ERP dla małych firm

Czym jest system ERP w prostych słowach oraz które obszary prowadzenia małej firmy Nordlet obsługuje w ramach jednej księgi rachunkowej.

ERP to skrót od enterprise resource planning (planowanie zasobów przedsiębiorstwa). W prostych słowach ERP to jeden program, który obsługuje najważniejsze obszary działalności firmy na jednej wspólnej bazie danych, obejmując sprzedaż, zakupy, stany magazynowe, kadry, finanse oraz podatki.

Bez systemu ERP mała firma często korzysta z osobnego narzędzia do każdego zadania. Faktury znajdują się w jednym miejscu, stany magazynowe w arkuszu kalkulacyjnym, a płace jeszcze gdzieś indziej. Następnie ktoś ręcznie przepisuje te liczby do programu księgowego.

W systemie ERP każda czynność aktualizuje wszystkie powiązane z nią elementy. Sprzedaż towarów z magazynu powoduje zmniejszenie stanu magazynowego, wystawienie faktury oraz zarejestrowanie sprzedaży w księgach w tym samym momencie. Szersze wyjaśnienie znajduje się w wpisie na blogu czym jest oprogramowanie ERP.

Co robi Nordlet

Nordlet opiera się na jednej księdze głównej, która stanowi główny rejestr wszelkich przepływów pieniężnych w firmie. Każdy z poniższych modułów dokonywać w niej zapisów.

Sprzedaż. Faktury, korekty faktur, faktury cykliczne, szablonach faktur oraz internetowe zamówienia sprzedaży.
Zakupy. Rachunki od dostawców, zamówienia zakupu oraz rejestrowanie dokumentów drogą mailową.
Klienci i dostawcy. Jedna lista kontrahentów dla obu obszarów, a także potencjalni klienci do celów windykacji i obsługi sprzedaży.
Katalog. Produkty i usługi wraz z cennikami.
Magazyn. Magazyny, ruchy magazynowe, przesunięcia, inwentaryzacje, partie, reguły ponownego zamawiania oraz koszty bezpośrednio związane z zakupem (landed costs).
Produkcja. Zestawienia materiałowe (BOM), marszruty technologiczne, gniazda produkcyjne oraz zlecenia produkcyjne. Zobacz przewodnik po zestawieniach materiałowych.
Projekty. Projekty z pozycjami podlegającymi fakturowaniu.
Umowy. Kontrakty z kontrahentami, pracownikami lub bankami. Umowa z kontrahentem może być fakturowana co miesiąc, kwartalnie lub co rok.
Bank i kasa. Połączenia bankowe, import wyciągów, uzgadnianie płatności, pliki płatności SEPA, wpłaty gotówkowe oraz raporty wydatków.
Punkt sprzedaży (POS). Zmiany kasowe, paragony oraz dzienne raporty fiskalne Z za pośrednictwem interfejsu API.
Środki trwałe. Rejestr środków trwałych z miesięczną amortyzacją. Zobacz zarządzanie środkami trwałymi.
Kadry. Pracownicy, umowy, ewidencja czasu pracy, podróże służbowe oraz płace.
Flota i transport. Pojazdy służbowe i karty drogowe.
Podatki i deklaracje. Deklaracje VAT oraz inne deklaracje krajowe, wymienione w tabeli obsługi deklaracji.
Raporty. Zestawienie obrotów i sald (trial balance), sprawozdania finansowe, raporty VAT, wiek należności, raporty magazynowe i inne.
Grupy spółek. Skonsolidowane raporty dla spółki matki i jej spółek zależnych. Zobacz przewodnik po konsolidacji.

Jak poszczególne elementy współpracują ze sobą

Wystawienie faktury sprzedaży powiązanej z magazynem powoduje wydanie towarów z magazynu oraz zaksięgowanie sprzedaży.
Uzgodnienie płatności bankowej z tą fakturą oznacza ją jako opłaconą i rejestruje wpłatę.
Dane do podatku VAT pochodzą z tych samych zaksięgowanych dokumentów, dzięki czemu nic nie trzeba wprowadzać dwukrotnie.
Każdy zapis przebiega zgodnie z zasadami księgowości podwójnego zapisu: każda pozycja ma równe kwoty po stronie winien i ma (debits and credits), a baza danych odrzuca zapisy, które nie wykazują bilansowania.

Rozpoczęcie pracy na małą skalę

Nie trzeba korzystać ze wszystkich modułów od razu. Mała firma może zacząć od fakturowania i uzgadniania wyciągów bankowych, a w późniejszym czasie dodać gospodarkę magazynową lub płace w ramach tej samej spółki.

Podczas migracji z innego programu kontrahentów, bilans otwarcia, otwarte faktury, środki trwałe oraz stany magazynowe można przenieść w ramach jednego importu. Zobacz przewodnik migracyjny.

FAQ

Czy system ERP jest przeznaczony tylko dla dużych firm?

Nie. Ideą systemu jest posiadanie jednego zestawu danych dla całego przedsiębiorstwa, co przynosi korzyści zarówno małej, jak i dużej firmie. Wpis na blogu jak działają systemy ERP przedstawia przebieg jednej transakcji sprzedaży przez wszystkie moduły.

Czy inne oprogramowanie może łączyć się z systemem Nordlet?

Tak. Każdy moduł jest również dostępny za pośrednictwem interfejsu API. Zobacz oprogramowanie księgowe z interfejsem API.