Gestão de despesas

Registe faturas de fornecedores e recibos através de carregamento ou e-mail, lance-os como compras e faça a gestão de notas de despesas de colaboradores e viagens de negócios no Nordlet.

As despesas correspondem àquilo que uma empresa paga: faturas de fornecedores, recibos, viagens e os custos suportados inicialmente pelos colaboradores que carecem de reembolso.

Cada despesa deve ser registada com o montante correto, o IVA adequado e a conta certa. O IVA é o imposto incluído na maioria dos preços de aquisição na Europa; uma empresa registada para efeitos de IVA pode, habitualmente, recuperar esse valor.

O Nordlet lê os documentos de fornecedores por si, converte-os em faturas de compra e contabiliza-os na sua contabilidade. O dinheiro que deve aos fornecedores é designado por contas a pagar.

Captura de documentos

Carregamento. Carrega um documento de fornecedor (PDF, imagem, ficheiro Word ou PowerPoint, até 10 MB).
Leitura. O Nordlet lê o documento e preenche um rascunho com o fornecedor, as datas, os totais e as linhas.
Correspondência de fornecedor. O Nordlet procura o fornecedor entre os seus parceiros por número de IVA, depois por código de parceiro e, por fim, por nome.
Receção por e-mail. A sua empresa obtém o seu próprio endereço de e-mail de receção. Se reencaminhar as faturas de fornecedores para esse endereço, os anexos aparecem na página de captura e podem ser lidos logo que chegam.
Peppol. Através do seu próprio ponto de acesso Peppol, as faturas eletrónicas enviadas pelos seus fornecedores também aparecem entre os documentos capturados. Consulte o guia do Peppol.
Revisão e gravação. Verifica o rascunho e guarda-o. O Nordlet cria uma fatura de compra ou uma nota de crédito e anexa o documento original.

A FAQ sobre captura de documentos explica o funcionamento do endereço de receção e da leitura automática.

Registo de compras

Uma fatura de compra começa por ser um rascunho. O seu registo efetua o lançamento na contabilidade.

Contas. Cada linha é encaminhada para uma conta de gastos: a conta indicada na linha, ou a do artigo, ou a do tipo de operação, ou a predefinida da empresa. Consulte o guia de tipos de operação.
IVA. O IVA é contabilizado como IVA dedutível. Uma empresa não registada para efeitos de IVA contabiliza-o como parte integrante do custo.
Autoliquidação. Algumas compras intracomunitárias ou internacionais implicam um IVA que o comprador deve autoliquidar. O Nordlet regista ambas as vertentes. Consulte o IVA de autoliquidação.
Custos repartidos por vários meses. Uma linha referente a um período específico, como um seguro anual, pode ser contabilizada como gasto a apropriar e reconhecida mensalmente.
Inventário. Os bens constantes numa fatura de compra podem dar entrada direta num armazém.
Prevenção de duplicados. O mesmo número de documento emitido pelo mesmo fornecedor é rejeitado.
Notas de crédito de fornecedores. Uma nota de crédito de fornecedor é registada contra a respetiva fatura, reduzindo o valor em dívida.

Para aquisições de maior envergadura, pode recorrer a uma encomenda de compra: esta é submetida, aprovada e, posteriormente, a receção dos bens é registada com base na mesma.

Colaboradores e viagens

Notas de despesas. Os gastos de um colaborador são registados numa nota de despesas numerada. Cada linha é direcionada para a respetiva conta e o IVA para o IVA dedutível. Esta nota serve para liquidar o adiantamento de caixa atribuído ao colaborador.
Adiantamentos de caixa. O Nordlet apresenta, por colaborador, os adiantamentos concedidos, os montantes devolvidos e o saldo em aberto.
Viagens de negócios. Define um abono diário (ajudas de custo) por país de destino. Uma viagem assume automaticamente os dias e o respetivo abono com base nessa taxa.
Integração com salários. O valor de abono de uma viagem aprovada é adicionado ao processamento salarial desse mês sem sujeição a impostos. Consulte salários.

Pagamento a fornecedores

Uma fatura de compra registada pode ser paga através do banco e conciliada com o movimento bancário correspondente.
Também pode ser paga em numerário mediante a emissão de um documento de saída de caixa numerado, o qual atualiza o respetivo estado de pagamento.

FAQ

Tenho de digitar manualmente todas as faturas de fornecedores?

Não. Basta carregá-las ou enviá-las por e-mail para o seu endereço de receção. O Nordlet efetua a leitura e cabe-lhe a si verificar o rascunho.

Um documento capturado é contabilizado de imediato?

Não. Guardar uma captura cria um rascunho de fatura de compra. O lançamento na contabilidade só ocorre no momento do respetivo registo.

Posso eliminar uma fatura de compra?

Apenas enquanto for um rascunho. Uma fatura já registada deve ser corrigida através de uma nota de crédito.