Gestione delle spese

Registra fatture fornitori e scontrini tramite caricamento o e-mail, contabilizzali come acquisti e gestisci note spese dei dipendenti e trasferte in Nordlet.

Le spese rappresentano i costi sostenuti da un'azienda: fatture dei fornitori, scontrini, viaggi e costi anticipati dai dipendenti e successivamente rimborsati.

Ogni spesa deve essere registrata con l'importo corretto, la corretta IVA e il conto appropriato. L'imposta sul valore aggiunto è inclusa nella maggior parte dei prezzi d'acquisto in Europa; un'azienda registrata ai fini IVA può solitamente richiederne il recupero.

Nordlet legge i documenti dei fornitori per tuo conto, li converte in fatture di acquisto e li registra in contabilità. Il denaro dovuto ai fornitori prende il nome di debiti commerciali.

Acquisizione dei documenti

Caricamento. Puoi caricare un documento del fornitore (un PDF, un'immagine, un file Word o PowerPoint) fino a 10 MB.
Lettura. Nordlet lo legge e compila una bozza con fornitore, date, totali e righe.
Abbinamento del fornitore. Nordlet cerca il fornitore tra i tuoi contatti prima tramite partita IVA, poi tramite codice partner e infine per nome.
Acquisizione tramite e-mail. La tua azienda riceve un indirizzo e-mail dedicato. Inoltra le fatture dei fornitori a questo indirizzo e gli allegati compariranno nella pagina di acquisizione, pronti per essere letti non appena arrivano.
Peppol. Tramite il tuo punto di accesso Peppol, anche le fatture elettroniche inviate dai fornitori compaiono tra i documenti acquisiti. Consulta la guida a Peppol.
Revisione e salvataggio. Verifichi la bozza e la salvi. Nordlet crea una fattura di acquisto o una nota di credito e allega il documento originale.

La FAQ sull'acquisizione dei documenti spiega il funzionamento dell'indirizzo di ricezione e della lettura automatica.

Registrazione degli acquisti

Una fattura di acquisto inizia come bozza. La sua registrazione provvede alla contabilizzazione nei libri contabili.

Conti. Ciascuna riga viene imputata a un conto di costo: quello indicato sulla riga, oppure quello dell'articolo, o ancora quello del tipo di operazione, oppure il valore predefinito dell'azienda. Consulta la guida ai tipi di operazione.
IVA. L'IVA viene registrata come IVA detraibile. Un'azienda non registrata ai fini IVA la contabilizza invece come parte integrante del costo.
Inversione contabile (reverse charge). Alcuni acquisti transfrontalieri comportano un'IVA che l'acquirente deve assolvere autonomamente. Nordlet registra entrambi i lati dell'operazione. Consulta la sezione sul reverse charge IVA.
Costi rateizzati su più mesi. Una riga relativa a un periodo specifico, come un'assicurazione annuale, può essere registrata come risconto attivo (prepaid expense) e imputata mese per mese.
Magazzino. I beni presenti in una fattura di acquisto possono essere caricati direttamente in magazzino.
Prevenzione della doppia registrazione. Lo stesso numero di documento proveniente dallo stesso fornitore viene rifiutato dal sistema.
Note di credito da fornitori. Una nota di credito emessa da un fornitore viene registrata a storno della fattura di riferimento, riducendo l'importo dovuto.

Per acquisti di entità maggiore puoi utilizzare un ordine di acquisto: viene inviato, approvato e quindi utilizzato per il ricevimento della merce.

Dipendenti e trasferte

Note spese. Le spese sostenute da un dipendente sono registrate in una nota spese numerata. Ciascuna riga viene imputata al proprio conto e l'IVA viene registrata come IVA a credito. Il rendiconto regola l'eventuale anticipo di cassa erogato al dipendente.
Anticipi di cassa. Nordlet mostra, per ciascun dipendente, gli anticipi erogati, gli importi restituiti e il saldo aperto.
Viaggi di aria aziendale e trasferte. Puoi definire un'indennità giornaliera per Paese di destinazione. Una trasferta calcola i giorni e la relativa indennità in base a tale tariffa.
Integrazione con le paghe. L'indennità di una trasferta approvata viene aggiunta in esenzione d'imposta all'elaborazione delle paghe del mese. Consulta la sezione cedolini e paghe.

Pagamento dei fornitori

Una fattura di acquisto registrata può essere pagata tramite banca e riconciliata con il movimento bancario corrispondente.
Può inoltre essere pagata in contanti tramite un'uscita di cassa numerata, operazione che aggiorna lo stato di avvenuto pagamento.

FAQ

Devo inserire manualmente ogni fattura fornitore?

No. Caricala o inviala via e-mail al tuo indirizzo di ricezione. Nordlet la legge e tu ti limiti a verificare la bozza.

Un documento acquisito viene registrato contabilmente in modo immediato?

No. Il salvataggio di un documento acquisito crea una bozza di fattura di acquisto. La contabilizzazione avviene solo al momento della registrazione definitiva.

Possono eliminare una fattura di acquisto?

Solo finché si trova nello stato di bozza. Una fattura registrata deve essere corretta mediante l'emissione di una nota di credito.