelfde leverancier nogmaals in te voeren.
Creditnota's van leveranciers. Een inkoopcreditnota wordt geregistreerd tegenover de bijbehorende factuur en verlaagt het openstaande saldo.

Voor grotere inkopen kunt u gebruikmaken van een inkooporder: deze wordt ingediend, goedgekeurd en vervolgens worden de goederen hierop ontvangen.

Medewerkers en reizen

Declaratieformulieren. De uitgaven van een medewerker worden vastgelegd in een genummerd declaratieformulier. Elke regel wordt op de juiste kostenrekening geboekt en de btw als voorbelasting. Het formulier verrekent het contante voorschot dat aan de medewerker is verstrekt.
Voorschotten. Nordlet toont per medewerker de verstrekte voorschotten, de geretourneerde bedragen en het openstaande saldo.
Zakelijke reizen. U stelt per land van bestemming een dagvergoeding vast. Een reis ontleent de reisdagen en de vergoeding aan dat tarief.
In de salarisadministratie. De vergoeding van een goedgekeurde reis wordt onbelast toegevoegd aan de loonrun van die maand. Raadpleeg salarisadministratie.

Leveranciers betalen

Een geregistreerde inkoopfactuur kan vanuit de bank worden betaald en worden gekoppeld aan de bankregel.
De factuur kan ook contant worden voldaan met een genummerde kasuitgave, waarna de betaalstatus automatisch wordt bijgewerkt.

FAQ

Moet ik elke inkoopfactuur handmatig invoeren?

Nee. Upload het document of e-mail het naar uw invoeradres. Nordlet leest het document uit en u hoeft het concept alleen te controleren.

Wordt een vastgelegd document direct geboekt?

Nee. Het opslaan van een documentopname leidt tot een concept-inkoopfactuur. Deze wordt pas in uw administratie geboekt wanneer u de factuur definitief registreert.

Kan ik een inkoopfactuur verwijderen?

Dit kan alleen zolang de factuur de status van concept heeft. Een geregistreerde factuur moet worden gecorrigeerd met een creditnota.