Zarządzanie wydatkami

Rejestruj faktury od dostawców oraz paragony poprzez wgranie plików lub e-mail, wprowadzaj je jako zakupy oraz obsługuj raporty wydatków pracowników i delegacje w Nordlet.

Wydatki to wszystko, za co firma musi zapłacić: faktury od dostawców, paragony, podróże służbowe oraz koszty ponoszone najpierw przez pracowników, a następnie im zwracane.

Każdy wydatek należy zaksięgować w odpowiedniej kwocie, z właściwą stawką VAT oraz na właściwym koncie. VAT to podatek doliczany do większości cen zakupów w Europie, a firma zarejestrowana jako podatnik VAT może go zazwyczaj odliczyć.

Nordlet odczytuje dokumenty od dostawców za Ciebie, przekształca je w faktury zakupowe i księguje w Twoich księgach. Pieniądze, które jesteś winien dostawcom, nazywają się zobowiązaniami wobec dostawców (accounts payable).

Pozyskiwanie dokumentów

Wgrywanie. Wgrywasz dokument od dostawcy: plik PDF, obraz, dokument programu Word lub PowerPoint o wielkości do 10 MB.
Odczyt. Nordlet odczytuje dokument i uzupełnia wersję roboczą: dostawcę, daty, sumy oraz pozycje.
Dopasowanie dostawcy. Nordlet szuka dostawcy wśród Twoich kontrahentów najpierw według numeru VAT, potem według kodu kontrahenta, a na końcu według nazwy.
Przesyłanie e-mailem. Twoja firma otrzymuje własny adres e-mail do przyjmowania dokumentów. Przekierowuj na niego faktury od dostawców, a załączniki pojawią się na stronie pozyskiwania dokumentów. Można je odczytać od razu po dostarczeniu.
Peppol. Posiadając własny punkt dostępowy Peppol, faktury elektroniczne (e-invoices) wysyłane przez dostawców pojawiają się również wśród pozyskanych dokumentów. Zobacz przewodnik po Peppol.
Sprawdzenie i zapisanie. Weryfikujesz wersję roboczą i ją zapisujesz. Nordlet tworzy fakturę zakupową lub fakturę korygującą (credit note) i dołącza oryginalny dokument.

FAQ dotyczące pozyskiwania dokumentów wyjaśnia kwestie adresu odbioru oraz automatycznego odczytu.

Rejestrowanie zakupów

Faktura zakupowa zaczyna jako wersja robocza. Jej rejestracja powoduje zaksięgowanie w księgach.

Konta. Każda pozycja trafia na konto kosztowe: to wskazane w pozycji, bądź to z kartoteki artykułu, bądź to z typu operacji, bądź wreszcie domyślne konto firmy. Zobacz przewodnik po typach operacji.
VAT. Podatek VAT jest księgowany jako VAT naliczony podlegający odliczeniu. Firma niebędąca zarejestrowanym podatnikiem VAT księguje go jako część kosztu.
Odwrotne obciążenie. Niektóre zakupy transgraniczne objęte są podatkiem VAT, który kupujący musi rozliczyć samodzielnie. Nordlet księguje obie strony transakcji. Zobacz odwrotne obciążenie VAT (reverse charge VAT).
Koszty rozliczane w czasie. Pozycja dotycząca okresu, na przykład ubezpieczenie roczne, może zostać zaksięgowana jako koszt rozliczony w czasie i rozpisywana miesiąc po miesiącu.
Magazyn. Towary z faktury zakupowej mogą trafić bezpośrednio do magazynu.
Ochrona przed duplikatami. Ten sam numer dokumentu od tego samego dostawcy zostanie odrzucony.
Korekty od dostawców. Faktura korygująca od dostawcy jest rejestrowana powiązana z fakturą pierwotną i obniża kwotę Twojego zobowiązania.

W przypadku większych zakupów możesz skorzystać z zamówienia zakupowego (purchase order): zostaje ono złożone, zatwierdzone, a następnie towary są przyjmowane na jego podstawie.

Pracownicy i podróże służbowe

Raporty wydatków. Wydatki pracownika są rejestrowane w ponumerowanym raporcie wydatków. Każda pozycja trafia na odpowiednie konto, a VAT do VAT naliczonego. Raport rozlicza zaliczkę pieniężną, którą otrzymał pracownik.
Zaliczki gotówkowe. Nordlet pokazuje dla każdego pracownika wydane zaliczki, zwrócone kwoty oraz saldo otwarte.
Podróże służbowe. Ustawiasz stawkę diety dziennej dla każdego kraju docelowego. Liczba dni podróży oraz kwota diety wyliczane są na podstawie tej stawki.
Przeniesienie do listy płac. Dieta z zatwierdzonej podróży służbowej jest dodawana do listy płac za dany miesiąc bez obciążeń podatkowych. Zobacz lista płac (payroll).

Płatności dla dostawców

Zarejestrowaną fakturę zakupową można opłacić z poziomu banku i powiązać z odpowiednią pozycją wyciągu bankowego.
Można ją również opłacić gotówką za pomocą ponumerowanego dokumentu kasowego KW, co zaktualizuje jej status płatności.

FAQ

Czy muszę ręcznie wpisywać każdą fakturę od dostawcy?

Nie. Wgraj ją lub prześlij e-mailem na swój adres odbioru. Nordlet ją odczyta, a Tobie pozostanie sprawdzenie wersji roboczej.

Czy pozyskany dokument jest księgowany od razu?

Nie. Zapisanie pozyskanego dokumentu tworzy roboczą fakturę zakupową. Jest ona księgowana w księgach dopiero w momencie jej rejestracji.

Czy mogę usunąć fakturę zakupową?

Tylko dopóki ma status wersji roboczej. Zarejestrowaną fakturę koryguje się za pomocą faktury korygującej.