نظام تخطيط موارد المؤسسات للشركات الصغيرة

ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات بلغة بسيطة، والجوانب التي يغطيها Nordlet في إدارة الشركات الصغيرة ضمن مجموعة دفاتر واحدة.

يُقصد بـ ERP نظام تخطيط موارد المؤسسات (Enterprise Resource Planning). وبلغة بسيطة، فإن نظام تخطيط موارد المؤسسات هو برنامج واحد يدير الأقسام الرئيسية للشركة بالاعتماد على مجموعة بيانات مشتركة واحدة تضم: المبيعات، والمشتريات، والمخزون، والموظفين، والأموال، والضرائب.

وبدون وجود نظام تخطيط موارد المؤسسات، غالباً ما تستخدم الشركة الصغيرة أداة مستقلة لكل مهمة؛ فالفواتير تُحفظ في مكان، والمخزون في جدول بيانات، وكشوف الرواتب في مكان آخر، ليقوم شخص ما بعد ذلك بنسخ الأرقام يدوياً إلى برنامج المحاسبة.

أما في نظام تخطيط موارد المؤسسات، فإن أي إجراء يُحدث تلقائياً كل ما يرتبط به؛ فبيع بضائع من المخزون يؤدي إلى خفض كميتها، وإنشاء الفاتورة، وتثبيت عملية البيع في الدفاتر في آن واحد. ويمكنكم الاطلاع على شرح مفصل في مقال المدونة ما هو برنامج تخطيط موارد المؤسسات.

ما يفعله Nordlet

صُمم نظام Nordlet ليتمحور حول دفتر الأستاذ العام (General Ledger) الذي يعد السجل الرئيسي لكل حركة مالية في الشركة، حيث يرحّل كل قسم من الأقسام التالية قيوده إليه مباشرة:

المبيعات: الفواتير، وإشعارات الدائن، والفواتير المتكررة، وقوالب الفواتير، وطلبات المبيعات عبر الإنترنت.
المشتريات: فواتير الموردين، وأوامر الشراء، والتقاط المستندات عبر البريد الإلكتروني.
العملاء والموردون: قائمة شركاء موحدة للطرفين، إلى جانب العملاء المحتملين لمتابعة المبيعات.
الكتالوج: المنتجات والخدمات مع قوائم الأسعار.
المخزون: المستودعات، وحركات المخزون، والتحويلات، والجرد، ودفعات البضائع، وقواعد إعادة الطلب، وتكاليف الاستيراد (Landed Costs).
الإنتاج: قوائم المواد، وخطوط الإنتاج، ومراكز العمل، وأوامر الإنتاج. راجع دليل قوائم المواد.
المشاريع: المشاريع ذات القيود القابلة للفوترة.
العقود والاتفاقيات: العقود المبرمة مع الشركاء أو الموظفين أو البنوك، حيث يمكن فوترة اتفاقية الشركاء بشكل شهري أو ربع سنوي أو سنوي.
البنوك والنقدية: ربط الحسابات البنكية، استيراد كشوف الحسابات، مطابقة المدفوعات، ملفات مدفوعات SEPA، المقبوضات النقدية، وتقارير المصروفات.
نقاط البيع: ورديات خزينة النقدية، والإيصالات، وتقارير الإغلاق اليومي (Z-reports) عبر واجهة برمجة التطبيقات (API).
الأصول الثابتة: سجل الأصول مع الإهلاك الشهري. راجع إدارة الأصول الثابتة.
شؤون الموظفين: الموظفون، العقود، سجلات الدوام، رحلات العمل، وكشوف الرواتب.
الأسطول والنقل: مركبات الشركة وأذونات الشحن.
الضرائب والإقرارات: إقرارات ضريبة القيمة المضافة وغيرها من الإقرارات الخاصة بكل دولة، والمدرجة في جدول دعم الإقرارات الضريبية.
التقارير: ميزان المراجعة، والقوائم المالية، وتقارير ضريبة القيمة المضافة، وأعمار الديون، وتقارير المخزون، وغيرها.
مجموعات الشركات: التقارير الموحدة للشركة الأم والشركات التابعة لها. راجع دليل توحيد القوائم المالية.

كيف تعمل الأقسام معاً

يؤدي إصدار فاتورة مبيعات مرتبطة بمستودع إلى خصم البضائع من المخزون وتثبيت قيد المبيعات.
تؤدي مطابقة الدفع البنكي مع تلك الفاتورة إلى وسمها كمدفوعة وتثبيت سند القبض.
تُستخرج أرقام ضريبة القيمة المضافة من نفس المستندات المرحّلة، مما غنى عن إدخال أي بيانات مرتين.
يلتزم كل قيد بمبدأ مسك الدفاتر ذي القيد المزدوج (Double-entry Bookkeeping): حيث يتضمن كل قيد مديناً ودائناً متساويين، وترفض قاعدة البيانات أي قيد غير متوازن.

البداية بحجم صغير

لست مجبراً على استخدام كافة الأقسام؛ إذ يمكن للشركة الصغيرة البدء بنظام الفوترة ومطابقة البنوك، ثم إضافة إدارة المخزون أو الرواتب لاحقاً ضمن نفس الشركة.

وعند الانتقال من برنامج آخر، يمكنك استيراد الشركاء، والأرصدة الافتتاحية، والفواتير المفتوحة، والأصول الثابتة، والمخزون في عملية استيراد واحدة. راجع دليل النقل والترحيل.

FAQ

هل يقتصر نظام تخطيط موارد المؤسسات على الشركات الكبرى؟

لا. تتمثل الفكرة في الاعتماد على مجموعة بيانات واحدة لعموم الشركة، وهو ما يفيد الشركات الصغيرة بالقدر ذاته الذي يفيد الشركات الكبرى. يوضح مقال المدونة كيف تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مسار عملية بيع واحدة عبر كافة الأقسام.

هل يمكن ربط برمجيات أخرى بـ Nordlet؟

نعم. كافة الأقسام متاحة أيضاً عبر واجهة برمجة التطبيقات (API). راجع البرمجيات المحاسبية المزودة بواجهة برمجة تطبيقات.