ERP kisvállalkozások számára

Mi az az ERP egyszerű szavakban, és a vállalkozás mely területeit fedi le a Nordlet egyetlen könyvelésen belül egy kisvállalkozás esetében.

Az ERP a vállalati erőforrás-tervezés (enterprise resource planning) rövidítése. Egyszerűen fogalmazva, az ERP egy olyan egységes szoftver, amely egy közös adatbázison keresztül kezeli a vállalkozás fő területeit: az értékesítést, a beszerzést, a készletkezelést, a személyzetet, a pénzügyeket és az adózást.

ERP nélkül a kisvállalkozások gyakran különálló eszközöket használnak az egyes feladatokhoz. A számlák az egyik helyen vannak, a készlet egy táblázatban, a bérszámfejtés pedig valahol máshol. Ekkor valaki manuálisan átmásolja a számokat a könyvelőprogramba.

Egy ERP-ben minden művelet azonnal frissít minden kapcsolódó területet. Ha árut ad el a készletből, az csökkenti a készletet, létrehozza a számlát, és ezzel egyidejűleg bekerül az eladás a könyvelésbe is. Részletesebb magyratzatot a mi az az ERP szoftver című bejegyzésben talál.

Mit csinál a Nordlet?

A Nordlet alapját egyetlen főkönyv képezi, amely a cégen belüli összes pénzmozgás központi nyilvántartása. Az alábbi modulok mindegyike ide könyvel:

Értékesítés. Számlák, helyesbítő számlák (credit note), ismétlődő számlák, számlasablonok és online vevői megrendelések.
Beszerzés. Szállítói számlák, beszerzési megrendelések és dokumentumok rögzítése e-mailen keresztül.
Ügyfelek és szállítók. Egy közös partnerlista mindkettőhöz, kiegészítve az értékesítési leadekkel.
Katalógus. Termékek és szolgáltatások árlistákkal.
Készlet. Raktárak, készletmozgások, átmozgatások, leltárak, tételszámok (lots), újrendelési szabályok és beszerzési járulékos költségek (landed costs).
Gyártás. Darabjegyzékek (bill of materials), gyártási útvonalak, munkahelyek és gyártási megrendelések. Lásd a darabjegyzékek útmutatóját.
Projektek. Projektek kiszámlázható tételekkel.
Megállapodások. Szerződések partnerekkel, alkalmazottakkal vagy bankokkal. Egy partneri megállapodás számlázható havonta, negyedévente vagy évente.
Bank és pénztár. Banki kapcsolatok, kivonatok importálása, kifizetések párosítása, SEPA fizetési fájlok, pénztári bevételek és elszámolások.
Pénztárgép (point of sale). Pénztárgép-műszakok, nyugták és napi Z-jelentések az API-n keresztül.
Tárgyi eszközök. Eszköznyilvántartás havi értékcsökkenéssel (depreciation). Lásd a tárgyi eszközök kezelését.
Személyzet. Alkalmazottak, szerződések, munkaidő-nyilvántartások, kiküldetések és bérszámfejtés.
Flotta és szállítás. Céges járművek és fuvarmlevelek.
Adók és bevallások. Áfabevallások (vat return) és egyéb országspecifikus bevallások, amelyek a bevallási támogatási táblázatban találhatók.
Jelentések. Főkönyvi kivonat (trial balance), pénzügyi kimutatások, áfareportok, lejárt követelések, készletjelentések és egyebek.
Vállalatcsoportok. Konszolidált jelentések az anyavállalatról és leányvállalatairól. Lásd a konszolidációs útmutatót.

Hogyan működnek együtt az egyes részek?

Egy értékesítési számla kiállítása a megfelelő raktár megjelölésével csökkenti a készletet, és lekönyveli az eladást.
Egy banki utalás párosítása az adott számlával kifizetettnek jelöli azt, és lekönyveli a bevételt.
Az áfaadatak ugyanezekből a könyvelt bizonylatokból származnak, így semmit nem kell kétszer rögzíteni.
Minden könyvelési tétel követi a kettős könyvvitel elvét: minden tételnek egyenlő tartozik és követel (debits and credits) oldala van, és az adatbázis elutasítja azokat a tételeket, amelyek nem egyeznek ki.

Kezdés kicsiben

Nem kell egyszerre az összes modult használnia. Egy kisvállalkozás kezdheti a számlázással és a banki párosítással, majd később, ugyanezen a cégen belül adhat hozzá készletkezelést vagy bérszámfejtést.

Ha egy másik programból vált át, a partnerei, a nyitóegyenlegei, a nyitott számlái, a tárgyi eszközei és a készletei egyetlen importálással átvihetők. Lásd a migrációs útmutatót.

FAQ

Az ERP csak nagyvállalatoknak való?

Nem. A koncepció lényege az egész vállalkozásra kiterjedő egységes adatbázis, ami a kisvállalkozások számára ugyanolyan hasznos, mint a nagyoknak. A hogyan működnek az ERP-rendszerek című blogbejegyzés végigkövet egy értékesítést az összes modulin keresztül.

Csatlakozhat más szoftver is a Nordlethez?

Igen. Minden modul elérhető az API-n keresztül is. Lásd az API-val rendelkező könyvelőszoftvereket.