Gutschriften

Korrigieren oder reduzieren Sie eine ausgestellte Rechnung mit einer Gutschrift in Nordlet, wobei die Buchhaltung, der offene Saldo und der Lagerbestand automatisch aktualisiert werden.

Eine Gutschrift (credit note) ist ein Dokument, das den Betrag verringert, den ein Kunde für eine bereits ausgestellte Rechnung schuldet. Sie verwenden eine Gutschrift, wenn Waren zurückgegeben werden, wenn Sie nach dem Verkauf einen Rabatt gewähren oder wenn die Rechnung einen Fehler enthielt.

Eine ausgestellte Rechnung wird niemals nachträglich bearbeitet oder gelöscht. Sie besitzt eine Nummer, ist in Ihrer Buchhaltung verbucht und taucht möglicherweise bereits in einer Umsatzsteuervoranmeldung (VAT return) auf, also der Meldung an das Finanzamt. Die Gutschrift nimmt die Korrektur als neues Dokument vor, sodass die Historie lückenlos erhalten bleibt.

Nordlet erstellt Gutschriften auf dieselbe Weise wie Rechnungen. Dieser Abschnitt erläutert, was beim Ausstellen einer Gutschrift geschieht.

Was Nordlet leistet

Verknüpfung mit der Rechnung. Eine Gutschrift muss die Rechnung benennen, die sie korrigiert. Eine Rechnung in Nordlet muss denselben Kunden und dieselbe Währung betreffen. Eine außerhalb von Nordlet ausgestellte Rechnung wird über ihre Nummer und ihr Datum referenziert.
Niemals höher als die Rechnung. Nordlet lehnt Gutschriften ab, deren Summe den Rechnungsbetrag überschreiten würde.
Teil- oder Gesamtgutschrift. Sie können eine einzelne Position, einen Teilbetrag oder die gesamte Rechnung gutschreiben.
Zunächst Entwurf, dann Ausstellung. Eine Gutschrift beginnt als Entwurf. Sie erhält ihre Nummer erst beim Ausstellen.
Eigene Nummernkreise. Belegkreise werden pro Dokumenttyp geführt, sodass Gutschriften ein eigenes Präfix erhalten können.
Sofortige Verbuchung. Das Ausstellen einer Gutschrift erzeugt einen Buchungssatz (journal entry) und erfasst die Umsatzsteuer auf dieselbe Weise wie eine Rechnung.
Minderung des Saldos. Die Gutschrift wird gegen den offenen Saldo der Rechnung gerechnet. Deckt sie den gesamten Saldo ab, gilt die Rechnung als bezahlt.

Zurückgesendete Waren

Wenn Sie eine Gutschrift für eine Rechnung ausstellen, mit der Waren verkauft wurden, können Sie diese optional wieder in den Lagerbestand zurückbuchen.
Wenn ein Lieferant Ihnen eine Gutschrift schickt, erfassen Sie diese als Eingangs- bzw. Lieferantengutschrift. Gleichzeitig können Sie die zurückgesendeten Waren aus Ihrem Lagerbestand ausbuchen.

Versand einer Gutschrift

E-Mail. Nordlet versendet die ausgestellte Gutschrift per E-Mail als PDF an den Kunden.
Peppol. Über einen eigenen Zugangspunkt versendet Nordlet Gutschriften über das Peppol-Netzwerk, einem europäischen Standard für E-Invoicing. Weitere Informationen finden Sie im Peppol-Leitfaden.
Vorlagen. Sie können eine Gutschriftvorlage mit den Positionen speichern, die Sie häufig verwenden.

Rückzahlung von Geldbeträgen

Eine Gutschrift verringert die Forderung gegenüber dem Kunden. Hat der Kunde bereits bezahlt, müssen Sie den Betrag eventuell erstatten.

Eine über die Bank ausgezahlte Rückerstattung kann der ausgestellten Gutschrift zugeordnet werden.
Eine Barauszahlung kann ebenfalls gegen eine ausgestellte Gutschrift gebucht werden.
Beim Import von Stripe-Zahlungen kann jede Rückerstattung automatisch als Gutschrift zur entsprechenden Rechnung angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Stripe-Importleitfaden.
Gutschriften werden in der Liste der Zahlungseingänge auf Rechnungen nicht als eingegangene Zahlungen gezählt.

FAQ

Kann ich stattdessen eine ausgestellte Rechnung löschen?

Nein. Nur Entwürfe können gelöscht werden. Eine ausgestellte Rechnung wird stattdessen durch eine Gutschrift korrigiert.

Ändert eine Gutschrift meine Konten?

Ja. Durch das Ausstellen wird ein Buchungssatz erstellt, der den gutgeschriebenen Betrag storniert, sodass sich Ihre Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (accounts receivable), also das von Kunden geschuldete Geld, entsprechend verringern.

Kann ich mehrere Gutschriften für eine Rechnung ausstellen?

Ja, solange deren Gesamtsumme den Rechnungsbetrag nicht übersteigt.