ERP para pequenas empresas

O que é um ERP por palavras simples e quais as áreas de gestão de uma pequena empresa cobertas pelo Nordlet num único conjunto de registos contabilísticos.

ERP significa planeamento de recursos da empresa (enterprise resource planning). Por palavras simples, um ERP é um programa único que gere as principais áreas de uma empresa com base num conjunto de dados partilhado: vendas, compras, inventário, pessoal, tesouraria e impostos.

Sem um ERP, uma pequena empresa utiliza frequentemente uma ferramenta separada para cada tarefa. As faturas ficam num sítio, o inventário numa folha de cálculo e os salários noutro local. Posteriormente, alguém introduz os valores manualmente no programa de contabilidade.

Num ERP, cada ação atualiza automaticamente tudo o que lhe está associado. A venda de mercadorias em stock dá baixa no inventário, emite a fatura e regista a venda na contabilidade em simultâneo. Pode encontrar uma explicação mais detalhada na publicação do blogue o que é o software ERP.

O que o Nordlet faz

O Nordlet assenta num único diário geral (general ledger), o registo principal de todos os movimentos monetários da empresa. Cada módulo abaixo listado efetua lançamentos no mesmo:

Vendas. Faturas, notas de crédito (credit note), faturas recorrentes, modelos de fatura e encomendas de vendas online.
Compras. Faturas de fornecedores, encomendas de compra e captura de documentos por correio eletrónico.
Clientes e fornecedores. Uma única lista de parceiros para ambos, além de potenciais clientes (leads) para seguimento comercial.
Catálogo. Artigos e serviços com tabelas de preços.
Inventário. Armazéns, movimentos de stock, transferências, contagens físicas, lotes, regras de reabastecimento e custos de aquisição (landed costs).
Produção. Listas de materiais (BOM), roteiros, centros de trabalho e ordens de fabrico. Consulte o guia de listas de materiais.
Projetos. Projetos com registos faturáveis.
Contratos. Contratos com parceiros, colaboradores ou bancos. Um contrato de parceiro pode ser faturado mensalmente, trimestralmente ou anualmente.
Bancos e caixa. Ligações bancárias, importação de extratos, reconciliação de pagamentos, ficheiros de pagamento SEPA, recibos de caixa e notas de despesa.
Ponto de venda. Turnos de caixa, talões e relatórios Z diários através da API.
Ativos fixos. Um registo de ativos com depreciação (depreciation) mensal. Consulte a gestão de ativos fixos.
Pessoal. Colaboradores, contratos, folhas de presenças, deslocações em serviço e processamento salarial.
Frota e transporte. Viaturas da empresa e guias de transporte.
Impostos e obrigações declarativas. Declarações de IVA (VAT return) e outras declarações fiscais do país, listadas na tabela de apoio a declarações.
Relatórios. Balancete (trial balance), demonstrações financeiras, mapas de IVA, antiguidade de saldos, relatórios de inventário e muito mais.
Grupos de empresas. Relatórios consolidados para uma empresa mãe e respetivas subsidiárias. Consulte o guia de consolidação.

Como os módulos funcionam em conjunto

A emissão de uma fatura de venda com afetação a um armazém retira os artigos do inventário e lança a venda.
A reconciliação de um pagamento bancário com essa fatura marca-a como paga e regista o recebimento.
Os valores do IVA são obtidos diretamente dos documentos contabilizados, evitando a introdução duplicada de dados.
Cada lançamento cumpre as regras da contabilidade de partidas dobradas (double-entry bookkeeping): cada registo possui débitos e créditos (debits-and-credits) iguais e a base de dados rejeita qualquer lançamento que não esteja equilibrado.

Começar em pequena escala

Não tem de utilizar todos os módulos. Uma pequena empresa pode começar apenas com a faturação e a reconciliação bancária, adicionando o inventário ou os salários mais tarde na mesma empresa.

Ao migrar a partir de outro programa, os seus parceiros, saldos de abertura, faturas em aberto, ativos fixos and inventário podem ser importados de uma só vez. Consulte o guia de migração.

FAQ

Um ERP destina-se apenas a grandes empresas?

Não. O princípio base é dispor de um único conjunto de dados para toda a empresa, o que beneficia tanto uma pequena empresa como uma grande. A publicação do blogue como funcionam os sistemas ERP acompanha uma venda através de todos os módulos.

Outro software pode ligar-se ao Nordlet?

Sim. Todos os módulos estão também disponíveis através da API. Consulte software de contabilidade com API.