Upravljanje troškovima

Evidentirajte dobavljačke račune i primitke putem prijenosa ili e-pošte, registrirajte ih kao kupnje te upravljajte putnim nalozi i izvješćima o troškovima zaposlenika u sustavu Nordlet.

Troškovi obuhvaćaju sve ono što poduzeće plaća: dobavljačke račune, račune (isječke), putovanja te troškove koje zaposlenici plate vlastitim sredstvima pa ih potražuju natrag.

Svaki trošak mora biti evidentiran s ispravnim iznosom, ispravnim PDV-om i na odgovarajućem kontu. PDV je porez koji je uračunat u većinu nabavnih cijena u Europi, a poduzeće koje je obveznik PDV-a obično ga može odbiti (pretporez).

Nordlet automatski čita dokumente dobavljača, pretvara ih u ulazne račune i knjiži ih u vaši glavnu knjigu. Novac koji dugujete dobavljačima naziva se obveze prema dobavljačima (accounts payable).

Prihvat dokumenata

Prijenos. Prenosite dokument dobavljača: PDF, sliku, Word ili PowerPoint datoteku veličine do 10 MB.
Čitanje. Nordlet čita dokument i ispunjava nacrt: dobavljača, datume, ukupne iznose i stavke.
Uparivanje dobavljača. Nordlet traži dobavljača među vašim partnerima prema PDV broju, zatim prema šifri partnera i na kraju prema nazivu.
Prihvat putem e-pošte. Vaše poduzeće dobiva vlastitu adresu e-pošte za prihvat dokumenata. Proslijedite joj račune dobavljača i privici će se pojaviti na stranici za prihvat te će biti spremni za čitanje čim stignu.
Peppol. S vlastitom Peppol pristupnom točkom, e-računi koje vam šalju dobavljači također se pojavljuju među prihvaćenim dokumentima. Pogledajte Peppol vodič.
Pregled pa spremanje. Pregledavate nacrt i spremate ga. Nordlet izrađuje ulazni račun ili odobrenje (credit note) te prilaže izvorni dokument.

Često postavljana pitanja o prihvatu dokumenata objašnjavaju adresu za prihvat i automatsko čitanje.

Registriranje kupnji

Ulazni račun započinje kao nacrt. Njegovom se registracijom podaci knjiže u poslovne knjige.

Konta. Svaka stavka ide na konto troška: onaj koji je naveden na stavki, zatim onaj na artiklu, onaj na vrsti operacije ili zadani konto poduzeća. Pogledajte vodič kroz vrste operacija.
PDV. PDV se knjiži kao pretporez koji možete odbiti. Poduzeće koje nije u sustavu PDV-a knjiži ga kao dio troška nabave.
Prijenos poreza (reverse charge). Neke prekogranične kupnje podliježu PDV-u koji kupac mora obračunati sam na sebe. Nordlet knjiži obje strane. Pogledajte prijenos poreza na dodanu vrijednost (reverse charge VAT).
Troškovi raspoređeni na više mjeseci. Stavka koja se odnosi na određeno razdoblje, poput godišnje police osiguranja, može se knjižiti kao unaprijed plaćeni trošak i razduživati mjesec po mjesec.
Zalihe. Roba s ulaznog računa može ići izravno u skladište.
Zabrana dvostrukog knjiženja. Isti broj dokumenta od istog dobavljača bit će odbijen.
Dobavljačka odobrenja. Dobavljačko se odobrenje registrira vezano uz pripadajući račun te umanjuje iznos koji dugujete.

Za veće nabave možete koristiti narudžbenicu (purchase order): ona se podnosi, odobrava, a zatim se po njoj zaprima roba.

Zaposlenici i putovanja

Izvješća o troškovima. Potrošnja zaposlenika evidentira se u numeriranom izvješću o troškovima. Svaka stavka ide na svoj konto, a PDV na pretporez. Izvješćem se zatvara predujam koji je zaposleniku isplaćen.
Predujmovi. Nordlet za svakog zaposlenika prikazuje isplaćene predujmove, vraćene iznose i otvoreni saldo.
Službena putovanja. Postavljate dnevnicu (dnevni džeparac) po zemlji odredišta. Putovanje preuzima dane i iznos dnevnice prema toj stopi.
Obračun plaća. Dnevnica odobrenog putovanja dodaje se neoporezivo u ovomjesečnu isplatu plaća. Pogledajte obračun plaća.

Plaćanje dobavljačima

Registrirani ulazni račun može se platiti iz banke i uskladiti sa stavkom iz bankovnog izvoda.
Može se platiti i gotovinski putem numerirane isplatnice, čime se ažurira njegov status plaćenosti.

FAQ

Moram li ručno upisivati svaki račun dobavljača?

Ne. Prenesite ga ili pošaljite e-poštom na svoju adresu za prihvat. Nordlet ga pročita, a vi provjerite nacrt.

Knjiži li se prihvaćeni dokument odmah?

Ne. Spremanjem primljenog dokumenta izrađuje se nacrt ulaznog računa. U poslovne knjige knjiži se tek kada ga registrirate.

Mogu li izbrisati ulazni račun?

Samo dok je u statusu nacrta. Registrirani se račun ispravlja izdavanjem odobrenja.