ERP για μικρές επιχειρήσεις

Τι είναι ένα ERP με απλά λόγια και ποια κομμάτια της λειτουργίας μιας μικρής επιχείρησης καλύπτει το Nordlet σε ένα ενιαίο σύστημα λογιστικών βιβλίων.

Το ακρωνύμιο ERP σημαίνει enterprise resource planning (σχεδιασμός πόρων επιχείρησης). Με απλά λόγια, ένα ERP είναι ένα ενιαίο πρόγραμμα που διαχειρίζεται τους βασικούς τομείς μιας επιχείρησης αξιοποιώντας μια κοινή βάση δεδομένων: πωλήσεις, αγορές, αποθήκη, προσωπικό, οικονομικά και φορολογικά.

Χωρίς ένα ERP, μια μικρή επιχείρηση συχνά χρησιμοποιεί ξεχωριστά εργαλεία για κάθε εργασία. Τα τιμολόγια βρίσκονται σε ένα σημείο, τα αποθέματα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, η μισθοδοσία αλλού. Κάποιος πρέπει στη συνέχεια να μεταφέρει τα ποσά στο λογιστικό πρόγραμμα με το χέρι.

Σε ένα ERP, κάθε ενέργεια ενημερώνει αυτόματα οτιδήποτε σχετίζεται με αυτήν. Η πώληση αγαθών από το απόθεμα μειώνει τα αποθέματα, εκδίδει το τιμολόγιο και καταχωρεί την πώληση στα βιβλία την ίδια στιγμή. Μια πιο αναλυτική επξήγηση υπάρχει στην ανάρτηση του ιστολογίου τι είναι το λογισμικό ERP.

Τι κάνει το Nordlet

Το Nordlet βασίζεται σε ένα ενιαίο γενικό καθολικό (general ledger), το κύριο αρχείο κάθε χρηματικής κίνησης στην εταιρεία. Κάθε ενότητα παρακάτω καταχωρεί δεδομένα σε αυτό.

Πωλήσεις. Τιμολόγια, πιστωτικά τιμολόγια (credit note), επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, πρότυπα τιμολογίων και ηλεκτρονικές παραγγελίες πώλησης.
Αγορές. Τιμολόγια προμηθευτών, παραγγελίες αγοράς και καταχώρηση παραστατικών μέσω email.
Πελάτες και προμηθευτές. Μια ενιαία λίστα συνεργατών και για τους δύο, καθώς και υποψήφιοι πελάτες για παρακολούθηση πωλήσεων.
Κατάλογος. Προϊόντα και υπηρεσίες με τιμοκαταλόγους.
Αποθήκη. Αποθήκες, κινήσεις αποθεμάτων, μεταφορές, απογραφές, παρτίδες, κανόνες αναπλήρωσης και έξοδα αποστολής και εκτελωνισμού (landed costs).
Παραγωγή. Λίστες υλικών (bill of materials), ροές εργασίας, κέντρα εργασίας και εντολές παραγωγής. Δείτε τον οδηγό λιστών υλικών.
Έργα. Έργα με καταχωρήσεις που τιμολογούνται.
Συμβάσεις. Συμβάσεις με συνεργάτες, υπαλλήλους ή τράπεζες. Μια σύμβαση συνεργάτη μπορεί να τιμολογείται μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια.
Τράπεζα και ταμείο. Τραπεζικές συνδέσεις, εισαγωγή κίνησης λογαριασμού, αντιστοίχιση πληρωμών, αρχεία πληρωμών SEPA, εισπράξεις μετρητών και αναφορές εξόδων.
Σημείο πώλησης (POS). Βάρδιες ταμείου, αποδείξεις και ημερήσιες αναφορές Z μέσω του API.
Πάγια στοιχεία. Μητρώο παγίων με μηνιαίες αποσβέσεις (depreciation). Δείτε τη διαχείριση παγίων στοιχείων.
Προσωπικό. Εργαζόμενοι, συμβάσεις, παρουσιολόγια, επαγγελματικά ταξίδια και μισθοδοσία.
Στόλος και μεταφορές. Εταιρικά οχήματα και δελτία αποστολής.
Φόροι και δηλώσεις. ΦΠΑ δηλώσεις (VAT returns) και άλλες δηλώσεις ανά χώρα, οι οποίες παρατίθενται στον πίνακα υποστήριξης δηλώσεων.
Αναφορές. Ισοζύγιο (trial balance), οικονομικές καταστάσεις, αναφορές ΦΠΑ, ανάλυση παλαιότητας υπολοίπων, αναφορές αποθεμάτων και άλλα.
Όμιλοι εταιρειών. Ενοποιημένες αναφορές για μια μητρική εταιρεία και τις θυγατρικές της. Δείτε τον οδηγό ενοποίησης.

Πώς συνεργάζονται τα επιμέρους τμήματα

Η έκδοση ενός τιμολογίου πώλησης με σύνδεση σε αποθήκη αφαιρεί τα αγαθά από το απόθεμα και καταχωρεί την πώληση.
Η αντιστοίχιση μιας τραπεζικής πληρωμής με αυτό το τιμολόγιο το χαρακτηρίζει εξοφλημένο και καταχωρεί την είσπραξη.
Τα στοιχεία του ΦΠΑ προέρχονται από τα ίδια καταχωρημένα παραστατικά, οπότε τίποτα δεν πληκτρολογείται διπλά.
Κάθε καταχώρηση ακολουθεί τη διπλογραφική μέθοδο (double-entry bookkeeping): κάθε εγγραφή έχει ίσες χρεώσεις και πιστώσεις (debits and credits), και η βάση δεδομένων απορρίπτει όποια δεν ισοσκελίζεται.

Ξεκινώντας σε μικρή κλίμακα

Δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε κάθε ενότητα από την αρχή. Μια μικρή επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει με την τιμολόγηση και την τραπεζική αντιστοίχιση, προσθέτοντας αργότερα την αποθήκη ή τη μισθοδοσία στην ίδια εταιρεία.

Όταν μεταφέρεστε από άλλο πρόγραμμα, οι συνεργάτες σας, τα υπόλοιπα έναρξης, τα ανοιχτά τιμολόγια, τα πάγια στοιχεία και το απόθεμα μπορούν να μεταφερθούν με μία μόνο εισαγωγή. Δείτε τον οδηγό μετεγκατάστασης.

FAQ

Είναι ένα ERP μόνο για μεγάλες εταιρείες;

Όχι. Η βασική ιδέα είναι ένα ενιαίο σύνολο δεδομένων για ολόκληρη την επιχείρηση, κάτι που ωφελεί μια μικρή εταιρεία εξίσου με μια μεγάλη. Η ανάρτηση του ιστολογίου πώς λειτουργούν τα συστήματα ERP παρακολουθεί μια πώληση μέσα από κάθε ενότητα.

Μπορεί άλλο λογισμικό να συνδεθεί με το Nordlet;

Ναι. Κάθε ενότητα είναι επίσης διαθέσιμη μέσω του API. Δείτε το λογισμικό τιμολόγησης με API.