ERP für kleine Unternehmen

Was ein ERP in einfachen Worten bedeutet und welche Bereiche eines Kleinunternehmens Nordlet in einem gemeinsamen Buchungskreis abdeckt.

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Einfach ausgedrückt ist ein ERP ein Programm, das die wichtigsten Geschäftsbereiche auf einer gemeinsamen Datenbasis steuert: Vertrieb, Einkauf, Lager, Personal, Finanzen und Steuern.

Ohne ein ERP nutzen kleine Unternehmen oft für jede Aufgabe ein separates Werkzeug. Rechnungen liegen an einem Ort, der Lagerbestand in einer Tabellenkalkulation, die Lohn- und Gehaltsabrechnung woanders. Jemand überträgt die Zahlen dann manuell in das Buchhaltungsprogramm.

In einem ERP aktualisiert jede Aktion sofort alle damit verknüpften Bereiche. Der Verkauf von Waren aus dem Lager reduziert den Bestand, erstellt die Rechnung und verbucht den Umsatz gleichzeitig im Hauptbuch. Eine ausführlichere Erklärung finden Sie im Blogbeitrag Was ist eine ERP-Software?.

Was Nordlet leistet

Nordlet basiert auf einem einzigen Hauptbuch (general ledger), dem zentralen Verzeichnis aller Finanztransaktionen im Unternehmen. Jedes der folgenden Module bucht direkt darauf:

Vertrieb. Rechnungen, Gutschriften (credit notes), wiederkehrende Rechnungen, Rechnungsvorlagen und Online-Kundenaufträge.
Einkauf. Eingangsrechnungen, Bestellungen und Belegerfassung per E-Mail.
Kunden und Lieferanten. Eine gemeinsame Partnerliste für beide Bereiche sowie Leads für die Vertriebsnachbereitung.
Katalog. Produkte und Dienstleistungen mit Preislisten.
Lager. Lagerorte, Lagerbewegungen, Umlagerungen, Inventuren, Chargen, Meldebestände und Anschaffungsnebenkosten (landed costs).
Produktion. Stücklisten, Arbeitspläne, Arbeitsplätze und Fertigungsaufträge. Siehe hierzu den Stücklisten-Leitfaden.
Projekte. Projekte mit abrechenbaren Positionen.
Verträge. Verträge mit Partnern, Mitarbeitern oder Banken. Ein Partnervertrag kann monatlich, vierteljährlich oder jährlich abgerechnet werden.
Bank und Kasse. Bankanbindungen, Kontoauszugsimport, Zahlungsausgleich, SEPA-Zahlungsdateien, Kassenbelege und Spesenabrechnungen.
Point of Sale. Registrierkassenschichten, Belege und tägliche Z-Berichte über die API.
Anlagenvermögen. Ein Anlagenverzeichnis mit monatlicher Abschreibung (depreciation). Siehe Anlagenbuchhaltung.
Personal. Mitarbeiter, Verträge, Zeiterfassungen, Dienstreisen und Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Fuhrpark und Transport. Firmenfahrzeuge und Frachtbriefe.
Steuern und Meldungen. Umsatzsteuervoranmeldungen (VAT returns) und andere länderspezifische Meldungen, aufgeführt in der Übersicht zur Meldeunterstützung.
Berichte. Summen- und Saldenliste (trial balance), Finanzberichte, Umsatzsteuerberichte, Offene-Posten-Listen, Lagerberichte und mehr.
Unternehmensgruppen. Konsolidierte Berichte für ein Mutterunternehmen und dessen Tochtergesellschaften. Siehe den Konsolidierungsleitfaden.

Wie die Module zusammenwirken

Das Ausstellen einer Ausgangsrechnung mit Lagerbezug bucht die Waren aus dem Bestand und erfasst den Umsatz.
Der Ausgleich einer Bankzahlung mit dieser Rechnung kennzeichnet sie als bezahlt und verbucht den Zahlungseingang.
Die Umsatzsteuerwerte stammen direkt aus denselben gebuchten Belegen, sodass keine Eingabe doppelt erfolgen muss.
Jede Buchung folgt der doppelten Buchführung (double-entry bookkeeping): Jeder Geschäftsvorfall weist entsprechende Soll- und Haben-Beträge (debits and credits) auf, und die Datenbank lehnt unausgeglichene Buchungen ab.

Klein starten

Sie müssen nicht gleich jedes Modul nutzen. Ein kleines Unternehmen kann mit der Rechnungsstellung und dem Bankabgleich beginnen und Lager oder Gehaltsabrechnung später im selben System ergänzen.

Beim Wechsel von einem anderen Programm können Ihre Geschäftspartner, Eröffnungsbilanzwerte, offenen Rechnungen, Anlagen und Bestände in einem einzigen Import übernommen werden. Siehe hierzu den Migrationsleitfaden.

FAQ

Ist ein ERP nur etwas für große Unternehmen?

Nein. Der Grundgedanke einer einheitlichen Datenbasis für das gesamte Unternehmen hilft einem kleinen Betrieb ebenso wie einem Großkonzern. Der Blogbeitrag Wie ERP-Systeme funktionieren begleitet einen Verkaufsvorgang durch sämtliche Module.

Kann andere Software an Nordlet angebunden werden?

Ja. Jedes Modul ist auch über die API verfügbar. Siehe Buchhaltungssoftware mit API.