बैंक मिलान (bank reconciliation)
अपने बैंक लेनदेन को Nordlet में लाएं, प्रत्येक भुगतान का उसके चालान (invoice) से मिलान करें, और बैंक शुल्कों को बहीखाते (ledger) में दर्ज करें।
बैंक मिलान (bank reconciliation) इस बात की जांच है कि आपके बैंक विवरण (bank statement) की राशि आपकी लेखा पुस्तकों (books) की राशि से मेल खाती है या नहीं। आने या जाने वाले प्रत्येक भुगतान को किसी दस्तावेज से जोड़ा जाना चाहिए: जैसे कि चालान (invoice), बिल, वेतन रन (salary run) या बैंक शुल्क।
इसे मैन्युअल रूप से करने का मतलब है कि विवरण को पंक्ति-दर-पंक्ति पढ़ना और चालान पर टिक करना। Nordlet आपके लिए बैंक लाइनों को आयात करता है, वह चालान ढूंढता है जिससे प्रत्येक भुगतान संबंधित है, और सामान्य बहीखाते (general ledger) में भुगतान दर्ज करता है, जो आपकी कंपनी के सभी धन लेनदेन का मुख्य रिकॉर्ड है।
Nordlet क्या करता है
- आपके बैंक से कनेक्ट होता है। Bank → Connections के अंतर्गत आप ओपन बैंकिंग (open banking) के माध्यम से किसी बैंक को कनेक्ट करते हैं। आप बैंक के अपने पृष्ठ पर पहुंच की स्वीकृति देते हैं, उसके खातों को लिंक करते हैं, और Nordlet नए बुक किए गए लेनदेन प्राप्त करता है। बैंक कनेक्शन गाइड देखें।
- एक शेड्यूल पर सिंक होता है। प्रत्येक लिंक किया गया खाता मैन्युअल रूप से, दैनिक, साप्ताहिक या मासिक रूप से सिंक हो सकता है।
- विवरण फ़ाइलें आयात करता है। यह camt.053 XML (ISO 20022 बैंक विवरण प्रारूप), MT940, Stripe CSV निर्यात और Revolut Business CSV को पढ़ता है। बैंक विवरण आयात करना देखें।
- डुप्लिकेट को छोड़ देता है। एक ही फ़ाइल को दो बार आयात करना सुरक्षित है। खाते में पहले से मौजूद लाइनों को पहचान लिया जाता है और छोड़ दिया जाता है।
- मिलान के सुझाव देता है। प्रत्येक नई पंक्ति के लिए यह उन खुले दस्तावेजों की सूची बनाता है जो उपयुक्त हैं, जिन्हें राशि, भुगतान पाठ में दस्तावेज संख्या, और भुगतानकर्ता के IBAN या नाम के आधार पर स्कोर किया जाता है।
- मिलान करता है और पोस्ट करता है। जब आप किसी पंक्ति का मिलान करते हैं, तो Nordlet जर्नल प्रविष्टि (journal entry) लिखता है, चालान की भुगतान की गई राशि को बढ़ाता है और पंक्ति को मिलान के रूप में चिह्नित करता है।
- एक भुगतान को विभाजित करता है। एक बैंक लाइन एक साथ कई चालानों का भुगतान कर सकती है।
- आपके अपने सॉफ़्टवेयर से लाइनें लेता है। बैंक लाइनों को API के माध्यम से JSON के रूप में भी पुश किया जा सकता है।
- गलत मिलान को पूर्ववत करता है। Unmatch एक विपरीत प्रविष्टि (reversing entry) लिखता है। पोस्ट की गई प्रविष्टियों को कभी भी संपादित या हटाया नहीं जाता है।
रूटीन काम को आयात टेम्पलेट के हवाले करें
आयात टेम्पलेट (import template) नियमों का एक सेट है जिसे आप एक बार सहेजते हैं। Nordlet प्रत्येक फ़ाइल आयात या बैंक सिंक पर इसे लागू करता है।
- संदर्भ द्वारा चालान लिंक करें। वह भुगतान जिसके संदर्भ या भुगतान पाठ में खुले चालान की संख्या शामिल है, उसका मिलान उससे किया जाता है और पोस्ट किया जाता है। जब भुगतानकर्ता एक ज्ञात भागीदार (partner) होता है, तो चालान उसी भागीदार का होना चाहिए। अभी भी देय राशि से अधिक भुगतान का कभी मिलान नहीं किया जाता है।
- गायब ग्राहक और आपूर्तिकर्ता बनाएं। अज्ञात भुगतानकर्ताओं और प्राप्तकर्ताओं को भागीदार बना दिया जाता है। उन्हें अगली बार IBAN द्वारा, और फिर सटीक नाम से पहचाना जाता है।
- बैंक शुल्क, ब्याज और कर पोस्ट करें। बैंक के शुल्क, ब्याज या कर कोड वाली लाइनें सीधे आपके चुने हुए खाते में जाती हैं, उदाहरण के लिए बैंक शुल्क व्यय खाता।
- अग्रिम चालान (advance invoice)। किसी ज्ञात ग्राहक से आने वाला भुगतान जो किसी चालान से मेल नहीं खाता है, उसे जारी किया गया अग्रिम चालान बनाया जा सकता है।
जो लाइनें इन जाँचों में विफल रहती हैं, वे Bank → Transactions के अंतर्गत आपके द्वारा मैन्युअल रूप से मिलान करने के लिए खुली रहती हैं।
भुगतान प्रदाता और भुगतान (payouts)
- Stripe भुगतान। Stripe भुगतान रिपोर्ट को उसके प्रभारों, रिफंड और शुल्कों में विभाजित किया जाता है। प्रभारों का मिलान ऑर्डर संदर्भ या चालान संख्या द्वारा बिक्री चालानों से किया जाता है, और संपूर्ण भुगतान को एक संतुलित प्रविष्टि के रूप में पोस्ट किया जाता है।
- मिलान नियम। एक नियम आने वाली बैंक लाइन को पाठ, भुगतान आईडी या राशि द्वारा सही भुगतान बैच से जोड़ता है।
भुगतान करना और संग्रह करना
- आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करें। Nordlet आपके पंजीकृत बिलों के लिए एक SEPA क्रेडिट ट्रांसफर फ़ाइल (pain.001) बनाता है। आप इसे अपने बैंक में अपलोड करते हैं। फ़ाइल बनाने से कुछ भी पोस्ट नहीं होता है और किसी भी चीज़ को भुगतान के रूप में चिह्नित नहीं किया जाता है।
- डायरेक्ट डेबिट द्वारा संग्रह करें। फ़ाइल पर एक हस्ताक्षरित जनादेश (mandate) के साथ, Nordlet अवैतनिक EUR चालानों के लिए एक SEPA डायरेक्ट डेबिट फ़ाइल (pain.008) बनाता है।
FAQ
किसी ऐसे भुगतान का क्या होता है जो किसी चालान से मेल नहीं खाता है?
यह Bank → Transactions के अंतर्गत एक नई पंक्ति के रूप में रहता है। आप मैन्युअल रूप से इसका मिलान कर सकते हैं, इसे कई दस्तावेजों में विभाजित कर सकते हैं, या टेम्पलेट विकल्प चालू होने पर इसे अग्रिम चालान में बदल सकते हैं।
क्या मिलान किए गए भुगतान को बदला जा सकता है?
गलत मिलान को Unmatch के साथ पूर्ववत किया जाता है। Nordlet एक खुली अवधि में दिनांकित विपरीत प्रविष्टि लिखता है और पंक्ति का फिर से मिलान किया जा सकता है। यह एक अपरिवर्तनीय बहीखाता (immutable ledger) बनाए रखता है: इतिहास को सुधारा जाता है, फिर से नहीं लिखा जाता है।