Utläggshantering

Fånga upp leverantörsfakturor och kvitton via uppladdning eller e-post, registrera dem som inköp och hantera anställdas utläggsrapporter och tjänsteresor i Nordlet.

Utlägg är det som ett företag betalar för: leverantörsfakturor, kvitton, resor samt kostnader som anställda betalar själva och sedan begär ersättning för.

Varje utlägg måste bokföras med rätt belopp, rätt moms och på rätt konto. Moms är den skatt som ingår i de flesta inköpspriser i Europa, och företag som är momsregistrerade kan i regel dra av den.

Nordlet läser in leverantörshandlingar åt dig, omvandlar dem till inköpsfakturor och bokför dem. De pengar du är skyldig leverantörer kallas leverantörsskulder.

Inlämning av handlingar

Uppladdning. Du laddar upp en leverantörshandling i form av en PDF, en bild, en Word- eller PowerPoint-fil på upp till 10 MB.
Inläsning. Nordlet läser av handlingen och fyller i ett utkast med leverantör, datum, totalbelopp och konteringsrader.
Leverantörsmatchning. Nordlet söker efter leverantören bland dina partner, först via momsregistreringsnummer, sedan via partnerkod och slutligen via namn.
E-postmottagning. Ditt företag får en egen mottagningsadress för e-post. Vidarebefordra leverantörsfakturor dit så visas bilagorna på inläsningssidan och kan läsas av så snart de anländer.
Peppol. Med en egen Peppol-åtkomstpunkt (access point) visas även e-fakturor som dina leverantörer skickar till dig bland de inlämnade handlingarna. Se Peppol-guiden.
Granska och spara. Du kontrollerar utkastet och sparar det. Nordlet skapar en inköpsfaktura eller en kreditfaktura samt bifogar originalhandlingen.

I FAQ om inläsning av handlingar förklaras mottagningsadressen och den automatiska inläsningstjänsten.

Registrering av inköp

En inköpsfaktura börjar som ett utkast. När du registrerar den bokförs den i din bokföring.

Konton. Varje rad hamnar på ett kostnadskonto: antingen det som anges på raden, det som finns på artikeln, det som hör till transaktionstypen eller företagets standardkonto. Se guiden om transaktionstyper.
Moms. Momsen bokförs som ingående moms som du har rätt att dra av. Företag som inte är momsregistrerade bokför i stället momsen som en del av kostnaden.
Omvänd skattskyldighet. Vissa gränsöverskridande inköp är belagda med moms som köparen själv måste redovisa. Nordlet bokför båda sidorna av transaktionen. Se omvänd skattskyldighet för moms.
Periodisering av kostnader. En rad som avser en viss period, till exempel en årlig försäkring, kan bokföras som en förutbetald kostnad och kostnadsföras månad för månad.
Lager. Varor på en inköpsfaktura kan läggas direkt i lager.
Spärr mot dubbelbokföring. Samma dokumentnummer från samma leverantör avvisas.
Leverantörskreditfakturor. En leverantörskreditfaktura registreras mot tillhörande faktura och minskar din skuld.

För större inköp kan du använda en inköpsorder: den skickas in, godkänns och sedan tas varorna emot mot ordern.

Anställda och resor

Utläggsrapporter. En anställds utlägg registreras i en numrerad utläggsrapport. Varje rad hamnar på rätt konto och momsen som ingående moms. Rapporten kvittar det förskott som den anställde har fått.
Förskott. Nordlet visar utbetalda förskott, återbetalda belopp och aktuellt saldo per anställd.
Tjänsteresor. Du anger ett dagligt traktamente per destinationsland. Resan hämtar sina dagar och sitt traktamente från den satsen.
Löneintegration. Traktamentet för en godkänd resa läggs till månadens lönekörning skattefritt. Se lönehantering.

Betalning till leverantörer

En registrerad inköpsfaktura kan betalas från banken och matchas mot banktransaktionen.
Den kan även betalas kontant med en numrerad kontantutbetalning, vilket uppdaterar dess betalstatus.

FAQ

Måste jag skriva in varje leverantörsfaktura manuellt?

Nej. Ladda upp den eller skicka den via e-post till din mottagningsadress. Nordlet läser av den och du kontrollerar utkastet.

Bokförs en inlämnad handling omedelbart?

Nej. När du sparar en inläsning skapas ett utkast till inköpsfaktura. Den bokförs först när du registrerar den.

Kan jag radera en inköpsfaktura?

Endast så länge den är ett utkast. En registrerad faktura rättas med en kreditfaktura.