Viðskiptakerfi (ERP) fyrir lítil fyrirtæki

Hvað viðskiptakerfi (ERP) þýðir á mannamáli og hvaða þætti í rekstri lítils fyrirtækis Nordlet nær yfir í einu bakhaldi.

ERP stendur fyrir enterprise resource planning eða á íslensku samþætt viðskiptakerfi. Einfalda svarið er að kerfi sem þetta heldur utan um alla helstu þætti rekstrarins á einum sameiginlegum gagnagrunni: sölu, innkaup, birgðir, starfsfólk, fjármál og skatta.

Án viðskiptakerfis nota lítil fyrirtæki oft sérstakt forrit fyrir hvert verkefni. Reikningar eru á einum stað, birgðahaldið í töflureikni og launavinnsla annars staðar. Einhver þarf svo að færa tölurnar handvirkt inn í bókhaldskerfið.

Í viðskiptakerfi uppfærir öll skráning sjálfkrafa það sem málið varðar. Þegar vara er seld af lager lækka birgðirnar, reikningurinn er stofnaður og salan bókuð í bókhaldið á sama tíma. Nánari útskýring er í bloggfærslunni hvað er ERP hugbúnaður.

Hvað Nordlet gerir

Nordlet byggist á einni fjárhagsbók, sem er aðalbókhaldið yfir allar fjárhreyfingar fyrirtækisins. Allar einingar hér að neðan skila bókfærslum þangað.

Sala. Reikningar, kreditnótur, endurteknir reikningar, reikningasniðmát og rafrænar sölupantanir.
Innkaup. Birgjareikningar, innkaupapantanir og skjalavinnsla í gegnum tölvupóst.
Viðskiptavinir og birgjar. Einn sameiginlegur gagnagrunnur fyrir alla samstarfsaðila, ásamt sölutækifærum til eftirfylgni.
Vörulisti. Vörur og þjónusta ásamt verðskrám.
Birgðir. Vöruhús, birgðahreyfingar, tilfærslur, talningar, lotur, endurpöntunarreglur og innkaupakostnaður aðfönga.
Framleiðsla. Uppskriftir, framleiðsluferlar, vinnustöðvar og framleiðslupantanir. Sjá handbók um uppskriftir.
Verkefni. Verkefni með útseldum færslum.
Samningar. Samningar við samstarfsaðila, starfsmenn eða banka. Hægt er að Gjaldfæra eða innheimta samninga við samstarfsaðila mánaðarlega, ársfjórðungslega eða árlega.
Bankar og sjóður. Bankatengingar, yfirlitainnflutningur, greiðslujöfnun, SEPA greiðsluskrár, sjóðskvittanir og ferðakostnaðarskýrslur.
Sölustaður. Afgreiðslukassavaktir, kvittanir og daglegar Z-skýrslur í gegnum forritaskil (API).
Varanlegar rekstrarfjármunir. Eignaskrá með mánaðarlegum fyrningum. Sjá stjórnun rekstrarfjármuna.
Starfsfólk. Starfsmenn, ráðningarsamningar, tímaskráning, vinnuferðir og launavinnsla.
Bílafloti og flutningar. Bílar fyrirtækisins og farmbréf.
Skattar og skil. VSK-skilagreinar og önnur opinber skil eftir löndum, sjá yfirlit í skilayfirliti.
Skýrslur. Prófjöfnuður, ársreikningar, VSK-skýrslur, aldursgreining viðskiptakrafna, birgðaskýrslur og fleira.
Samstæður. Samstæðureikningsskil fyrir móðurfélag og dótturfélög. Sjá handbók um samstæður.

Hvernig einingarnar vinna saman

Útgáfa sölureiknings með vöruhúsi tekur vörurnar út af lager og bókar söluna.
Jöfnun bankagreiðslu á þann reikning merkir hann greiddan and bókar innborganirnar.
VSK-tölurnar koma beint úr sömu bókuðu skjölunum svo ekki þarf að slá neitt inn tvisvar.
Öll bókun fylgir tvíþættu bókhaldi: hver færsla hefur jafnar debet- og kreditfærslur, og gagnagrunnurinn hafnar öllu sem stendur ekki í jafnvægi.

Að byrja smátt

Þú þarft ekki að nota allar einingar kerfisins. Lítið fyrirtæki getur byrjað á útreikningi og bankajöfnun og bætt við birgðahaldi eða launavinnslu síðar innan sama fyrirtækis.

Þegar skipt er um kerfi er hægt að flytja inn samstarfsaðila, upphafsstöður, opna reikninga, rekstrarfjármuni og birgðir í einu lagi. Sjá flutningsleiðbeiningar.

FAQ

Er viðskiptakerfi (ERP) eingöngu fyrir stór fyrirtæki?

Nei. Hugmyndin er að hafa eitt gagnasett fyrir allt fyrirtækið, sem nytist litlu fyrirtæki alveg jafn vel og stóru. Bloggfærslan hvernig viðskiptakerfi virka fylgir einni sölu í gegnum allar einingar.

Getur annar hugbúnaður tengst Nordlet?

Já. Allar einingar eru einnig aðgengilegar í gegnum forritaskil (API). Sjá bókhaldshugbúnaður með forritaskilum.