E-Invoicing mit Peppol

Senden Sie Rechnungen und Gutschriften über Peppol aus Nordlet, verfolgen Sie deren Zustellung und wandeln Sie empfangene E-Invoices in Eingangsrechnungen um.

Eine E-Invoice ist eine Rechnung, die als strukturierte Daten übermittelt wird, die von Software gelesen werden können, statt als PDF, das von Menschen gelesen werden muss. Das System des Käufers kann den Lieferanten, die Positionen und die Mehrwertsteuer übernehmen, ohne dass jemand diese manuell eingeben muss.

Peppol ist das europäische Netzwerk für den Austausch dieser E-Invoices zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen. Jedes Unternehmen verbindet sich über einen Access Point (Zugangspunkt), also einen Dienstleister, der Dokumente für das Unternehmen sendet und empfängt. Eine Rechnung wandert dabei vom Access Point des Absenders zum Access Point des Käufers.

Nordlet erstellt Peppol-Rechnungen und -Gutschriften im Format Peppol BIS Billing 3.0 und wickelt deren Versand und Empfang über das Access-Point-Konto Ihres Unternehmens ab.

Was Sie benötigen

Ein Konto bei einem der von Nordlet unterstützten Access-Point-Anbieter: Recommand, Storecove oder e-invoice.be. Jeder Anbieter berechnet die Kosten für seinen eigenen Service.
Die Registrierung Ihres Unternehmens für Peppol über diesen Anbieter.
Die USt-IdNr. (VAT number), Registernummer oder Peppol-ID Ihres Unternehmens in Nordlet sowie die entsprechenden Angaben für jeden Ihrer Kunden auf dessen Partnerkarte.

Der Peppol-Leitfaden beschreibt die Einrichtung für die einzelnen Anbieter Schritt für Schritt.

Was Nordlet tut

Stellt unter Buchhaltung (Account) → Compliance → EU → Peppol access point die Verbindung zu Ihrem Access Point her und zeigt die Webhook-Adresse für Ihr Unternehmen an.
Sendet eine ausgestellte, unbezahlte Rechnung oder Gutschrift, sobald Sie auf der Rechnungsseite auf Via Peppol senden (Send via Peppol) klicken.
Zeigt den Zustellstatus direkt auf der Rechnung an: ausstehend (pending), zugestellt (delivered), abgelehnt (rejected) oder fehlgeschlagen (failed), inklusive der Begründung, sofern der Access Point eine solche übermittelt.
Aktualisiert diesen Status automatisch, sobald der Access Point eine Änderung meldet. Bei Recommand und e-invoice.be lässt sich der Status zudem über Peppol-Status prüfen (Check Peppol status) jederzeit manuell abfragen.
Ermöglicht den erneuten Versand abgelehnter oder fehlgeschlagener Rechnungen nach Behebung der Ursache.
Ermöglicht den Download der unveränderten Peppol-Datei über die Schaltfläche Peppol-XML (Peppol XML), ohne diese zu versenden.
Prüft, ob ein Kunde bei Peppol registriert ist und welche Dokumententypen dieser akzeptiert. Diese Prüfung funktioniert auch ohne Access-Point-Anbindung.

Ohne einen Access Point generiert Nordlet dennoch für jede ausgestellte Rechnung und Gutschrift die entsprechende Peppol-Datei zum Download. Es findet dabei jedoch kein automatischer Versand oder Empfang statt.

Empfang von E-Invoices

Wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Invoices sendet, informiert Ihr Access Point Nordlet, woraufhin Nordlet die Datei herunterlädt.

Das Dokument erscheint im Bereich Einkauf (Purchases) → Beleglesung (Document capture) und ist als über Peppol empfangen gekennzeichnet.
Da Nordlet die Peppol-Datei eigenständig ausliest, verbraucht der Empfang keine Credits für die Dokumentenerkennung.
Sie überprüfen den Lieferanten, die Daten und die Positionen und klicken anschließend auf Entwurf speichern (Save draft). Nordlet erstellt daraufhin einen Rechnungs- oder Gutschriftenentwurf für den Einkauf, an den die originale Peppol-Datei angehängt ist.
Sie verbuchen das Dokument im Anschluss wie jede andere Eingangsrechnung. Damit wird es Teil Ihrer Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (accounts payable).

Rechnungspositionen in Nordlet dürfen keine negativen Beträge aufweisen. Sollte ein empfangenes Dokument Beträge enthalten, die von keiner einzelnen Position abgedeckt werden, speichert Nordlet diese als zweites Dokument für denselben Lieferanten, sodass beide Dokumente zusammen den Summen des Originals entsprechen.

Für Entwickler

Sämtliche oben genannten Funktionen stehen Ihnen auch über die API zur Verfügung. Sie können Peppol-Dateien herunterladen und versenden, den Zustellstatus abrufen, Empfänger suchen und empfangene Dokumente bestätigen. Nordlet sendet Webhook-Ereignisse beim Senden, Zustellen, Ablehnen oder Fehlschlagen einer Rechnung sowie beim Empfang von Dokumenten. Der Peppol-Leitfaden listet alle API-Aufrufe auf, während die API-Konventionen Themen wie Fehlerbehandlung, Idempotenz (idempotency) und Webhooks erläutern.

FAQ

Kann ich Peppol ohne ein Konto bei einem Access-Point-Anbieter nutzen?

Sie können die Peppol-Datei jeder ausgestellten Rechnung herunterladen und auf anderem Wege weiterleiten sowie prüfen, ob ein Kunde bei Peppol registriert ist. Für den eigentlichen Versand und Empfang ist jedoch ein Access-Point-Konto erforderlich.

Ist eine Peppol-Rechnung konform mit dem EU-Standard für elektronische Rechnungsstellung?

Peppol BIS Billing 3.0 basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Der Beitrag zur EN-16931-Konformität zeigt, wie die von Nordlet generierten Peppol-Dateien im Vergleich zu den offiziellen Validierungsregeln abschneiden.