Управление на разходите

Въвеждайте фактури от доставчици и касови бележки чрез качване или имейл, регистрирайте ги като покупки и обработвайте отчети за разходи на служители и командировки в Nordlet.

Разходите са плащанията, които бизнесът извършва: фактури от доставчици, касови бележки, пътувания и разходи, които служителите плащат първоначално и след това възстановяват.

Всеки разход трябва да бъде отчетен с правилната сума, правилния ДДС и правилната сметка. ДДС е данъкът, включен в повечето цени на придобиване в Европа; регистрираното по ДДС предприятие обикновено може да го приспадне.

Nordlet чете документите от доставчиците вместо вас, превръща ги във фактури за покупка и ги контира във вашите счетоводни регистри. Сумата, която дължите на доставчиците, се нарича задължения към доставчици (accounts payable).

Въвеждане на документи

Качване. Качвате документ от доставчик във формат PDF, изображение, Word или PowerPoint файл до 10 MB.
Разчитане. Nordlet го разчита и попълва чернова: доставчик, дати, общи суми и редове.
Съпоставяне с доставчик. Nordlet търси доставчика сред вашите партньори по ДДС номер, след това по код на партньор и накрая по име.
Получаване по имейл. Вашата компания получава собствен имейл адрес за входящи документи. Препращайте фактурите от доставчици към него и прикачените файлове ще се появят на страницата за въвеждане. Те могат да бъдат разчетени веднага след получаването им.
Peppol. Със собствена точка за достъп Peppol, електронните фактури (e-invoices), изпратени от вашите доставчици, също се появяват сред въведените документи. Вижте ръководството за Peppol.
Преглед и запазване. Проверявате черновата и я запазвате. Nordlet създава фактура за покупка или кредитно известие (credit note) и прикачва оригиналния документ.

Често задаваните въпроси относно въвеждането на документи обясняват входящия имейл адрес и автоматичното разчитане.

Регистриране на покупки

Фактурата за покупка започва като чернова. Нейното регистриране я контира във вашите регистри.

Сметки. Всеки ред отива в разходна сметка: тази на реда, или тази на артикула, или тази на типа операция, или пък сметката по подразбиране за компанията. Вижте ръководството за типове операции.
ДДС. ДДС се отчита като подлежащ на приспадане данъчен кредит (input VAT). Едно предприятие, което не е регистрирано по ДДС, вместо това го отчита като част от себестойността.
Обратно начисляване (reverse charge). Някои трансгранични покупки подлежат на ДДС, което купувачът трябва да самоначисли. Nordlet отчита двете страни на сделката. Вижте ДДС с обратно начисляване (reverse-charge VAT).
Разходи, разпределени за месеци. Ред за определен период, като например годишна застраховка, може да бъде отчетен като разходи за бъдещи периоди (prepaid expense) и разписван месец по месец.
Стоки. Стоките във фактура за покупка могат да постъпят директно в склад.
Защита срещу двойно отчитане. Същият номер на документ от същия доставчик се отхвърля.
Кредитни известия от доставчици. Кредитното известие от доставчик се регистрира към съответната фактура и намалява това, което дължите.

За по-големи покупки можете да използвате поръчка за покупка (purchase order): тя се подава, одобрява се и след това стоките се получават въз основа на нея.

Служители и командировки

Отчети за разходи. Разходите на даден служител се отчитат в номериран отчет за разходи. Всеки ред отива в неговата сметка, а ДДС - в данъчния кредит. Отчетът урежда аванса, предоставен на служителя.
Аванси. Nordlet показва за всеки служител предоставените аванси, възстановените суми и текущото салдо.
Командировки. Задавате дневни пари (командировъчни) по държави на дестинация. Една командировка получава своите дни и дневни пари на базата на тази ставка.
Към заплатите. Дневните пари от одобрена командировка се добавят към ведомостта за заплати за съответния месец без облагане с данъци. Вижте заплати и персонал (payroll).

Плащане към доставчици

Регистрираната фактура за покупка може да бъде платена от банковата сметка и съпоставена с банковото извлечение.
Тя може да бъде платена и в брой с номериран касов ордер за изплащане, което актуализира нейния статус на платена.

FAQ

Трябва ли да въвеждам ръчно всяка фактура от доставчик?

Не. Качете я или я изпратете по имейл до вашия входящ адрес. Nordlet я разчита, а вие проверявате черновата.

Контира ли се веднага въведеният документ?

Не. Запазването на въведен документ създава чернова на фактура за покупка. Тя се контира във вашите счетоводни регистри само когато я регистрирате.

Мога ли да изтрия фактура за покупка?

Само докато тя е чернова. Регистрираната фактура се коригира с кредитно известие.