Útgjaldastjórnun

Taktu við birgjarreikningum og kvittunum með hleðslu eða tölvupósti, skráðu þá sem innkaup og sinntu kostnaðarumsóknum starfsmanna og ferðakostnaði í Nordlet.

Útgjöld eru það sem fyrirtækið greiðir fyrir: birgjarreikningar, kvittanir, ferðakostnaður og útgjöld sem starfsmenn greiða út í hözli og fá endurgreidd.

Öll útgjöld þarf að skrá með réttri fjárhæð, réttum virðisaukaskatti (VAT) og á réttan reikning. Virðisaukaskattur er skatturinn sem innifalinn er í flestum innkaupsverðum í Evrópu og fyrirtæki sem skráð eru á virðisaukaskattsskrá geta almennt dregið hann frá sem innskatt.

Nordlet les skjölin frá birgjum fyrir þig, breytir þeim í innkaupareikninga og bókar í bókhald. Peningarnir sem þú skuldar birgjum eru kallaðir viðskiptaskuldir (accounts payable).

Móttaka skjala

Hleðsla. Þú hleður upp skjali frá birgi: PDF-skjali, mynd, Word- eða PowerPoint-skjali, allt að 10 MB að stærð.
Lestur. Nordlet les skjalið og útbýr drög: birginn, dagsetningar, samtölur og línur.
Birgjasamsvörun. Nordlet leitar að birginum meðal samstarfsaðila þinna eftir virðisaukaskattsnúmeri, því næst eftir samstarfsaðilanúmeri og að lokum eftir nafni.
Móttaka í tölvupósti. Fyrirtækið þitt fær sitt eigið móttökunetfang. Framsendir þú birgjarreikninga þangað birtast viðhangandi skjöl á móttökusíðunni. Hægt er að lesa þau um leið og þau berast.
Peppol. Með þínum eigin Peppol-aðgangspunkti birtast rafrænir reikningar (e-invoices) sem birgjar þendir senda þér einnig á meðal móttekinna skjala. Sjá Peppol-handbókina.
Yfirferð og vistar. Þú yfirferð drögin og vistar þau. Nordlet stofnar innkaupareikning eða neikvæða aðvörun / kreditreikning (credit note) og tengir upprunalega skjalið við.

Í spurningum og svörum um skjalavinnslu (document capture FAQ) er fjallað nánar um móttökunetfangið og sjálfvirkan lestur.

Skráning innkaupa

Innkaupareikningur hefst sem drög. Þegar hann er skráður er hann bókaður í bókhald.

Reikningar. Hver lína fer á kostnaðarreikning: annað hvort þann sem tilgreindur er á línunni, eða á vörunni, eða á aðgerðartegundinni, eða sjálfgefinn reikning fyrirtækisins. Sjá handbók um aðgerðartegundir.
Virðisaukaskattur. Virðisaukaskatturinn er bókaður sem innskattur sem hægt er að draga frá. Fyrirtæki sem ekki eru skráð á virðisaukaskattsskrá bóka hann hins vegar sem hluta af kostnaðinum.
Ombrotaskattskylda / öfug virðisaukaskattskylda (reverse charge). Sum innkaup yfir landamæri bera virðisaukaskatt sem kaupandi þarf að reikna sjálfur af kaupunum. Nordlet bókar báða endana. Sjá öfuga virðisaukaskattskyldu (reverse charge VAT).
Kostnaðurdreifing yfir mánuði. Lína sem varðar tiltekið tímabil, svo sem árleg trygging, getur verið bókuð sem fyrirframgreiddur kostnaður og gjaldfærð mánaðarlega.
Vörulager. Vörur á innkaupareikningi geta farið beint á vörulager.
Engar tvíbókanir. Kerfið hafnar sama skjalanúmeri frá sama birgi.
Kreditreikningar frá birgjum. Kreditreikningur frá birgi er skráður á móti viðkomandi reikningi og lækkar það sem þú skuldar.

Fyrir stærri innkaup er hægt að nota innkaupapöntun (purchase order): hún er send inn, samþykkt og vörurnar síðan mótteknar á grundvelli hennar.

Starfsmenn og ferðalög

Kostnaðarumsóknir / útgjaldaskýrslur (expense reports). Útgjöld starfsmanns eru skráð í tölusettri kostnaðarumsókn. Hver lína fer á sinn reikning og virðisaukaskatturinn á innskatt. Umsóknin gerir upp fyrirframgreiðslu í reiðufé sem starfsmaðurinn fékk.
Fyrirframgreiðslur. Nordlet sýnir, fyrir hvern starfsmann, veittar fyrirframgreiðslur, endurgreiddar fjárhæðir og opna stöðu.
Ferðalög í starfi. Þú setur daggjöld á áfangastað. Ferð fær sína daga og daggjöld samkvæmt þeim taxta.
Inn í launakerfi. Daggjöld samþykktrar ferðar eru færð skattfrjálst inn í launavinnslu mánaðarins. Sjá launakerfi.

Greiðslur til birgja

Hægt er að greiða skráðan innkaupareikning beint úr bankanum og jafna hann við bankafærsluna.
Einnig er hægt að greiða hann í reiðufé með tölvusettri sjóðútborgun, sem uppfærir greiðslustöðuna.

FAQ

Þarf ég að skrifa inn hvern einasta birgjarreikning handvirkt?

Nei. Hladdu honum upp eða sendu í tölvupósti á móttökunetfangið þitt. Nordlet les skjalið og þú yfirferð drögin.

Er móttekið skjal bókað tafarlaust?

Nei. Þegar skjali verður vistað stofnast drög að innkaupareikningi. Hann er eingöngu bókaður í bókhald þegar þú skráir hann formlega.

Get ég eytt innkaupareikningi?

Aðeins á meðan hann er í drögum. Skráðum reikningi er leiðréttur með kreditreikningi.