Správa výdavkov

Zaznamenávajte dodávateľské faktúry a bločky prostredníctvom nahratia alebo e-mailu, evidujte ich ako nákupy a spravujte cestovné náhrady a pracovné cesty zamestnancov v systéme Nordlet.

Výdavky predstavujú to, za čo firma platí: dodávateľské faktúry, bločky, cestovné náklady a náklady, ktoré zamestnanci najprv uhradia zo svojho a potom si ich nárokujú na preplatenie.

Každý výdavok je potrebné zaevidovať so správnou sumou, správnou DPH a na správnom účte. DPH je daň, ktorá je súčasťou väčšiny nákupných cien v Európe, pričom firma zaregistrovaná pre DPH si ju zvyčajne môže nárokovať späť (odpočítať).

Nordlet za vás prečíta dodávateľské dokumenty, premení ich na prijaté faktúry a zaúčtuje do účtovníctva. Peniaze, ktoré dĺžite dodávateľom, sa nazývajú záväzky (accounts payable).

Evidencia dokumentov

Nahratie. Nahratím dodávateľského dokumentu vo formáte PDF, obrázok, Word alebo PowerPoint s veľkosťou do 10 MB.
Načítanie. Nordlet dokument prečíta a vyplní koncept: dodávateľa, dátumy, celkové sumy a položky.
Párovanie dodávateľa. Nordlet vyhľadá dodávateľa medzi vašimi partnermi podľa IČ DPH, následne podľa kódu partnera a napokon podľa názvu.
Príjem cez e-mail. Vaša spoločnosť získava vlastnú e-mailovú adresu na príjem dokladov. Prepošlite na ňu dodávateľské faktúry a prílohy sa zobrazia na stránke evidencie, odkiaľ ich možno prečítať hneď po doručení.
Peppol. S vlastným prístupovým bodom Peppol sa elektronické faktúry, ktoré vám posielajú dodávatelia, takisto zobrazia medzi zaevidovanými dokumentmi. Pozrite si príručku k sieti Peppol.
Kontrola a uloženie. Skontrolujete koncept a uložíte ho. Nordlet vytvorí prijatú faktúru alebo dobropis a pripojí k nemu pôvodný dokument.

Často kladené otázky k evidencii dokumentov vysvetľujú fungovanie adresy na príjem dokladov a automatického čítania.

Evidencia nákupov

Prijatá faktúra začína ako koncept. Jej zaopatrením (zaevidovaním) sa zaúčtuje do účtovníctva.

Účty. Každý riadok smeruje na nákladový účet: ten, ktorý je uvedený na riadku, prípadne na položke, na type operácie alebo na predvolenom účte spoločnosti. Pozrite si príručku k typom operácií.
DPH. DPH sa zaúčtuje ako odpočítateľná daň. Spoločnosť, ktorá nie je registrovaná pre DPH, ju zaúčtuje ako súčasť obstarávacej ceny.
Prenos daňovej povinnosti (reverse charge). Niektoré cezhraničné nákupy podliehajú DPH, ktorú si kupujúci musí sám uplatniť. Nordlet zaúčtuje obidve strany. Pozrite si prenos daňovej povinnosti k DPH.
Náklady rozvrhnuté do viacerých mesiacov. Riadok týkajúci sa určitého obdobia, napríklad ročné poistenie, možno zaúčtovať ako náklad budúcich období (prepaid expense) a rozpúšťať ho mesiac po mesiaci.
Sklad. Tovar uvedený na prijatej faktúre môže ísť priamo na sklad.
Zamedzenie duplicity. Systém odmietne rovnaké číslo dokumentu od rovnakého dodávateľa.
Dodávateľské dobropisy. Dodávateľský dobropis sa eviduje vo vzťahu k príslušnej faktúre a znižuje výšku vášho záväzku.

Pri objemnejších nákupoch môžete použiť objednávku: odošle sa, schváli sa a následne sa na jej základe prijme tovar.

Zamestnanci a cestovné náhrady

Vyúčtovanie výdavkov. Výdavky zamestnanca sa zaznamenávajú v číslovanom vyúčtovaní výdavkov. Každý riadok smeruje na príslušný účet a DPH na daň na vstupe. Vyúčtovanie sa vysporadúva so zálohou poskytnutou zamestnancovi.
Zálohy. Nordlet zobrazuje pre každého zamestnanca poskytnuté zálohy, vrátené sumy a otvorený zostatok.
Pracovné cesty. Pre každú cieľovú krajinu nastavíte denné stravné (diéty). Pracovná cesta získa počet dní a príspevok na základe tejto sadzby.
Prenos do miezd. Príspevok zo schválenej pracovnej cesty sa bez dane pripočíta k mzdám za daný mesiac. Pozrite si mzdy.

Platenie dodávateľom

Zaevidovanú prijatú faktúru možno uhradiť z bankového účtu a spárovať s bankovým výpisom.
Možno ju platiť aj v hotovosti prostredníctvom číslovaného výdajového pokladničného dokladu, čím sa aktualizuje jej stav úhrady.

FAQ

Musím písať každú dodávateľskú faktúru ručne?

Nie. Nahrajte ju alebo pošlite e-mailom na adresu na príjem dokladov. Nordlet ju prečíta a vy skontrolujete koncept.

Zaúčtuje sa zaevidovaný dokument okamžite?

Nie. Uložením záznamu sa vytvorí koncept prijatej faktúry. Do účtovníctva sa zaúčtuje až v okamihu, keď ju definitívne zaevidujete.

Môžem vymazať prijatú faktúru?

Iba kým ide o koncept. Zaevidovaná faktúra sa opravuje dobropisom.