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Bankabgleich

Importieren Sie Ihre Banktransaktionen in Nordlet, ordnen Sie jede Zahlung der passenden Rechnung zu und verbuchen Sie Bankgebühren im Hauptbuch.

Der Bankabgleich ist der Prüfschritt, mit dem sichergestellt wird, dass die Beträge auf Ihrem Kontoauszug mit den Werten in Ihrer Buchhaltung übereinstimmen. Jede eingehende und ausgehende Zahlung muss mit einem Beleg verknüpft werden: einer Ausgangsrechnung, einer Eingangsrechnung, einer Gehaltsabrechnung oder einer Bankgebühr.

Wenn Sie dies manuell erledigen, bedeutet das, dass Sie den Kontoauszug Zeile für Zeile durchgehen und Rechnungen abhaken. Nordlet übernimmt den Import der Bankzeilen für Sie, ermittelt die zugehörige Rechnung für jede Zahlung und erfasst die Zahlung im Hauptbuch, dem zentralen Verzeichnis aller Geldströme Ihres Unternehmens.

Was Nordlet leistet

  • Verbindung zu Ihrer Bank. Unter Bank → Verbindungen verknüpfen Sie ein Bankkonto über Open Banking. Sie bestätigen den Zugriff direkt auf der Banking-Oberfläche Ihrer Bank, verknüpfen die entsprechenden Konten und Nordlet ruft neue gebuchte Transaktionen ab. Lesen Sie dazu die Anleitung für Bankverbindungen.
  • Zeitgesteuerte Synchronisierung. Jedes verknüpfte Konto kann manuell, täglich, wöchentlich oder monatlich synchronisiert werden.
  • Import von Kontoauszugsdateien. Das System liest camt.053 XML (das ISO 20022-Format für Kontoauszüge), MT940, Stripe CSV-Exporte sowie Revolut Business CSV. Weitere Informationen finden Sie unter Bankauszüge importieren.
  • Vermeidung von Duplikaten. Der mehrmalige Import derselben Datei ist unbedenklich. Bereits auf dem Konto vorhandene Zeilen werden erkannt und übersprungen.
  • Vorschläge für Zuordnungen. Für jede neue Zeile listet das System passende offene Belege auf, bewertet nach Betrag, Rechnungsnummer im Verwendungszweck sowie der IBAN oder dem Namen des Zahlers.
  • Zuordnung und Verbuchen. Wenn Sie eine Zeile zuordnen, erstellt Nordlet den Buchungssatz, erhöht den bezahlten Betrag der Rechnung und markiert die Zeile als zugeordnet.
  • Aufteilung einer Zahlung. Eine einzelne Bankzeile kann zur Bezahlung mehrerer Rechnungen gleichzeitig verwendet werden.
  • Übernahme von Zeilen aus eigener Software. Bankzeilen lassen sich zudem im JSON-Format über die API einspielen.
  • Rückgängigmachen fehlerhafter Zuordnungen. Über Zuordnung aufheben wird ein Stornobuchungssatz erstellt. Bereits festgeschriebene Buchungen werden niemals bearbeitet oder gelöscht.

Routinearbeiten an Importvorlagen delegieren

Eine Importvorlage ist ein einmalig definierter Regelsatz, den Nordlet bei jedem Dateiimport oder Bankabgleich automatisch anwendet.

  • Rechnungen über Referenzen verknüpfen. Eine Zahlung, deren Verwendungszweck oder Referenz die Nummer einer offenen Rechnung enthält, wird automatisch zugeordnet und verbucht. Handelt es sich bei dem Zahler um einen bekannten Partner, muss die Rechnung auch diesem Partner zuordnen. Zahlungen, die den offenen Forderungsbetrag übersteigen, werden niemals automatisch zugeordnet.
  • Fehlende Debitoren und Kreditoren anlegen. Unbekannte Zahler und Zahlungsempfänger werden als Partner angelegt. Sie werden beim nächsten Mal anhand ihrer IBAN und andernfalls über den exakten Namen wiedererkannt.
  • Bankgebühren, Zinsen und Steuern verbuchen. Zeilen mit bankinternen Gebühren-, Zins- oder Steuercodes werden direkt auf das von Ihnen festgelegte Konto geleitet, beispielsweise auf ein Aufwandskonto für Bankgebühren.
  • Anzahlungsrechnungen erstellen. Eine eingehende Zahlung von einem bekannten Kunden, zu der keine Rechnung vorliegt, kann in eine ausgestellte Anzahlungsrechnung umgewandelt werden.

Zeilen, die diese Prüfungen nicht bestehen, bleiben offen, damit Sie diese manuell unter Bank → Transaktionen zuordnen können.

Zahlungsdienstleister und Auszahlungen

  • Stripe-Auszahlungen. Ein Stripe-Auszahlungsbericht wird in seine Entgelte, Rückerstattungen und Gebühren aufgeteilt. Gebühren werden anhand der Bestellreferenz oder Rechnungsnummer den jeweiligen Ausgangsrechnungen zugeordnet, und die gesamte Auszahlung wird als ein einziger, ausgeglichener Buchungssatz verbucht.
  • Zuordnungsregeln. Eine Regel verknüpft eine eingehende Bankzeile anhand von Text, Auszahlungs-ID oder Betrag mit dem passenden Auszahlungsstapel.

Zahlungsverkehr und Einzug

  • Lieferanten bezahlen. Nordlet erstellt eine SEPA-Überweisungsdatei (pain.001) für Ihre erfassten Eingangsrechnungen, die Sie anschließend bei Ihrer Bank hochladen. Das Generieren der Datei führt weder zu einer Buchung noch zu einer Markierung als bezahlt.
  • Lastschrifteinzug. Liegt dem System ein unterschriebenes Mandat vor, erstellt Nordlet eine SEPA-Lastschriftdatei (pain.008) für unbezahlte Rechnungen in EUR.

FAQ

Was geschieht mit einer Zahlung, zu der keine Rechnung passt?

Sie verbleibt als neue Zeile unter Bank → Transaktionen. Sie können sie manuell zuordnen, auf mehrere Belege aufteilen oder, sofern die entsprechende Vorlagenoption aktiv ist, in eine Anzahlungsrechnung umwandeln.

Kann eine zugeordnete Zahlung nachträglich geändert werden?

Eine fehlerhafte Zuordnung lässt sich über Zuordnung aufheben korrigieren. Nordlet erstellt daraufhin einen Stornobuchungssatz mit Datum in einer offenen Periode, sodass die Zeile erneut zugeordnet werden kann. Auf diese Weise bleibt ein unveränderbares Hauptbuch erhalten: Die Historie wird korrigiert, aber nicht überschrieben.

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