Управління витратами

Завантажуйте або надсилайте електронною поштою рахунки від постачальників і чеки, реєструйте їх як надходження, а також обробляйте авансові звіти працівників і відрядження в Nordlet.

Витрати — це те, за що платить підприємство: рахунки від постачальників, чеки, поїздки та кошти, які працівники сплачують із власних кишень із подальшим відшкодуванням.

Кожну витрату потрібно обліковувати на суму правильного розміру з урахуванням правильного ПДВ і на правильному рахунку. ПДВ — це податок, який включається до більшості цін закупівлі в Європі; підприємство, зареєстроване платником ПДВ, зазвичай може вимагати його відшкодування.

Nordlet зчитує документи постачальників за вас, перетворює їх на вхідні рахунки (purchase invoices) та проводить за вашими обліковими регістрами. Гроші, які ви винні постачальникам, називаються кредиторською заборгованістю.

Завантаження документів

Завантаження (Upload). Ви завантажуєте документ постачальника: PDF-файл, зображення, файл Word або PowerPoint об'ємом до 10 МБ.
Розпізнавання. Nordlet зчитує документ і створює чернетку: постачальника, дати, загальні суми та рядки.
Зіставлення з постачальником. Nordlet шукає постачальника серед ваших контрагентів за кодом платника ПДВ, потім за кодом контрагента, а далі за назвою.
Отримання електронною поштою. Ваша компанія отримує власну електронну адресу для прийому документів. Перенаправляйте туди рахунки постачальників, і вкладення з'являться на сторінці завантаження. Їх можна розпізнавати одразу після надходження.
Peppol. За наявності власної точки доступу Peppol електронні рахунки, надіслані вашими постачальниками, також з'являються серед завантажених документів. Дивіться посібник із Peppol.
Перевірка та збереження. Ви перевіряєте чернетку і зберігаєте її. Nordlet створює вхідний рахунок або кредитове авізо і прикріплює оригінал документа.

ЧаПи щодо завантаження документів містять роз'яснення щодо адреси прийому та автоматичного розпізнавання.

Реєстрація закупівель

Рахунок на закупівлю спочатку створюється як чернетка. Його реєстрація здійснює проведення в обліку.

Рахунки. Кожен рядок потрапляє на рахунок витрат: той, що вказаний у рядку, або на рахунок номенклатури, або на рахунок виду операції, або на рахунок за замовчуванням для компанії. Дивіться посібник щодо видів операцій.
ПДВ. ПДВ обліковується як податковий кредит (VAT you can claim back), який ви можете відшкодувати. Компанія, не зареєстрована платником ПДВ, натомість включає його до суми витрат.
Зворотне нарахування (Reverse charge). Деякі транскордонні закупівлі обкладаються ПДВ, який покупець повинен нарахувати самостійно. Nordlet здійснює проведення для обох сторін. Дивіться розділ про ПДВ за зворотним нарахуванням.
Витрати, розподілені за місяцями. Рядок за певний період, наприклад річне страхування, можна провести як витрати майбутніх періодів (prepaid expense) із визнанням щомісяця.
Товарно-матеріальні цінності. Товари з рахунку на закупівлю можуть надходити безпосередньо на склад.
Запобігання дублюванню. Документ із тим самим номером від того ж постачальника відхиляється системою.
Кредитові авізо постачальників. Кредитове авізо постачальника реєструється на підставі відповідного рахунка та зменшує вашу заборгованість.

Для великих закупівель ви можете використовувати замовлення на закупівлю: воно надсилається, затверджується, після чого за ним приймаються товари.

Працівники та відрядження

Авансові звіти (Expense reports). Витрати працівника фіксуються в пронумерованому авансовому звіті. Кожен рядок потрапляє на свій рахунок витрат, а ПДВ — до вхідного ПДВ. Звіт закриває виплачений працівнику аванс готівкою.
Аванси готівкою. Nordlet показує для кожного працівника видані аванси, повернуті суми та сальдо заборгованості.
Відрядження. Ви встановлюєте добові (daily allowance) для кожної країни призначення. Для поїздки кількість днів і розмір добових розраховуються за цією ставкою.
Зарахування до заробітної плати. Добові за затвердженим відрядженням додаються до розрахунку заробітної плати за відповідний місяць без оподаткування. Дивіться розділ розрахунок заробітної плати.

Оплата постачальникам

Зареєстрований вхідний рахунок можна оплатити з банківського рахунку та зіставити з банківською випискою.
Його також можна сплатити готівкою за допомогою пронумерованого видаткового касового ордера, що оновлює статус його оплати.

FAQ

Чи обов'язково вручну вводити кожен рахунок від постачальника?

Ні. Завантажте його або надішліть на вашу електронну адресу для прийому. Nordlet розпізнає документ, а ви перевірите чернетку.

Чи проводяться завантажені документи в обліку одразу?

Ні. Збереження завантаженого файлу створює чернетку вхідного рахунка. Вона потрапляє до обліку лише після того, як ви її зареєструєте.

Чи можу я видалити вхідний рахунок?

Лише доки він має статус чернетки. Зареєстрований рахунок коригується за допомогою кредитового авізо.