Küçük işletmeler için ERP

ERP'nin basit bir dille ne anlama geldiği ve Nordlet'in tek bir defter setinde küçük işletme yönetiminin hangi kısımlarını kapsadığı.

ERP, kurumsal kaynak planlaması (enterprise resource planning) anlamına gelir. Basit bir dille ifade etmek gerekirse ERP, bir işletmenin ana kısımlarını tek bir ortak veri seti üzerinde yürüten tek bir programdır: satışlar, satın almalar, stok, personel, para ve vergiler.

Bir ERP olmadığında küçük işletmeler genellikle her iş için ayrı bir araç kullanır. Faturalar bir yerde, stok bir e-tabloda, bordro ise başka bir yerde tutulur. Ardından birileri sayıları muhasebe programına elle kopyalar.

Bir ERP'de her eylem, dokunduğu her şeyi günceller. Stoktan mal satmak, stoku azaltır, faturayı oluşturur ve satışı aynı anda defterlere kaydeder. Daha uzun bir açıklama, ERP yazılımı nedir adlı blog yazısında yer almaktadır.

Nordlet ne yapar?

Nordlet, şirketteki her para hareketinin ana kaydı olan tek bir defteri kebir (general ledger) etrafında kurulmuştur. Aşağıdaki her modül bu deftere kayır (post) atar.

Satışlar. Faturalar, alacak dekontları (credit note), yinelenen faturalar, fatura şablonları ve çevrim içi satış siparişleri.
Satın almalar. Tedarikçi faturaları, satın alma siparişleri ve e-posta yoluyla belge yakalama.
Müşteriler ve tedarikçiler. İkisi için tek bir cari listesi, ayrıca satış takibi için potansiyel müşteriler (leads).
Katalog. Fiyat listeleriyle birlikte ürünler ve hizmetler.
Stok. Depolar, stok hareketleri, transferler, sayımlar, partiler, yeniden sipariş kuralları ve maliyet unsurları (landed costs).
Üretim. Ürün reçeteleri (bills of materials), rotalar, iş merkezleri ve üretim emirleri. Ürün reçetesi kılavuzuna göz atın.
Projeler. Faturalandırılabilir girdilere sahip projeler.
Sözleşmeler. İş ortakları, çalışanlar veya bankalarla yapılan sözleşmeler. Bir iş ortağı sözleşmesi aylık, üç aylık veya yıllık olarak faturalandırılabilir.
Banka ve kasa. Banka bağlantıları, ekstre içe aktarımları, ödeme eşleştirme, SEPA ödeme dosyaları, tahsilatlar ve masraf raporları.
Satış noktası (POS). API aracılığıyla yazar kasa vardiyaları, fişler ve günlük Z raporları.
Duran varlıklar. Aylık amortisman (depreciation) içeren bir demirbaş defteri. Duran varlık yönetimi bölümüne bakın.
Personel. Çalışanlar, sözleşmeler, puantajlar, iş seyahatleri ve bordro.
Filo ve nakliye. Şirket araçları ve sevk irsaliyeleri.
Vergiler ve beyannameler. KDV beyannameleri (vat return) ve beyanname destek tablosunda listelenen diğer ülke beyannameleri.
Raporlar. Mizan (trial balance), finansal tablolar, KDV raporları, yaşlandırma raporları, stok raporları ve daha fazlası.
Şirketler topluluğu. Ana ortaklık ve bağlı ortaklıkları için konsolide raporlar. Konsolidasyon kılavuzuna bakın.

Parçalar nasıl birlikte çalışır?

Bir depoya ait satış faturasının kesilmesi, malları stoktan düşer ve satışı kaydeder.
Bir banka ödemesinin bu faturayla eşleştirilmesi, faturayı ödendi olarak işaretler ve tahsilatı kayda geçirir.
KDV rakamları aynı deftere işlenmiş (posted) belgelerden gelir, böylece hiçbir şey iki kez girilmez.
Her kayıt çift yanlı defter tutma (double-entry bookkeeping) kuralını izler: her işlemin eşit miktarda borç ve alacağı (debits and credits) bulunur ve veritabanı, bakiyesi tutmayan bir kaydı reddeder.

Küçük başlamak

Her modülü kullanmak zorunda değilsiniz. Küçük bir işletme, faturalama ve banka eşleştirme ile başlayıp stok veya bordroyu daha sonra aynı şirket içinde sisteme ekleyebilir.

Başka bir programdan geçiş yaptığınızda iş ortaklarınız, açılış bakiyeleriniz, açık faturalarınız, duran varlıklarınız ve stoğunuz tek bir içe aktarımıyla taşınabilir. Geçiş kılavuzuna bakın.

FAQ

Bir ERP yalnızca büyük şirketler için mi geçerlidir?

Hayır. Buradaki fikir, tüm işletme için tek bir veri setine sahip olmaktır; bu durum büyük bir şirket kadar küçük bir şirkete de yardımcı olur. ERP sistemleri nasıl çalışır blog yazısı, tek bir satışın her modüldeki yolculuğunu takip eder.

Nordlet'e başka yazılımlar bağlanabilir mi?

Evet. Her modüle API üzerinden de erişilebilir. API'li muhasebe yazılımı sayfasına göz atın.