क्रेडिट नोट

Nordlet में क्रेडिट नोट की मदद से जारी किए गए चालान (invoice) को ठीक करें या उसकी राशि कम करें, साथ ही बहीखाते, बकाया राशि और स्टॉक स्वतः अपडेट हो जाते हैं।

एक क्रेडिट नोट वह दस्तावेज़ है जो आपके द्वारा पहले से जारी किए गए चालान पर ग्राहक की देय राशि को कम करता है। आप इसका उपयोग तब करते हैं जब माल वापस आता है, बिक्री के बाद छूट दी जाती है, या चालान में कोई गलती हो जाती है।

जारी किए गए चालान को कभी भी संपादित (edit) या हटाया नहीं जाता। इसका एक नंबर होता है, यह आपके बहीखाते में दर्ज होता है और यह कर कार्यालय को भेजे जाने वाले वैट रिटर्न (VAT return) में भी शामिल हो सकता है। क्रेडिट नोट इस सुधार को एक नए दस्तावेज़ के रूप में दर्ज करता है, जिससे इतिहास पूरी तरह सुरक्षित रहता है।

Nordlet उसी तरह क्रेडिट नोट बनाता है जैसे यह चालान बनाता है। यह पृष्ठ बताता है कि इन्हें जारी करने पर क्या प्रक्रिया होती है।

Nordlet क्या करता है

चालान से जुड़ा हुआ: क्रेडिट नोट में उस चालान का उल्लेख होना चाहिए जिसमें सुधार किया जा रहा है। Nordlet में चालान उसी ग्राहक का और उसी मुद्रा (currency) में होना चाहिए। Nordlet के बाहर जारी किए गए चालान का नंबर और तारीख दर्ज की जाती है।
चालान से अधिक नहीं: Nordlet उन क्रेडिट नोटों को स्वीकार नहीं करता जिनकी कुल राशि चालान की कुल राशि से अधिक हो।
आंशिक या पूर्ण: आप किसी एक लाइन, किसी आंशिक राशि या पूरे चालान के लिए क्रेडिट नोट जारी कर सकते हैं।
पहले ड्राफ्ट, फिर जारी: क्रेडिट नोट की शुरुआत एक ड्राफ्ट (draft) के रूप में होती है। इसे जारी करने पर ही इसका नंबर मिलता है।
स्वतंत्र नंबरिंग: दस्तावेज़ श्रृंखला (document series) हर दस्तावेज़ प्रकार के लिए अलग रखी जाती है, जिससे क्रेडिट नोट का अपना उपसर्ग (prefix) हो सकता है।
तुरंत बहीखाते में प्रविष्टि: चालान की तरह ही, क्रेडिट नोट जारी होते ही जर्नल एंट्री (journal entry) पोस्ट हो जाती है और उसका वैट दर्ज हो जाता है।
बकाया राशि में कमी: क्रेडिट नोट को चालान की अवैतनिक (unpaid) बकाया राशि के मुकाबले समायोजित किया जाता है। यदि यह पूरी बकाया राशि को कवर कर लेता है, तो चालान का भुगतान हो चुका माना जाता है।

लौटाया गया माल (Returned goods)

जब आप किसी ऐसे चालान के लिए क्रेडिट नोट जारी करते हैं जिसमें माल बेचा गया था, तो आप उस माल को वापस स्टॉक में जोड़ने का विकल्प चुन सकते हैं।
जब कोई आपूर्तिकर्ता (supplier) आपको क्रेडिट नोट भेजता है, तो आप उसे खरीद क्रेडिट नोट (purchase credit note) के रूप में दर्ज करते हैं। आप उसी समय लौटाए गए माल को अपने स्टॉक से बाहर कर सकते हैं।