ऑनलाइन चालान (online invoicing)

Nordlet में बिक्री चालान बनाएं, नंबर दें, भेजें और ट्रैक करें। आवर्ती चालान (recurring invoices), टेम्पलेट, भुगतान लिंक और प्राप्त हर भुगतान का रिकॉर्ड रखें।

चालान (invoice) वह दस्तावेज़ है जो आप भुगतान का अनुरोध करने के लिए किसी ग्राहक को भेजते हैं। इसमें विक्रेता, खरीदार, बेची गई वस्तु, कीमत और कर का उल्लेख होता है। चालान के आवश्यक फ़ील्ड कानून द्वारा तय किए जाते हैं।

Nordlet आपको ऑनलाइन चालान लिखने, उन्हें नंबर देने, ईमेल द्वारा भेजने और यह देखने की सुविधा देता है कि किनका भुगतान हो गया है। जारी किया गया हर चालान आपकी बही-खातों (books) में भी दर्ज हो जाता है, इसलिए आपको उसे दोबारा टाइप नहीं करना पड़ता।

यह पेज ग्राहकों को बिल भेजने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए है: चाहे वह कोई फ्रीलांसर हो, दुकान हो, या ऐसी कंपनी हो जो हर महीने एक जैसा चालान भेजती है।

Nordlet क्या करता है

पहले ड्राफ्ट (drafts)। आप एक ड्राफ्ट बनाते हैं, लाइनों और कुल राशि की जांच करते हैं, और फिर 'जारी करें' (Issue) दबाते हैं। तब तक आप इसमें बदलाव कर सकते हैं या इसे मिटा सकते हैं।
चार दस्तावेज़ प्रकार। बिक्री दस्तावेज़ कोई चालान, क्रेडिट नोट, प्रोफॉर्मा (proforma) या अग्रिम चालान (advance invoice) हो सकता है। प्रोफॉर्मा एक मूल्य प्रस्ताव (price offer) है, भुगतान का अनुरोध नहीं; देखें प्रोफॉर्मा बनाम चालान।
जारी होने पर नंबर। चालान जारी होने पर दस्तावेज़ श्रृंखला (document series) से उसे नंबर दिया जाता है।
लाइनों से कुल राशि। Nordlet लाइनों और वैट (VAT) को जोड़ता है। वैट वह कर है जो यूरोप में अधिकांश बिक्री की कीमत पर जोड़ा जाता है। आप पूरे दस्तावेज़ पर छूट (discount) भी दे सकते हैं।
तुरंत बही-खाते में प्रविष्टि। चालान जारी करने पर जर्नल प्रविष्टि (journal entry) दर्ज होती है, जो आपके खातों में बिक्री का रिकॉर्ड होती है।
जारी होने पर स्टॉक। जब चालान में किसी गोदाम (warehouse) का उल्लेख होता है, तो बेचे गए सामान को स्टॉक से हटा दिया जाता है।
नियत तारीख (due date)। छूटी हुई नियत तारीख ग्राहक की भुगतान अवधि (payment term) से भर दी जाती है।
लॉक। लॉक किए गए चालान को तब तक संपादित, जारी या हटाया नहीं जा सकता जब तक कि लॉक हटाया न जाए।
कोटेशन (quotes)। किसी ड्राफ्ट को कोटेशन के रूप में ईमेल किया जा सकता है। यह ड्राफ्ट ही रहता है।

दस्तावेज़ श्रृंखला के साथ नंबर देना

दस्तावेज़ श्रृंखला यह तय करती है कि नंबर कैसे दिखेंगे। आप एक उपसर्ग (prefix) तय करते हैं, जैसे AUT, और नंबर की लंबाई, जैसे 5। इसके बाद नंबर AUT-00001 के रूप में प्रिंट होते हैं।

प्रत्येक श्रृंखला में एक चालू काउंटर (running counter) रहता है। यह जनवरी में रीसेट नहीं होता है।
आपके पास प्रति दस्तावेज़ प्रकार एक डिफ़ॉल्ट श्रृंखला हो सकती है।
किसी श्रृंखला को ऑपरेशन प्रकार (operation type) और गोदाम से जोड़ा जा सकता है। ऑपरेशन प्रकार गाइड बताती है कि वे खातों को कैसे सेट करते हैं।
श्रृंखला में एक लेबल हो सकता है जिसे दस्तावेज़ शीर्षक के नीचे प्रिंट किया जाता है।

चालान भेजना

ईमेल। Nordlet जारी किए गए चालान को एक पीडीएफ के रूप में ग्राहक को ईमेल करता है।
पीडीएफ। आप ड्राफ्ट या जारी किए गए चालान का पीडीएफ डाउनलोड कर सकते हैं।
अभी भुगतान करें लिंक (Pay now link)। यदि आप भुगतान लिंक सेट करते हैं, तो ईमेल और पीडीएफ में वह शामिल होता है। यह भुगतान न की गई शेष राशि को दर्शाता है।
Peppol। Peppol व्यवसायों के बीच ई-चालान (e-invoices) भेजने के लिए एक यूरोपीय नेटवर्क है। अपने खुद के एक्सेस पॉइंट के साथ, Nordlet इसके माध्यम से चालान भेजता है। देखें Peppol गाइड।
राष्ट्रीय ई-चालान (National e-invoicing)। इटली, पोलैंड और रोमानिया के लिए, Nordlet राष्ट्रीय ई-चालान फ़ाइल तैयार करता है और इसे कर प्राधिकरण के चैनल पर भेज सकता है।

आवर्ती चालान और टेम्पलेट

टेम्पलेट में उस ग्राहक, हेडर विवरण और अक्सर भेजे जाने वाले चालान की लाइनें होती हैं।

आवर्ती अनुसूची (recurring schedule) किसी टेम्पलेट को साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक या वर्ष में एक बार चालान में बदल देती है।
यह हर नए चालान को अपने आप जारी कर सकता है और ग्राहक को ईमेल कर सकता है।
आप किसी अनुसूची को रोक (pause) सकते हैं। इसे हटाने पर इसके द्वारा पहले बनाए गए चालान सुरक्षित रहते हैं।

प्राप्त भुगतान

ग्राहकों द्वारा आपको दी जाने वाली बकाया राशि को प्राप्त होने योग्य खाते (accounts receivable) कहा जाता है।

Nordlet किसी भी तारीख के चालान पर प्राप्त धन को सूचीबद्ध करता है: चालान से मिलाए गए बैंक भुगतान, भुगतान प्रदाता से कार्ड निपटान, और नकद प्राप्तियां।
पूरी तरह से भुगतान किए गए अग्रिम चालान को उसी ग्राहक के बाद के चालान पर लागू किया जा सकता है।
स्वचालित ऋण अनुस्मारक (debt reminders) ग्राहकों को उनके अतिदेय चालान (overdue invoices) की सूची ईमेल करते हैं, जो हर सात दिनों में अधिकतम एक बार होता है। इसे डनिंग (dunning) कहा जाता है।
आपके लेखाकार (accountant) के लिए प्रति माह एक फ़ाइल में उस महीने का हर चालान, क्रेडिट नोट और भुगतान CSV या PDF के रूप में होता है।

FAQ

क्या चालान नंबर हर साल रीसेट होते हैं?

नहीं। प्रत्येक दस्तावेज़ श्रृंखला में एक चालू काउंटर रहता है, इसलिए नया वर्ष शुरू होने पर नंबरिंग अंतिम नंबर से ही जारी रहती है।

क्या मैं जारी करने के बाद चालान बदल सकता हूँ?

नहीं। जारी किया गया चालान आपके बही-खातों का हिस्सा होता है। इसे ठीक करने के लिए, आप इसके विरुद्ध क्रेडिट नोट जारी करते हैं। देखें क्रेडिट नोट्स।

क्या ग्राहक कार्ड से भुगतान कर सकते हैं?

हाँ, यदि आप अपना खुद का Stripe खाता जोड़ते हैं। इसके बाद भुगतान लिंक एक Stripe कार्ड भुगतान पेज खोलता है। देखें भुगतान स्वीकार करना।